De Moss Betaalbewijzen-inbox is een centrale plek voor alle betaalbewijzen die niet direct zijn geüpload naar een specifieke kaarttransactie. De inbox maakt je bonnenbeheer makkelijker door het matchingsproces te automatiseren, waardoor je niet meer handmatig bonnen hoeft te zoeken en toe te voegen aan transacties.
Belangrijkste functies van Betaalbewijzen-inbox:
Geautomatiseerde transactiematching: betaalbewijzen in de inbox worden verwerkt door algoritmes die ze matchen met transacties zonder betaalbewijzen. Deze betaalbewijzen verschijnen als 'Automatisch gematcht' in de inbox.
Beheer van dubbele bonnen: als het algoritme een betaalbewijs als duplicaat identificeert, wordt het automatisch uit de inbox verwijderd. Gebruikers worden hiervan via e-mail op de hoogte gebracht.
Optie voor handmatig matchen: wanneer het algoritme geen match vindt, kunnen gebruikers de bon handmatig aan de juiste transactie koppelen vanuit de inbox.
Tijdsbestek voor matching: betaalbewijzen die 30 dagen lang niet zijn gematcht, worden automatisch uit de inbox verwijderd. Zo blijft de inbox overzichtelijk en actueel.
Correctiemechanisme voor onjuiste matches: als het algoritme een bon onjuist matcht, kunnen gebruikers de bon eenvoudig loskoppelen en aan de juiste transactie hangen.
Een betaalbewijs naar de inbox sturen:
Er zijn meerdere manieren om een bon naar de inbox te sturen, passend bij verschillende situaties.
Bulk-upload via drag-and-drop
Upload tot twintig bestanden tegelijk en Moss koppelt ze meteen aan de bijbehorende transacties.
Doorsturen via het e-mailadres van de inbox
Stuur gewoon een e-mail naar het e-mailadres voor de Betaalbewijzen-inbox. Volg deze stappen (EN) om het werk voor terugkerende transacties tot een minimum te beperken.
'Verzenden naar Moss' op een mobiele telefoon
'Verzenden naar Moss' is een makkelijke manier om betaalbewijzen vanuit elke app door te sturen naar Moss. In dit artikel lees je hoe je dat kunt doen.
Ongematchte betaalbewijzen beheren
Je kunt een betaalbewijs ook handmatig aan een transactie koppelen als ons algoritme de transactie niet kon matchen.
Mogelijke matches
Kies een van de drie potentiële matches die ons algoritme selecteert door naar de gescande gegevens te kijken.
Doorzoek alle transacties
Als geen van de mogelijke matches correct is, klik dan op 'Andere transactie kiezen' en je vindt een lijst met transacties die je kunt filteren. Nu zou je alle transacties moeten kunnen vinden, ook die waar al een bon aan is gekoppeld.
Incorrecte matches beheren
Er zijn twee manieren om een verkeerd gematchte bon te verwijderen:
Koppel los en selecteer een nieuwe transactie in de inbox
Vind het gematchte betaalbewijs in de inbox en klik op 'Loskoppelen & aan andere transactie koppelen'. De bon wordt onmiddellijk van de transactie verwijderd en je kunt meteen de juiste transactie selecteren.
Betaalbewijs (en evt. transactie) verwijderen uit de inbox
Als je een gematcht betaalbewijs in de inbox opent en op verwijderen klikt, wordt de kassabon losgekoppeld van de transactie en volledig uit je inbox verwijderd. Als je alleen de kassabon wilt verwijderen, volg je optie 1.
Let op: je kunt een betaalbewijs ook van een transactie verwijderen door op 'Verwijderen' in het transactiepaneel te klikken.
Extra informatie over de inbox
Geaccepteerde bestandstypes en maximale bestandsgroottes:
Moss accepteert PDF-, JPG-, JPEG- en PNG-bestanden.
Individuele bestanden mogen niet groter zijn dan 20MB.
Voor drag-and-drop uploads is een maximum van 20 bestanden per keer toegestaan.
E-mails afhandelen die zijn verzonden naar betaalbewijzen+{naam van je bedrijf}@getmoss.com:
Vind het exacte e-mailadres van de account van je bedrijf in de inbox. Let op: de adressen voor de Betaalbewijzen-inbox en de Facturen-inbox zijn verschillend.
E-mails die naar dit adres zijn gestuurd worden automatisch verplaatst naar de prullenbak van het e-mailaccount en na 30 dagen definitief verwijderd.
Bijlagen die voldoen aan de opgegeven criteria worden door Moss opgeslagen, zelfs als de bijbehorende e-mail al is verwijderd.
Beleid voor bestandsverwijdering:
Gebruikers kunnen bestanden uit de inbox verwijderen, wat leidt tot permanente verwijdering.
Moss verwijdert automatisch bestanden die niet binnen 60 dagen na indiening aan een transactie zijn gekoppeld. Bestanden kunnen handmatig of automatisch worden gekoppeld aan transacties.
Als een betaalbewijs via de inbox aan een transactie is gekoppeld, wordt het bestand zelf niet verwijderd als het betaalbewijs van de transactie wordt losgekoppeld. In plaats daarvan wordt alleen de koppeling tussen het betaalbewijs en de transactie verbroken. Het niet-gekoppelde betaalbewijs blijft beschikbaar in de inbox. Het kan indien nodig aan een andere transactie worden gekoppeld.