Du sollst eine Ausgabe oder Rechnungsdaten an dein Buchhaltungsteam senden, aber weißt nicht genau, was sie brauchen oder wie das funktioniert? Keine Sorge! Dieser Artikel hilft dir dabei, die richtigen Fragen zu stellen und einen reibungslosen Ablauf zu gewähren.
Bereite dich auf deinen CSV-Export vor
Du weißt bereits, was dein Buchhaltungsteam alles braucht? Dann überspringe diesen Artikel und gehe direkt zur Einrichtung über.
Was benötigt dein Buchhaltungsteam?
Bevor du einen CSV-Export in Moss erstellst, musst du wissen, wie dein Buchhaltungsteam die Daten verarbeitet. Eine kurze interne Überprüfung kann Zeit sparen und Fehler verhindern.
Diese Fragen solltest du deinem Buchhalter stellen:
Werden Zahlungsdaten, Kreditorendaten oder beides benötigt?
Einige Teams benötigen nur Zahlungsaufzeichnungen (z. B. was wurde bezahlt, wann und von wem).
Andere wollen Ausgaben gegen Kreditoren buchen, wofür detailliertere Kreditoreninformationen erforderlich sind.
Bei Ausgaben mit Kreditkarten kommt es darauf an, was die Buchhaltung möchte:
Den Kauf buchen (als Kreditorenrechnung)?
Oder nur die Zahlung (als Kreditkartentransaktion)?
Oder beides in zwei separaten Schritten?
Gibt es bestimmte Anforderungen für die Erfassung von Steuern, Kostenstellen oder Projekten?
Falls ja, frage nach, welche Daten in der CSV-Datei benötigt werden.
Was kann dein Buchhaltungssystem importieren?
Stelle der Buchhaltung oder dem technischen Team folgende Fragen:
Hat dein Buchhaltungssystem eine Funktion für den CSV-Import?
Falls ja, ist eine bestimmte Vorlage oder ein Format erforderlich? Wenn dies der Fall ist, versuche diese Import-CSV als Vorlage zu verwenden.
Entsprechen integrierte Exportformate von Moss dieser Vorlage?
Moss bietet vorgefertigte Formate an, die für Tools wie DATEV, Xero oder allgemeine Hauptbuch-Importe verwendet werden können.
Wenn du dir unsicher bist, prüfe, ob dein Team eine Beispieldatei aus dem System senden kann. Vergleiche diese Datei mit den Vorlagen in Moss.
Kann dein Buchhaltungssystem einen benutzerdefinierten Import anhand des Formats von Moss erstellen?
Bei einigen Systemen kannst du Spalten aus einer benutzerdefinierten Datei ihren Feldern zuordnen.
Wenn das möglich ist, kann Moss ein einheitliches Exportformat für dein Team bereitstellen.
Wenn es keine Importoption gibt:
Welche Struktur, welches Layout oder welche Daten sind erforderlich, um die Daten aus der Tabelle manuell einzugeben? In diesem Fall ist es empfehlenswert, in Moss eine Vorlage mit dem Titel „Allgemeine CSV“ zu erstellen. Sie umfasst fast alle verfügbaren CSV-Felder. Wenn du deine Daten zum ersten Mal exportiert hast, kannst du alle Felder, die du nicht benötigst, löschen.
Tipp: Du kannst einen Beispiel-Export von Moss an deine Buchhaltung senden und fragen:
„Kannst du dieses Format importieren? Falls nicht, was muss ich ändern?"
Wenn du die Anforderungen kennst …
Nachdem du geprüft hast, was deine Buchhaltung oder dein System benötigt, bist du bereit für die nächsten Schritte:
Wähle ein passendes Exportformat von Moss oder
Erstelle einen benutzerdefinierten Export mit den CSV-Tools von Moss und
Füge alle Daten ein, die dein Buchhaltungsteam will (nicht mehr und nicht weniger).
Damit sparst du Zeit, verhinderst Fehler und ersparst dir ständiges Nachfragen per E-Mail.
Du brauchst Hilfe bei der Erstellung?
Wenn du die Antwort der Buchhaltung nicht ganz verstehst oder wissen möchtest, wie Moss ein bestimmtes Format unterstützt, kannst du dich jederzeit an unser Support-Team wenden. Wir können dir bei folgenden Fragen weiterhelfen:
Vorschläge für die beste Exportoption
Prüfung der Kompatibilität der Vorlage
Hilfe bei der Strukturierung der Datei basierend auf den Anforderungen deines Buchhaltungssystems