Wat zijn uitgestelde kosten?
Uitgestelde kosten (ook wel vooruitbetaalde kosten genoemd) zijn kosten die meerdere boekhoudperiodes beslaan, zoals een jaarlijks softwareabonnement dat vooraf wordt betaald. In plaats van het volledige bedrag in één periode te boeken, spreidt Moss de kosten over een gedefinieerde periode en exporteert elke vrijgave als een afzonderlijke dagboekboeking in NetSuite.
Vereisten
Voordat je uitgestelde kosten naar NetSuite exporteert, moet je het volgende controleren:
Je NetSuite-verbinding is actief in Moss.
Je hebt de rekening voor uitgestelde kosten geconfigureerd in je NetSuite-instellingen in Moss (zie hieronder).
Stap 1: Configureer de rekening voor uitgestelde kosten
Dit is de balansrekening in NetSuite waar uitgestelde kosten op staan totdat ze worden vrijgegeven.
Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Boekhouding’ > ‘Boekhoudkundige integratie’.
Ga naar het veld ‘Uitgestelde kosten’.
Zoek en selecteer de rekening uit je NetSuite-rekeningschema (bijvoorbeeld een rekening voor ‘Uitgestelde kosten’ of ‘Vooruitbetaalde kosten’).
Sla je instellingen op.
Let op: als dit veld niet is ingesteld, gaat het exporteren van uitgestelde kosten mis.
Stap 2: Een factuur markeren als uitgestelde kosten in Moss
Open de factuur in Moss.
Klik op de link 'Uitgestelde kosten' in het factuuroverzicht.
Stel de startdatum en einddatum in.
Moss berekent automatisch wanneer en hoeveel er moet worden vrijgegeven.
Stap 3: Vrijgegeven uitgestelde kosten naar NetSuite exporteren
Uitgestelde kosten die zijn vrijgegeven worden op dezelfde manier geëxporteerd als gewone facturen en transacties.
Ga naar ‘Boekhouding’ → ‘Exporteren’.
Kies het tabblad ‘Uitgestelde kosten’.
Kies de vrijgaves die je wilt exporteren en klik op ‘Exporteren’.
Wat er in NetSuite wordt aangemaakt
Voor elke uitgestelde kostenvrijgave maakt Moss een dagboekboeking in NetSuite met twee regels:
Regel | Rekening | Debit | Credit |
1 | Grootboekrekening (uit factuurcategorie) | Vrijgegeven bedrag | – |
2 | Uitgestelde kostenrekening (ingesteld in de instellingen) | – | Vrijgegeven bedrag |
Transactiedatum: de vrijgavedatum.
Memo: boekingsbeschrijving + factuurnummer.
Dimensies: kostenplaats en kostendrager worden op beide regels toegepast (als ze zijn geconfigureerd).
Boekhoudperiode: volgt de instellingen voor je NetSuite-boekhoudperiode in Moss.
Problemen oplossen
# | Probleem | Oplossing |
1 | Exporteren mislukt met de foutmelding ‘Uitgestelde kostenrekening niet geconfigureerd’ | Stel de uitgestelde kostenrekening in bij de NetSuite-instellingen. |
2 | Vrijgave staat niet in de exportlijst | Controleer of de status van de vrijgave ‘Klaar voor export’ is. |
3 | Verkeerde grootboekrekening gebruikt | Controleer of de uitgavencategorie op de originele factuur een geldig rekeningnummer heeft dat in NetSuite in kaart is gebracht. |