Wie kan dit doen: admins en boekhouders bekijken de bevindingen en registreren beslissingen. Alle gebruikers kunnen de bevindingen bij hun eigen uitgaven bekijken en een document als geldig of ongeldig markeren als dat is toegestaan. Dit kan alleen op een desktop.
Zo werken de controles
Moss leest de gegevens uit elk nieuw document dat bij een factuur, een kaarttransactie of een declaratie is gevoegd.
Moss vergelijkt die gegevens met de btw-regels van het land waar je bedrijf gevestigd is. Welke controles er worden uitgevoerd, hangt af van waar de leverancier gevestigd is, wat er is gekocht, of er btw in rekening is gebracht en het brutobedrag (een volledige of een vereenvoudigde factuur). De controles omvatten: naam en adres van de leverancier, btw-nummer of belastingnummer van de leverancier, naam en adres van de koper, factuurnummer, factuur- en leverdata, netto-, btw- en brutobedragen, of het btw-tarief in het land van de leverancier bestaat, en bij verlegging: of er geen btw is berekend en of jouw btw-nummer op de factuur staat.
Controles worden op de achtergrond uitgevoerd nadat een document is verwerkt. Terwijl een controle loopt, staat het document op ‘Wordt gecontroleerd’. De resultaten verschijnen niet meteen bij het uploaden.
Moss controleert documenten die zijn verwerkt nadat de functie is geactiveerd. Bestaande documenten worden niet met terugwerkende kracht gecontroleerd.
Let op: als er bij een uitgave meer dan één document is gevoegd, geldt het weergegeven resultaat voor het eerste gekoppelde document.
Zo vind je documenten die aandacht nodig hebben
Ga naar ‘Facturen’, ‘Transacties’ of ‘Declaraties’.
Bekijk de kolom ‘Geldigheid document’. Bij een document staat een van de volgende statussen: ‘Geldig’, ‘Ongeldig’, ‘Wordt gecontroleerd’, ‘Niet gecontroleerd’, ‘Controlefout’ of ‘Niet vereist’.
Als je alleen gemarkeerde documenten wilt zien, filter de tabel dan op ‘Geldigheid document’ en selecteer ‘Ongeldig’.
De factuurtabel heeft ook tabbladen voor controle, zodat je documenten die wel en niet aan de regels voldoen kunt doornemen.
Wat er daarna gebeurt: filteren verandert niets aan de documenten. Het beperkt alleen de lijst, zodat je op uitzonderingen kunt controleren.
Status | Betekenis |
Geldig | Alle controles die op het document van toepassing zijn, zijn geslaagd. |
Ongeldig | Er is minstens één controle mislukt. Er staat vermeld aan welke eis niet is voldaan. |
Wordt gecontroleerd | Er worden nog steeds controles uitgevoerd. Je hoeft nog niets te doen. |
Niet gecontroleerd | Moss kon het document niet controleren. |
Controlefout | De controle kon niet worden voltooid. |
Een gemarkeerd document bekijken
Open de uitgave. Als er bij de controle een probleem is gevonden, verschijnt onder het document in de lade een ‘compliancekaart’. Bij documenten die wel aan de regels voldoen, zie je geen kaart.
Lees de gegroepeerde bevindingen op de kaart: ‘Ontbrekende velden’, ‘Onvolledige velden’ en ‘Gegevensdiscrepanties’. Bij elke bevinding staat welk veld het betreft.
Om de bewijsstukken te bekijken, klik je op ‘Hoe hebben we dit gecontroleerd?’ in de voettekst van de kaart, of selecteer je ‘Uitgelezen gegevens bekijken’ in het actiemenu van het document. Het scherm ‘Gecontroleerde documentgegevens’ wordt geopend. Hier zie je de gegevens die Moss uit het document heeft gelezen, verdeeld over vier secties: ‘Factuurgegevens’, ‘Leveranciersgegevens’, ‘Kopersgegevens’ en ‘Bedragen & items’. Elke sectie is gemarkeerd als ‘Geldig’, ‘Ongeldig’ of ‘Niet gecontroleerd’.
Beweeg je muis over een waarde om te zien waar hij in het documentvoorbeeld staat wanneer markering beschikbaar is.
Let op: in de weergave ‘Gecontroleerde documentgegevens’ zie je alleen waarden die uit het document zelf zijn gehaald. Bij een veld zonder uitgelezen waarde staat ‘Niet ingesteld’. Als je de uitgave aanpast, verandert het resultaat van de documentcontrole niet.
Als een bevinding fout lijkt, vergelijk dan eerst de gegevens in deze weergave met het document. Moss leest documenten met AI, en een verkeerd uitgelezen veld kan ervoor zorgen dat een correct document niet door de controle komt.
Reageren op een bevinding: facturen
Om een gecorrigeerd document aan te vragen, klik je op ‘Leverancier e-mailen’ op de compliancekaart van een factuur. Hierdoor wordt het standaard e-mailproces met de leverancier gestart.
Om een handmatige beslissing vast te leggen, selecteer je ‘Als geldig markeren’ of ‘Als ongeldig markeren’ op het document, indien toegestaan.
Wat er daarna gebeurt: een handmatige beslissing werkt de status ‘Geldigheid document’ bij en wordt vastgelegd in de activiteitengeschiedenis van de uitgave. Het controleresultaat zelf verandert hierdoor niet. De mislukte controle blijft bestaan, samen met jouw beslissing, en de compliancekaart blijft zichtbaar.
Reageren op een bevinding: kaarttransacties & declaraties
De admin en degene die de uitgave heeft gedaan kunnen het betaalbewijs markeren als ‘Niet nodig’.
De admin kan het betaalbewijs ook markeren als ‘Geldig'.
Wat er daarna gebeurt: door een handmatige beslissing wordt de status ‘Geldigheid document’ bijgewerkt en wordt de wijziging vastgelegd in de activiteitengeschiedenis van de uitgave. Als je een document ondanks een probleem toch accepteert, betekent dat niet dat het aan de regels voldoet: het document behoudt de status ‘Ongeldig’ samen met de beslissing dat het is geaccepteerd, en de compliancekaart blijft zichtbaar.
Compliance-controles voor documenten activeren
Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Automatisering’.
Zet de schakelaar ‘Compliance-controles voor documenten’ aan: ‘Controleer nieuwe facturen en betaalbewijzen automatisch op btw-documentvereisten en markeer problemen voor controle.’
Als je de schakelaar uitzet, worden toekomstige documenten niet meer gecontroleerd. Bestaande resultaten blijven wel behouden.
Let op: deze instelling is alleen beschikbaar voor organisaties met Accounting AI Automation.
Welke voorschriften controleert Moss per land?
Moss controleert documenten voor afnemers in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Nederland en Oostenrijk. Het brutobedrag op het document bepaalt of de volledige of de vereenvoudigde factuurvereisten van toepassing zijn. De controles zijn gebaseerd op de volgende regelgeving:
Land | Volledige factuurvereisten | Vereenvoudigde factuurvereisten | Btw-tarieven | Verleggingsregeling |
Duitsland | §14 UStG (facturen van meer dan € 250 bruto) | §33 UStDV (facturen tot € 250 bruto) | §12 UStG (7%, 19%) | §13b UStG; §14a UStG (btw-nummer van de afnemer op facturen met verlegging) |
VK | BTW-richtlijn 700, paragraaf 16.3 (facturen van meer dan £ 250) | BTW-richtlijn 700, paragraaf 16.6 (facturen tot £ 250) | Btw-wet van 1994 (0%, 5%, 20%) | Btw-wet 1994, paragraaf 8 |
Nederland | Art. 35a Wet OB 1968 (facturen van meer dan € 100) | Art. 35d Wet OB 1968 (facturen tot € 100) | Art. 9 Wet OB 1968 (0%, 9%, 21%) | Art. 12 Wet OB 1968 (btw verlegd) |
Oostenrijk | §11 UStG (facturen van meer dan € 400) | §11, lid 9, UStG (facturen tot € 400) | §10 UStG (10%, 13%, 20%) | §19 UStG |
Facturen van leveranciers uit een ander EU-land worden in Duitsland en Nederland als volledige facturen behandeld, ongeacht het bedrag – je regelt zelf de btw-aangifte.
Velden die worden gecontroleerd
Veld | Vereenvoudigde factuur | Volledige factuur |
Naam en adres van de leverancier | Vereist | Vereist |
Factuurdatum | Vereist | Vereist |
Beschrijving van wat er is geleverd | Vereist | Vereist |
Brutobedrag | Vereist | Vereist |
Btw-tarief, en dat moet gelden in het land van de leverancier | Vereist | Vereist |
Btw-nummer van de leverancier (Duitsland: of belastingnummer) | Niet gecontroleerd | Vereist |
Naam en adres van je bedrijf (koper) | Niet gecontroleerd | Vereist, moet overeenkomen met je geregistreerde gegevens |
Factuurnummer | Niet gecontroleerd | Vereist |
Leverings- of dienstverleningsdatum (VK: belastingmoment) | Niet gecontroleerd | Vereist |
Nettobedrag en btw-bedrag | Niet gecontroleerd | Vereist |
Verleggingsregeling
Bij veel diensten van een leverancier in een ander land brengt de leverancier geen btw in rekening en moet je de btw zelf afdragen. Moss herkent deze facturen uit het land van de leverancier, wat er is gekocht en of er btw in rekening is gebracht.
Bij een leverancier in een ander EU-land controleert Moss of er geen btw in rekening wordt gebracht en of je btw-nummer op de factuur staat (art. 226(4) btw-richtlijn). De controles op het btw-tarief en het btw-bedrag zijn hier niet van toepassing. Als je btw-nummer ontbreekt op de factuur, controleer dan of het is ingesteld in de organisatie-instellingen van de leverancier, of vraag de leverancier om een gecorrigeerde factuur.
Als een leverancier btw in rekening brengt terwijl de btw-verlegging van toepassing zou moeten zijn – bijvoorbeeld een Ierse leverancier die 19% Duitse btw in rekening brengt – kan de factuur weliswaar volledig zijn, maar betaal je btw die je niet kunt aftrekken. Moss zal dergelijke gevallen signaleren. Vraag de leverancier om een gecorrigeerde factuur.
Wat de controles níet doen
Ze garanderen niet dat de btw-regels worden nageleefd of dat een uitgave aftrekbaar is. Ze controleren alleen of de vereiste velden in de documenten aanwezig en aannemelijk zijn.
Ze verifiëren de btw-nummers van leveranciers niet aan de hand van officiële registers (VIES of HMRC). Ze controleren alleen het formaat van Europese btw-nummers.
Ze controleren niet of het nettobedrag en de btw samen het brutobedrag vormen, of de btw per tarief op facturen met meerdere tarieven.
Ze lezen geen hoeveelheden en ze vergelijken het adres van de koper alleen op land en stad.
Ze sporen geen betalingsfraude op.
De resultaten hangen af van de kwaliteit van het document en de extractie ervan.
Kilometervergoedingen en dagvergoedingen worden niet gecontroleerd.
Sommige gevallen worden nog niet gedekt, bijvoorbeeld de margeregeling, officiële heffingen en goederen die een buitenlandse verkoper vanuit een magazijn in jouw land verzendt.