Zodra een gebruiker Moss niet meer gebruikt en is gedeactiveerd, kun je hem/haar anonimiseren door persoonsgegevens te verwijderen en zo te voldoen aan de AVG.
Bij anonimisering worden het telefoonnummer, de bankgegevens, het adres en de profielfoto van de gebruiker verwijderd. Voornaam, achternaam en e-mailadres worden vervangen door een anonimiserings-ID.
Je kiest vervolgens zelf of de oorspronkelijke voor- en achternaam zichtbaar blijven in het profiel (alleen zichtbaar voor admins) om de persoon te kunnen identificeren wanneer dat nodig is (bijvoorbeeld voor belasting- of auditdoeleinden).
Let op: Anonimisering is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt. Zorg er dus voor dat je voldoet aan alle wettelijke en regelgevende verplichtingen inzake gegevensbewaring.
Zo maak je een gebruiker anoniem
Je kunt een gebruiker anoniem maken onder ‘Gebruikers’:
Ga naar ‘Gebruikers’ > zorg ervoor dat je het tabblad ‘Gebruikers’ hebt geopend.
Open het detailvenster van de gebruiker.
Als de gebruiker nog actief is, klik dan eerst op ‘Deactiveren’.
Klik op ‘Anonimiseren’.
Twee opties voor anonimisering
In het dialoogvenster ‘Anonimiseren’ kun je kiezen hoe de voor- en achternaam van de gebruiker worden behandeld. E-mailadres, telefoonnummer, bankgegevens, adres en profielfoto worden altijd geanonimiseerd.
Optie | Wat er gebeurt |
Voor- en achternaam behouden | De voor- en achternaam van de gebruiker blijven zichtbaar in zijn of haar profiel. In oude gegevens wordt een anonimiserings-ID weergegeven. Admins kunnen die ID gebruiken om de persoon te identificeren als dat nodig is (bijvoorbeeld voor belasting- of auditdoeleinden). |
Persoonsgegevens verwijderen | Ook de voor- en achternaam van de gebruiker worden uit Moss verwijderd. In oude gegevens wordt een anonimiserings-ID weergegeven, maar admins kunnen die ID niet meer gebruiken om de persoon te identificeren. |
Let op: Kies ‘Voor- en achternaam behouden’ als je later misschien moet nagaan wie er achter een oude uitgave, betaling of wijziging zit. Kies ‘Persoonsgegevens verwijderen’ als je die informatie niet nodig hebt.
In beide gevallen wordt de naam van de gebruiker overal in Moss vervangen door zijn of haar anonimiserings-ID: in de gebruikerslijst, in oude gegevens en in exportbestanden. In het profiel van de gebruiker worden de labels ‘Gedeactiveerd’ en ’Geanonimiseerd’ weergegeven; in de gebruikerslijst staat alleen 'Gedeactiveerd’.
Een geanonimiseerde gebruiker bekijken
Als je ‘Voor- en achternaam behouden’ hebt gekozen, blijven de oorspronkelijke voor- en achternaam voor admins zichtbaar in het profiel van de gebruiker.
Open een oud bestand en noteer de anonimiserings-ID die in plaats van de gebruikersnaam wordt weergegeven.
Ga naar ‘Gebruikers’ > tabblad ‘Gebruikers’.
Zoek de anonimiserings-ID op en open het detailvenster van de gebruiker.
Daar kun je de oorspronkelijke naam zien.
Veelgestelde vragen
Kan ik de anonimisering ongedaan maken?
Nee. Anonimisering in Moss is definitief en kan niet worden teruggedraaid.
Helpt anonimisering ons te voldoen aan de AVG?
Anonimisering is een van de middelen die je kunt inzetten om aan je verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming te voldoen. We raden je aan om deze maatregel met je juridische en complianceteams te bespreken, zodat hij in lijn is met je specifieke wettelijke voorschriften en vereisten voor gegevensbewaring.
Krijgt de gebruiker een melding als zijn/haar gegevens worden geanonimiseerd?
Nee. De geanonimiseerde gebruiker wordt niet op de hoogte gesteld. Alleen admins zien de wijziging in de gebruikerslijst en het profiel.