Inhoud
Algemene informatie
Zodra je Moss hebt aangesloten op Exact Online en de installatie hebt voltooid, ben je bijna klaar om te beginnen met het exporteren van je transacties en facturen naar Exact Online.
Zodra de API tussen Moss en Exact Online is ingesteld, kunnen creditcardtransacties, inkomende facturen en declaraties via de interface naar Exact Online worden geëxporteerd als volledige boekingsbestanden met betaalbewijzen als bijlage.
De stappen voor het exporteren verschillen een beetje afhankelijk van het type uitgave. Daarom zijn er aparte beschrijvingen voor de export van:
Kaarttransacties
Inkomende facturen
Declaraties
Leerdoelen
Stap voor stap inzicht in exportstroom van Moss
Boekingen exporteren vanuit Moss
Kaarttransacties exporteren vanuit Moss
Algemene informatie
Via de API kun je volledige boekingsbestanden (inkoopboeking en betalingsboeking) voor kaarttransacties uit Moss exporteren. De betaalbewijzen worden geëxporteerd als bijlage bij de inkoopboeking.
Functies
Export van transacties via de interface naar Exact Online.
Voordelen
Tijdsbesparing: Exporteer met één klik volledige boekingen van kaarttransacties met bijgevoegde bonnen naar je boekhoudsoftware.
How to: Kaarttransacties exporteren vanuit Moss
Klik op 'Kaarten' in het functieoverzicht.
Klik dan op 'Exporteren'.
Op het tabblad 'Controle nodig' worden alle afgeronde transacties weergegeven (alleen gereserveerde/in behandeling zijnde betalingen verschijnen niet in dit overzicht). Hier kunnen transacties vooraf worden toegewezen en betaalbewijzen worden bijgevoegd. Als een transactie klaar is voor export, kun je hem markeren en naar de exportwachtrij verplaatsen. Hiervoor kun je de filterfunctie gebruiken om bijvoorbeeld bonnen uit een bepaalde boekingsperiode of alleen transacties met een betaalbewijs weer te geven en apart te selecteren.
Klik hiervoor op 'Filters' en stel de gewenste filters in.
Daarna kun je alles selecteren via 'Alles selecteren'.
Let op: Als er meer dan 30 transacties worden weergegeven in het filter moet je alle transacties opnieuw selecteren in de balk onderaan. Aansluitend klik je op 'Verplaatsen naar exportwachtrij'.
De transacties staan nu in de exportwachtrij. Hier zijn de transacties vergrendeld voor gebruikers. Alleen admins, interne en externe boekhouders kunnen nog transacties bewerken.
In de volgende stap worden de betaalbewijzen die geëxporteerd moeten worden opnieuw geselecteerd. Let op: Er kan maar één boekhoudperiode tegelijk worden geëxporteerd. Stel daarom een filter in, bijvoorbeeld van 01-09 tot 30-09 van het betreffende jaar.
Selecteer nu weer alle transacties en klik op 'Exporteren'.
Het exporteren kan een paar minuten duren. Je kunt ondertussen doorgaan met je werk en hoeft niet te wachten tot het exporteren is voltooid. Er is ook een optie om een e-mail te krijgen wanneer het exporteren is voltooid. Scroll daarvoor naar beneden in het 'Exporteren'-menu en klik op 'Stuur me een e-mail wanneer de export is voltooid.'
Tijdens het exporteren tonen we een laadsymbool. Zodra het exporteren klaar is, laat het zien of de transacties succesvol zijn geëxporteerd.
Wanneer het exporteren is afgerond zie je hoeveel bestanden met succes zijn geëxporteerd en hoeveel bestanden niet of niet volledig konden worden geëxporteerd vanwege een fout of een ontbrekend attribuut.
Inkomende facturen exporteren naar Exact Online
Algemene informatie
Vanuit Moss kunnen volledige boekingsbestanden met documenten direct worden geëxporteerd naar de factuurontvangst in Exact Online. Van daaruit kunnen ze beschikbaar worden gemaakt voor de boekhouding.
Let op: Helaas kan de status of een factuur al betaald is niet worden overgezet naar Exact Online. Als facturen direct vanuit Exact Online betaald moeten worden, raden we aan om betaalde en onbetaalde facturen apart te exporteren met een bepaalde interval. Op deze manier kunnen de bestanden later worden onderscheiden.
Functies
Facturen worden geëxporteerd naar Exact Online als volledige boekingsbestanden met documenten.
Facturen kunnen worden betaald vanuit Moss via een SEPA-bestand of rechtstreeks vanuit Exact Online na export.
Voordelen
Tijdsbesparing: Factuurdocumenten met volledige boekingsgegevens zijn met één klik beschikbaar in Exact Online en kunnen van daaruit worden aangeleverd als boekingsvoorstellen.
Kwaliteit: Fouten in handmatige boekingen kunnen worden vermeden door de boekingen te exporteren en automatisch te importeren.
Efficiëntie: Voorbereidende boekhouding kan worden gedaan door iemand zonder boekhoudkundige ervaring en boekingsvoorstellen kunnen met één klik worden geëxporteerd naar Exact Online.
How-to: Inkomende facturen exporteren naar Exact Online
Klik op 'Facturen' in het functieoverzicht.
Klik op het tabblad 'Klaar voor export'.
Onder 'Filters' kunnen facturen worden gefilterd in de verschillende categorieën. Deze categorieën zijn onder andere: bedrag, subcategorie, leverancier, kostenplaats (team), kostendrager, vervaldatum, factuurdatum, ingediend door en betaalstatus.
Filter facturen op de gewenste boekhoudperiode (maanden kunnen alleen afzonderlijk worden geëxporteerd) en op andere relevante criteria (zoals alleen betaalde facturen).
Selecteer alle facturen.
Klik op 'Exporteren'.
Klik rechts op 'Exact export'.
Klik op 'Exporteren naar Exact'.
Nu is de factuur overgezet naar Exact Online.
Declaraties exporteren naar Exact Online
Algemene informatie
Declaraties voor zakelijke uitgaven kunnen worden geëxporteerd van Moss naar Exact Online via de interface.
Wij exporteren declaraties zoals facturen als 'inkomende facturen' naar Exact Online.
Deze kunnen dan worden aangeleverd als boekingsvoorstellen.
Voordelen
Tijdsbesparing: Exporteer declaraties met betaalbewijzen met één klik naar Exact Online.
Kwaliteit: Exporteren via de interface voorkomt fouten door handmatige invoer.
Functies
Gebruiker en leverancier koppelen: In Moss kunnen gebruikers- en leveranciersrekeningen worden gekoppeld, zodat declaraties correct worden toegewezen.
How-to: Declaraties exporteren naar Exact Online
Klik op 'Declaraties' in het functieoverzicht. Klik vervolgens op 'Mijn declaraties' in het uitklapmenu en dan op 'Alle declaraties'.
Klik op 'Exporteren' bovenaan het tabblad.
Klik op een specifieke declaratie die je wilt exporteren of selecteer alle declaraties die je wilt exporteren.
Klik op 'Exporteren'.
Je kunt de export downloaden of direct exporteren naar Exact Online.
