De Moss Betaalbewijs Finder kan automatisch bonnen van door Moss ondersteunde leveranciers vinden in de inbox van verschillende e-mailproviders, waaronder die van Google™, Gmail™ en Microsoft™ Outlook™.
In dit artikel beschrijven we welke maatregelen wij nemen om dit proces zo veilig mogelijk te maken.
1. Beperkte verbinding
Alleen de noodzakelijke e-mailadressen worden aan de tool gekoppeld en de verbinding kan op elk moment worden verbroken.
Whitelisting door admin
Om de verbinding met individuele e-mailadressen mogelijk te maken, moet je IT-admin (die adminrechten heeft voor Google™ Workspace of Microsoft™ Azure) eerst de Betaalbewijs Finder-tool binnen je organisatie whitelisten bij Google™ Workspace of Microsoft™ Azure.
Individuele toestemming vereist
Elke werknemer moet zelf handmatig toestemming geven voordat wij verbinding kunnen maken met zijn of haar inbox. Op deze manier kan elke werknemer zelf beslissen of de Betaalbewijs Finder toegang krijgt tot zijn of haar inbox.
Gegevens met betrekking tot individuele toestemming worden versleuteld
Al onze databases zijn versleuteld. Bovendien versleutelen wij binnen de database de gegevens met betrekking tot individuele toestemming afzonderlijk.
Alleen zakelijke e-mailadressen toegestaan
De Moss Betaalbewijs Finder kan alleen verbinding maken met een e-mailadres dat is gekoppeld aan een Moss-account. Persoonlijke e-mailadressen of zakelijke adressen die niet gekoppeld zijn aan het Moss-account worden dus niet geanalyseerd en blijven privé.
Verbinding op elk moment te verbreken
De gebruiker kan de toestemming voor de verbinding van de Moss Betaalbewijs Finder met zijn of haar inbox op elk moment intrekken.
2. Beperkte toegang
Jouw privacy heeft onze hoogste prioriteit. Daarom kan onze Betaalbewijs Finder alleen e-mails openen die voldoen aan vooraf gedefinieerde criteria nadat een transactie met een Moss-kaart heeft plaatsgevonden.
Alleen-lezen-toegang tot de inbox
De activiteit van de Moss Betaalbewijs Finder wordt door Google™ en Microsoft™ beperkt tot de alleen-lezen-modus, aangezien werknemers alleen hiervoor toestemming hoeven te geven. Wij zijn dus op geen enkele manier in staat de inhoud van de inbox aan te passen of andere gebruikersitems buiten de mailbox, zoals bijvoorbeeld agenda-items, te bekijken.
Berichten alleen analyseren wanneer dat nodig is
De Moss Betaalbewijs Finder wordt alleen geactiveerd als het een transactie van een ondersteunde leverancier detecteert in de Moss-app. Op andere momenten heeft de tool geen toegang tot je inbox.
Geen menselijke interactie
Wanneer de Betaalbewijs Finder in de Moss-app een transactie detecteert van een ondersteunde leverancier, zal het alleen e-mails analyseren die geïdentificeerd zijn als afkomstig van deze specifieke leverancier – automatisch en zonder menselijke interactie.
Alleen specifieke berichten worden geanalyseerd
De Moss Betaalbewijs Finder zoekt in je inbox alleen op velden zoals ‘Van’ en 'Onderwerp'. In tegenstelling tot andere tools op de markt analyseren wij dus niet de inhoud van al je e-mails. Berichten die niet worden geïdentificeerd als afkomstig van een ondersteunde leverancier, of in het onderwerp niet verwijzen naar een transactie met deze leverancier, worden niet geopend of gelezen.
3. Beperkte opslag
Van de geanalyseerde e-mails slaan wij slechts drie gegevens op:
De bon
Informatie over welke leverancier de e-mail heeft verzonden
Informatie over de ontvanger van de e-mail
Deze informatie heeft jouw finance team nodig om de bon te kunnen controleren. Wij slaan de inhoud van de e-mails, of andere e-mailvelden zoals ‘Onderwerp’, niet op.