Deze functie is momenteel in bèta en mogelijk nog niet voor jou beschikbaar.
Samenvatting
Moss registreert betaalbewijzen, ongeacht of ze als bijlage of rechtstreeks in de e-mail worden meegestuurd.
E-mails zonder bijlagen worden omgezet in pdf-bestanden en toegevoegd aan de betaalbewijzen-inbox.
Alleen documenten die worden herkend als betaalbewijzen of facturen worden verwerkt.
Alle betaalbewijzen worden gelabeld en opgeslagen, en zijn traceerbaar voor compliance.
Wanneer je bonnen doorstuurt naar je betaalbewijzen-inbox., kijkt Moss niet alleen naar bijlagen. Als de bon in de e-mailtekst is opgenomen, legt Moss deze ook vast.
Deze functie wordt op twee manieren ondersteund
Betaalbewijs Finder: Moss scant automatisch je inbox voor ontbrekende bonnen en haalt de benodigde gegevens eruit.
Betaalbewijzen-inbox: Jij stuurt de e-mail door naar je speciale inbox voor betaalbewijzen en Moss haalt de benodigde gegevens eruit.
⚠️ Let op: Moss kan niet garanderen dat automatisch gegenereerde documenten uit e-mailberichten aan alle fiscale vereisten voldoen. Je finance team moet deze documenten zorgvuldig controleren tijdens het financiële controleproces.
Configuratie
Deze functie is optioneel. Finance teams kunnen hem activeren of deactiveren via: 'Instellingen' > 'Kaarten & kaarttransacties' > ‘Verzamelen’ > ‘Betaalbewijzen in e-mailtekst omzetten in pdf’.
Zo werkt het
De e-mail bevat een geldige pdf of afbeelding: Moss verwerkt de bijlage zoals gewoonlijk.
Geen geldige bijlage gevonden: Moss scant de e-mailtekst en controleert op betaalbewijzen. Moss zet de e-mailtekst om in een pdf-bestand, waarbij de oorspronkelijke opmaak en eventuele ingebedde afbeeldingen behouden blijven. Het betaalbewijs wordt alleen opgehaald als het document wordt herkend als een betaalbewijs of factuur (alleen beschikbaar voor facturen voor kaarttransacties). Andere soorten documenten worden niet opgehaald.
Toevoegen aan je inbox: Zodra het betaalbewijs is gevalideerd, verschijnt het in je betaalbewijzen-inbox en kan het automatisch worden gekoppeld aan de juiste kaarttransactie.
Wat je ziet
Bovenaan het gegenereerde document voegt Moss een duidelijk label toe dat aangeeft dat het betaalbewijs is gemaakt op basis van de tekst van een e-mail. Direct daaronder staat een disclaimer die je eraan herinnert om de gegevens te controleren als het document nodig is voor btw-teruggave.
De bon zelf is dan beschikbaar in je betaalbewijzen-inbox, net als elke andere doorgestuurde bon – en hetzelfde geldt voor bonnen die zijn opgehaald via de Betaalbewijs Finder.
Wat is het verschil tussen de Betaalbewijzen-inbox en de Betaalbewijs Finder?
De Moss Betaalbewijzen-inbox is een centrale plek voor alle bonnen die naar Moss worden doorgestuurd. Elk bedrijf heeft zijn eigen specifieke doorstuuradres: dat vind je hier. Je kunt bonnen handmatig doorsturen of dit adres toevoegen aan de factureringsinstellingen van je leverancier om ze automatisch te ontvangen. Zo blijven alle betaalbewijzen op één plek en zijn finance teams minder tijd kwijt aan reconciliaties.
De Moss Betaalbewijs Finder is een automatiseringstool die bonnen rechtstreeks uit je werkmail haalt. Het scant e-mails van ondersteunde leveranciers, haalt de bongegevens eruit en koppelt ze aan de juiste transactie in Moss. Dit maakt een volledig geautomatiseerd proces voor onkostenrapportage mogelijk, waardoor medewerkers minder handmatig hoeven in te voeren en finance teams altijd over alle documenten beschikken.
Hoe dit finance teams helpt
Minder ontbrekende betaalbewijzen – Betaalbewijzen die alleen per e-mail worden verzonden, worden automatisch vastgelegd waardoor er minder hiaten in de documentatie ontstaan.
Minder handmatig werk – Je hoeft je medewerkers niet meer om pdf's of screenshots te vragen als leveranciers geen bijlagen meesturen.
Betere compliancecontrole – Betaalbewijzen worden duidelijk gelabeld en geregistreerd en zijn traceerbaar, wat financiële controles vereenvoudigt.