Wat zijn uitgestelde kosten?
Uitgestelde kosten (ook wel vooruitbetaalde kosten genoemd) zijn kosten die zich over meerdere boekhoudperiodes uitstrekken, bijvoorbeeld een jaarlijks softwareabonnement dat vooraf wordt betaald. In plaats van het volledige bedrag in één periode te boeken, verdeelt Moss de kosten over de vastgestelde periodes en exporteert elke afschrijving als een afzonderlijke dagboekpost in MS BC.
Vereisten
Voordat je uitgestelde kosten naar Business Central kunt exporteren, moet je ervoor zorgen dat:
Er in Business Central een speciaal dagboek is voor boekingen van uitgestelde kosten (bijv. 'UITGESTELD' of ‘VOORUITBETAALD’).
Er in Business Central een speciale grootboekrekening is die dient als tussenrekening voor vooruitbetaalde/uitgestelde kosten (bijv. rekening 1300 'Vooruitbetaalde kosten').
Je grootboekrekeningen en dagboeken worden gesynchroniseerd met Moss (voer indien nodig een rekeningsynchronisatie uit).
Stap 1: Configureer de rekening en het dagboek voor uitgestelde kosten
Je moet de specifieke rekeningen en dagboeken in Business Central in kaart brengen waar Moss je uitgestelde kosten zal bijhouden en boeken.
Ga naar 'Instellingen' > 'Boekhouding' > 'Boekhoudkundige integratie'.
Ga naar het veld van de rekening voor uitgestelde kosten. Selecteer de grootboekrekening in het dropdownmenu (bijv. '1300 – Uitgestelde kosten'). Dit is de activarekening op je balans die als tegenrekening fungeert totdat de kosten worden geboekt.
Ga naar het veld van het dagboek voor uitgestelde kosten. Selecteer het dagboek in het dropdownmenu (bijv. 'UITGESTELD'). Dit is het algemene dagboek waar Moss de uitgestelde kosten-boekingen zal plaatsen.
Sla je instellingen op.
Let op: als een van deze velden leeg blijft, zullen uitgaven die als uitgesteld zijn gemarkeerd de controle vóór het exporteren niet doorstaan.
Stap 2: Markeer een factuur als uitgestelde kosten in Moss
Open de factuur of kaarttransactie in Moss.
Klik op ‘Uitgestelde kosten’ in het factuuroverzicht.
Stel de start- en einddatum in.
Moss berekent automatisch het vrijgaveschema en de bedragen.
Stap 3: Exporteer vrijgaves van uitgestelde kosten naar Business Central
Vrijgaves van uitgestelde kosten worden op dezelfde manier geëxporteerd als gewone facturen en transacties.
Ga naar 'Boekhouding' > ‘Exporteren’.
Selecteer het tabblad ‘Uitgestelde kosten’.
Selecteer de vrijgaves die je wilt exporteren en klik op ‘Exporteren’.
Wat er wordt aangemaakt in Business Central
Wanneer je een uitgestelde kostenvrijgave exporteert, maakt Moss een dagboekregel aan in je geconfigureerde algemene dagboek in Business Central. Elke regel in de uitgave (als deze over meerdere categorieën is verdeeld) leidt tot een aparte dagboekregel.
Zo brengt Moss de gegevens in kaart:
Veld in Business Central | Waarde |
Rekeningtype | Grootboekrekening |
Rekeningnr. | De onkostenrekening |
Bal. rekeningtype | Grootboekrekening |
Bal. rekeningnr. | De geconfigureerde rekening voor uitgestelde kosten (in de Moss-instellingen) |
Boekingsdatum | De factuur-/uitgavedatum |
Extern documentnr. | Het factuurnummer |
Bedrag | Het vrijgavebedrag (in de transactievaluta) |
Beschrijving | De boekingstekst van Moss |
Documenttype | Betaling (voor positieve bedragen)/terugbetaling (voor negatieve bedragen) |
Dimensieset | Dimensies voor kostenplaatsen/kostendragers, indien geconfigureerd |
Troubleshooting
Vóór de export controleert Moss of je configuratie klopt. Als een item niet kan worden geëxporteerd, bekijk dan het pre-exportoverzicht en gebruik deze tabel om de fout op te lossen:
# | Probleem | Oplossing |
1 | De rekening voor uitgestelde kosten ontbreekt of is ongeldig | Het rekeningveld is leeg of de geselecteerde grootboekrekening bestaat niet meer in Business Central. Ga naar 'Instellingen' → 'Boekhouding', synchroniseer de rekeningen opnieuw en selecteer een geldige grootboekrekening. |
2 | Het dagboek voor uitgestelde kosten ontbreekt of is ongeldig | Het dagboekveld is leeg of het geselecteerde dagboek bestaat niet meer. Ga naar 'Instellingen' → 'Boekhouding', klik op ‘Alles importeren’ en selecteer een geldig algemeen dagboek. |
3 | Onkostenrekening niet gevonden in Business Central | De onkostencategorie van de oorspronkelijke transactie is niet gekoppeld aan een geldige grootboekrekening. Controleer je Moss-uitgavencategorieën en zorg ervoor dat de rekeningen zijn gesynchroniseerd. |
4 | De vrijgave staat niet in de exportlijst | Controleer of de vrijgavestatus op de factuur is gemarkeerd als ‘Klaar voor export’. |
5 | Algemene fout bij het exporteren | Zorg ervoor dat er een leveranciersrekening voor de uitgave beschikbaar is, dat er een btw-code is toegewezen en dat eventuele toegewezen kostenplaatsen/kostendragers in Business Central in kaart zijn gebracht. |