Inhoud
General Information
In dit gedeelte maak je kennis met de rekeningen die in Moss kunnen worden ingesteld voor het voorboeken van transacties, facturen en declaraties.
We introduceren:
Rekeningschema van Exact Online
Leveranciersrekeningen (contactpersonen) van Exact Online
Btw-codes van Exact Online
Kostenplaatsen (trackingcategorie 1 in Exact Online)
Kostendragers (trackingcategorie 2 in Exact Online)
Leerdoelen
De functie van elk rekeningtype in Moss en de synchronisatie met Exact Online begrijpen
Rekeningen synchroniseren met Exact Online
Rekeningen toevoegen en onderhouden met de synchronisatiefunctie
Rekeningschema
Algemene informatie
Het rekeningschema wordt gesynchroniseerd met alle boekingsrekeningen van Exact Online wanneer de API is verbonden.
Rekeningen kunnen niet handmatig worden aangemaakt in Moss.
Nieuwe rekeningen moeten worden aangemaakt in Exact Online en worden bijgewerkt in Moss wanneer de gegevens worden gesynchroniseerd.
Voordelen
Automatisering: Gebruik boekingsrekeningen om boekingsoverzichten voor te bereiden en pre-accounting met Moss te automatiseren.
Efficiëntie: Rekeningen die zijn ingesteld in Exact Online worden gesynchroniseerd met Moss. Rekeningen hoeven maar één keer te worden ingesteld.
Functies
Synchroniseren: Het rekeningschema wordt gesynchroniseerd met Exact Online. Rekeningen hoeven alleen te worden ingesteld in Exact Online en kunnen vervolgens worden gesynchroniseerd met Moss.
How-to: Rekeningschema uit Exact Online halen
Klik op 'Boekhouding' in het menu aan de linkerkant.
Klik op 'Rekeningschema' om de lijst met rekeningschema's te openen.
Om de boekingsrekeningen van Exact Online te synchroniseren, klik je op 'Synchroniseren'.
How-to: Rekeningstatus en -categorie wijzigen/bewerken
Klik op 'Boekhouding' in het menu aan de linkerkant.
Klik op 'Rekeningschema' om de lijst met rekeningschema's te openen.
Om een rekening actief of inactief te maken, klik je op de drie puntjes rechts van elke rekening.
Klik op 'Status' en kies de gewenste status. Inactieve accounts kunnen niet worden geselecteerd voor het vooraf boeken van transacties en facturen.
Om de hoofdcategorie van een rekening te bewerken, klik je op de rekening. Hierdoor wordt een zijpaneel voor rekeninginstellingen geopend.
Hier kun je de hoofdcategorie voor de rekening selecteren. Houd er rekening mee dat het rekeningnummer en de naam niet bewerkt kunnen worden, omdat deze informatie gesynchroniseerd wordt vanuit Exact.
Klik op 'Rekening opslaan' om de categorie-instelling op te slaan.
Selecteer alle rekeningen of een reeks rekeningen met de selectievakjes aan de linkerkant.
Om accounts in bulk te bewerken, klik je op 'Bewerken' rechts op de balk onderaan.
Je kunt de rekeningstatus in bulk veranderen in 'Actief' of 'Inactief'. Inactieve accounts kunnen niet opnieuw worden geselecteerd voor facturen en transacties.
Beweeg de muis over 'Categorie' en kies de gewenste categorie op het hoofdniveau om deze in bulk te bewerken voor alle geselecteerde rekeningen.
Leveranciersrekeningen
Algemene informatie
Leveranciersrekeningen worden gebruikt om specifieke leveranciers toe te wijzen aan uitgavenposten. Ze maken geavanceerde rapportages over uitgaven mogelijk en maken deel uit van de dubbele boekhouding.
In Exact Online worden leveranciersrekening beheerd als 'Contactpersonen':
Facturen: Leveranciers kunnen worden toegewezen aan facturen en vervolgens worden verrekend in Exact Online met betalingsboekingen na de export.
Bankgegevens: Dankzij bankgegevens in leveranciersrekeningen kunnen gebruikers facturen en declaraties betalen met SEPA-bestanden die zijn gedownload van Moss.
Boekhoudkundige automatisering: Boekhoudinstellingen in leveranciersrekeningen maken boekhoudkundige automatisering mogelijk voor terugkerende uitgaven voor facturen.
Transacties: Als de leveranciersboekhouding is ingeschakeld, kunnen leveranciersrekeningen ook worden toegewezen aan kaarttransacties. Het veld is in dat geval verplicht. Leveranciersrekeningen worden automatisch leeggemaakt bij elke transactie-export naar Exact Online, omdat Moss ook het betalingsoverzicht voor elke transactie exporteert. Maar leveranciersboekhouding maakt geavanceerde rapportage voor financiële managers mogelijk.
Let op: Nieuwe leveranciers kunnen niet worden aangemaakt in Exact Online. Exact Online maakt automatisch een leverancier aan zodra er een factuur op wordt geboekt. Dit kan handmatig in Exact Online of via een export vanuit Moss. In dat geval moeten leveranciers eerst worden aangemaakt in Moss, worden gebruikt voor een factuur of transactie, en worden geëxporteerd naar Exact Online. De leverancier wordt dan toegevoegd aan de lijst in Exact Online.
Voordelen
Automatisering: Pre-accounting door boekhoudkundige gegevens, zoals het rekeningschema of btw-tarieven, toe te wijzen aan specifieke leveranciersrekeningen voor facturen.
Complete overzicht: Maakt export van volledige boekingsbestanden naar boekhoudsoftware mogelijk.
Betaling op het platform: Stelt gebruikers in staat om facturen te betalen of medewerkers te vergoeden direct vanuit het Moss-platform (met behulp van een SEPA-bestand om betalingen te initiëren vanuit hun online bankieren).
Geavanceerde instellingen: Leveranciersboekhouding voor kaarttransacties maakt geavanceerdere rapportage mogelijk dan de afzonderlijke leveranciersrekeningen die normaal worden gebruikt voor creditcarduitgaven.
Functies
Leveranciers synchroniseren vanuit Exact Online: Met de integratie met Moss kunnen gebruikers alle bestaande leveranciersrekeningen in Exact Online synchroniseren met Moss. Deze kunnen vervolgens worden geselecteerd voor transacties en facturen.
Boekhouding: Leveranciersrekeningen zijn nodig voor dubbel boekhouden en maken geavanceerdere rapporten over zakelijke uitgaven mogelijk.
Rapportage: Leveranciersgegevens kunnen worden verzameld en gebruikt door boekhouders om bepaalde leveranciers te identificeren en zo geavanceerde rapporten te maken.
How-to: Leveranciersrekeningen synchroniseren van Exact Online
Klik op 'Boekhouding' in het menu aan de linkerkant.
Klik op 'Leveranciers' om de lijst met leveranciersrekeningen in Moss te openen.
Om leveranciersrekeningen (contactpersonen) uit Exact Online te synchroniseren, klik je op 'Synchroniseren'.
How-to: Nieuwe leveranciersrekeningen aanmaken in Moss
Klik op 'Facturen' in het hoofdmenu aan de linkerkant. (Je kunt ook nieuwe leveranciersrekeningen maken onder 'Declaraties').
Klik op de gewenste factuur en er verschijnt een menu aan de rechterkant.
Scroll naar beneden naar 'Boekhoudkundige gegevens' en klik in het vakje rechts naast 'Leverancier'.
Klik op 'Leverancier toevoegen' om de leveranciersnaam handmatig in te vullen. Voer de leveranciersnaam (geen nummer) in de velden 'Leveranciersnaam' en 'Leveranciersrekening' in. Vul alle verdere gewenste informatie in, zoals IBAN of BIC.
Nadat alle informatie is ingevuld, klik op 'Leveranciers toevoegen/importeren'. Nu is de nieuwe leverancier geregistreerd en klaar voor de export naar Exact Online.
How-to: Boekhoudkundige gegevens toewijzen aan leveranciersrekeningen
Klik in het functieoverzicht op het tabblad 'Facturen'. Selecteer de factuur die je wilt bewerken in het gedeelte 'Controle nodig'.
Klik in het factuurgegevensmenu op het tabblad 'Leverancier' en kies 'Standaard gegevens'. In het boekhoudingmenu kies je 'Leverancier bewerken' om de standaard boekhoudkundige gegevens in te stellen of te bewerken. Klik op 'Leverancier opslaan' om de wijzigingen op te slaan.
How-to: De functie 'Leverancier linken' in 'Gebruikers'
Klik op 'Gebruikers' in het functieoverzicht.
Klik op de specifieke gebruiker en selecteer in het menu met gebruikersdetails 'Leverancier linken'.
Nu kun je een specifieke leverancier aan de gebruiker toewijzen.
Btw-tarieven
Algemene informatie
De btw-tarieven zijn nodig voor het boeken van zakelijke uitgaven en het bijhouden van de betaalde btw voor zakelijke aankopen. De btw-tarieven zijn afhankelijk van het gekochte product of de gekochte dienst. Bij aankopen in het buitenland kan verlegging van toepassing zijn.
Let op: Alleen btw-tarieven voor uitgaven zijn relevant op het Moss-platform. Btw-tarieven voor inkomsten zijn niet relevant voor uitgaven en kunnen niet worden geëxporteerd vanuit Moss, hoewel ze wel worden weergegeven in de lijst. Zorg ervoor dat je alleen relevante tarieven selecteert voor de pre-accounting.
Voordelen
Automatisering: Het pre-accountingproces wordt verbeterd door standaard btw-tarieven toe te wijzen aan leveranciers.
Synchronisatie met Exact Online: Alle btw-tarieven worden gesynchroniseerd vanuit Exact Online via API. Je hoeft ze niet handmatig toe te voegen of te bewerken in Moss.
Functies
Synchronisatie met Exact Online
Alle btw-tarieven beschikbaar in Moss
Kan worden toegewezen aan transacties en facturen
How-to: Btw-tarieven synchroniseren van Exact Online
Klik op 'Boekhouding' in het menu aan de linkerkant.
Klik op 'Btw-tarieven' om de lijst met btw-tarieven in Moss te openen.
Om btw-tarieven uit Exact Online te synchroniseren, klik je op 'Synchroniseren'.
Kostenplaatsen
Algemene informatie
De kostenplaats bevat de uitgaven van het bedrijf die geen winst genereren, maar die nodig zijn om de activiteiten te ondersteunen die wel bijdragen aan de kosten van het zakendoen.
Voordelen
Segmentatie: Segmentatie van uitgaven in kostenplaatsen zorgt voor een betere controle en analyse van de totale kosten.
Controle: Door specifieke teams toe te wijzen aan kostenplaatsen krijgen boekhouders meer controle en segmentatie.
Kostenplaatsen toegewezen aan teams: Moss weerspiegelt het standaardgebruik van kostenplaatsen door admins in staat te stellen teams aan kostenplaatsen te koppelen.
Functies
Kostenplaatsen aan teams koppelen
Kostenplaatsen kunnen ook worden gekoppeld aan afzonderlijke medewerkers of projecten (maar alleen de koppeling aan teams wordt gedekt door Moss-functies)
Let op: De kostenplaatscategorieën zijn niet verplicht voor de boekhouding, maar grotere organisaties gebruiken ze voor geavanceerde analyses van de boekhoudgegevens.
How-to: Kostenplaatsen synchroniseren vanuit Exact Online met Moss
Klik op 'Boekhouding' in het menu aan de linkerkant.
Klik op 'Kostenplaatsen' om de lijst met kostenplaatsen in Moss te openen.
Om kostenplaatsen te synchroniseren vanuit Exact Online, klik je op 'Synchroniseren'.
How-to: Kostenplaats aan een team toewijzen
Klik op het tabblad 'Gebruiker' in het linkermenu. Klik dan op het tabblad 'Teams' bovenin.
Klik op 'Team aanmaken'.
Voer alle details van het team in de rechter menubalk in. Gebruikers kunnen ook een kostenplaats toewijzen aan het nieuw aangemaakte team.
Klik op 'Team aanmaken' om het team met de nieuw toegewezen kostenplaats aan te maken en de instellingen op te slaan.
Kostendragers
Algemene informatie
De kostendrager wordt gebruikt om de uitgaven van het bedrijf in detail te categoriseren, zodat uitgaven beter kunnen worden geanalyseerd met behulp van geavanceerde rapportages.
De meest voorkomende toepassing voor kostendragers zijn projectgerelateerde uitgaven om projectkosten bij te houden. Maar ze kunnen voor elk ander doel worden gebruikt.
Let op: Kostenplaatsen in Moss komen overeen met trackingcategorie 2 in Exact Online.
Voordelen
Segmentatie: Door kosten te segmenteren in kostendragers kun je de totale kosten beter controleren en analyseren. Vooral voor het bijhouden van de kosten van projecten.
Reactietijd: Door de verbeterde structurele weergave van uitgaven kunnen boekhouders sneller reageren als het budget van een bepaald project wordt overschreden.
Functies
Structuur: Kostendragers worden meestal gebruikt om uitgaven aan projecten toe te wijzen, waardoor een duidelijke categorisatie van zakelijke uitgaven mogelijk wordt.
Toewijzen:
Wijs specifieke kostendragers toe aan transacties en facturen
Kostendragers instellen als standaard, zodat alle toekomstige facturen met een bepaalde leverancier een standaard kostendrager hebben
Let op: Kostendragerscategorieën zijn niet verplicht voor de boekhouding, maar grotere organisaties gebruiken ze voor geavanceerde analyses van de boekhoudgegevens.
How-to: Kostendragers synchroniseren met Exact Online
Klik op 'Boekhouding' n het linkermenu.
Klik op 'Kostendragers' om de lijst met kostendragers in Moss te openen.
Om kostendragers uit Exact Online te synchroniseren, klik je op 'Synchroniseren.