Um sicherzustellen, dass deine Moss-Transaktionen immer nach AFAS exportiert werden können, auch dann, wenn es den Kreditor der Transaktion in AFAS noch nicht gibt, musst du einen sogenannten Moss Standardkreditor erstellen. Außerdem benötigst du ein Moss Kassenbuch, um alle Änderungen wie Aufladungen, Zahlungen und Rückerstattungen in deiner Bankposition verfolgen zu können, sowie ein Moss Hauptbuch für das Guthabenkonto. Anschließend erstellst du ein Moss Einkaufsjournal, in dem alle mit deinen Moss-Karten getätigten Käufe aufgezeichnet werden.

Zunächst musst du ein neues Einkaufsjournal erstellen. Gehe dazu zu Financieel (Finanzen) > Grootboek (Hauptbuch) > Dagboek (Journal) > Nieuw (Neu). Wenn sich das neue Journal öffnet, gibt einen Journalcode ein (zum Beispiel INK2), eine Beschreibung und wähle „Type = Purchase (2)“ aus. Stelle sicher, dass du die Journaleinstellungen wie im Screenshot gezeigt festlegst.

Öffne in der linken Navigationsleiste > Financieel (Finanzen) > Grootboek (Hauptbuch) > Grootboekrekening (Hauptbuchkonto) > New (Neu). Gib dann den gewünschten Code, Namen und die Beschreibung ein und wähle den Kontotyp "Activa" aus. Gehe bis zum Ende der Einrichtung, ohne weitere Werte zu ändern, und speichere das Guthabenkonto.

Um ein neues Kassenbuch zu erstellen, gehe zu Financieel (Finanzen) > Grootboek (Hauptbuch) > Dagboek (Journal) > Nieuw (Neu). Gib den Code für das neue Kassenbuch (zum Beispiel BNK2) und eine Beschreibung ein. Wähle im Feld Typ "Financial Journal (3)" aus und stelle sicher, dass du die Einstellungen wie im Screenshot gezeigt festlegst.

In einigen Fällen gibt es für deine Moss-Transaktion keinen passenden Kreditor in AFAS. Daher solltest du einen Moss Standardkreditor erstellen, damit deine Transaktion immer in AFAS gebucht wird.

Öffne dafür die linke Navigationsleiste > Financieel (Finanzen) > Crediteur (Kreditor) > Nieuw (Neu), gib die Kreditorinformationen wie im Screenshot gezeigt ein und klicke dann auf Weiter.

Überspringe den zweiten Bildschirm und behalte die Standardwerte bei. Wähle im dritten Schritt deine Kreditorenkonten aus und lege die Zahlungsbedingungen wie unten gezeigt fest.

Stelle beim Erstellen des Moss-Kreditors sicher, dass du das Feld „Is creditor“ auswählst. Anderenfalls erhälts du beim Export von Moss die Fehlermeldung „Het rekening nummer is niet geldig“ (Die Kontonummer ist ungültig).

Sobald du die Einrichtung in AFAS abgeschlossen hast, kannst du mit der Einrichtung der Buchhaltung auf der Moss-Plattform loslegen.

Melde dich bei deinem Moss-Konto an, gehe zu Buchhaltung > Allgemeine Einrichtung und verwende in den Feldern Guthabenkonto und Kreditorenkonto die Codes, die du zuvor in AFAS erstellt hast. Lasse das Feld Geldtransit leer.

Wenn du die allgemeine Einrichtung abgeschlossen hast, musst du die Buchhaltungsattribute von AFAS in Moss importieren. Dazu gehören Sachkonten (Grootboekrekeningen), Kreditoren (Leverancies), Umsatzsteuersätze (BTW) und Kostenstellen (Kostenplaatsen).

Du kannst alle Ressourcen einfach aus AFAS herunterladen. Wir empfehlen die Daten im Excel-Format zu exportieren, sie in das von Moss benötigte Format zu formatieren, die Datei im CSV-Format zu speichern und dann in Moss zu importieren.

Beispiel: Gehe für die Sachkonten zu Financieel (Finanzen) > Grootboek (Hauptbuch) > Grootboekrekening (Hauptbuchkonto) > Grüner Pfeil > Gegevens exporteren naar Excel (Daten nach Excel exportieren) und klicke auf „Alle exportieren“. Gehe dann in Moss zu Sachkonten, klicke auf „Unterkategorie hinzufügen / importieren“ und lade die CSV-Vorlage, die für den Import von Sachkonten nach Moss erforderlich ist, herunter.

Gehe anschließend zurück zur Moss-Plattform > Buchhaltung > Sachkonten, klicke auf Unterkategorie hinzufügen / importieren und lade die CSV-Datei mit deinen AFAS-Hauptbuchkonten hoch.

Wiederhole den Vorgang für Kreditoren (Leverancies), Kostenstellen (Kostenplaatsen) und Kostenträger (Kostendragers). Anschließend musst du in Moss manuell deine Umsatzsteuersätze erstellen. Achte darauf, dass du dabei dieselben Codes wie in AFAS verwendest.

Deine Moss-Transaktionen können als CSV-Dateien in das Einkaufsjournal und das Kassenbuch von AFAS exportiert werden. Dafür haben wir zwei vordefinierte Exportformate erstellt, die du einfach zu deinem Moss-Konto hinzufügen kannst.

Was ist ein Exportformat? Mit einem Exportformat, auch als Exportvorlage bekannt, kannst du die in Moss gespeicherten Daten so strukturieren und formatieren, dass sie den Anforderungen von Buchhaltungssystemen, in diesem Fall AFAS, entsprechen. Von der Spaltenreihenfolge über Spalten- und Dezimaltrennzeichen bis hin zu Betragsformaten, usw.

Wie oben bereits erwähnt, müssen die in Moss erstellten Transaktionen sowohl in das Einkaufsjournal als auch in das Kassenbuch von AFAS exportiert werden. Da die beiden Stellen unterschiedliche Importanforderungen haben, musst du zwei unterschiedliche Exportformate erstellen: AFAS Purchase und AFAS Bank.

Gehe zu Buchhaltung > Exportformate und klicke auf Exportformat erstellen, um in Moss ein neues Exportformat zu erstellen. Anschließend öffnen sich die Formateinstellungen.

Wenn du das Exportformat benannt hast, öffne das Dropdown-Menü Basisvorlage und wähle AFAS CSV - Purchase aus. Bevor du fortfährst, vergewissere dich, dass du im Dropdown-Menü Betragsformat „Negative Beiträge“ anstelle der Standardeinstellung „Beiträge aufheben“ auswählst.

Auf der Seite Spalten ist die Zuordnung bereits vordefiniert. Diese Zuordnung soll den Anforderungen einer standardmäßigen AFAS Einrichtung entsprechen. Du musst lediglich das Feld „Code dagboek“ (Journal-Code) bearbeiten. Ersetze dort „Kundenspezifisch - zu definieren“ durch den tatsächlichen Code deines Einkaufsjournals.

Nachdem du das Format für den Export in das Einkaufsjournal erstellt hast, musst du dasselbe noch einmal für das Bankformat tun. Klicke hierfür auf Exportformat erstellen, um zu den Formateinstellungen zu gelangen. Wenn du das Exportformat benannt hast, öffne das Dropdown-Menü Basisvorlage und wähle AFAS CSV - Bank aus. Ersetze auf der Seite Spalten das Feld „Kundenspezifisch - zu definieren“ durch den tatsächlichen Code deines Kassenbuchs, den du zuvor in AFAS erstellt hast.

Alle nicht exportierten Transaktionen findest du unter Karten > Export > Nicht exportiert. Hier kannst du dich vergewissern, dass du deinen Transaktionen alle relevanten Buchhaltungsattribute zugeordnet hast.

Um einfacher herauszufinden, welche Informationen für die einzelnen Transaktionen benötigt werden, kannst du unter anderem nach fehlenden Belegen oder Sachkonten filtern.

Wenn deine Transaktionen vollständig sind, kannst du sie für den Export vorbereiten, indem du auf „In die Export-Warteschlange verschieben“ klickst. Dadurch werden deine Transaktionen in den Reiter „Export-Warteschlange“ verschoben. Von nun an können nur Benutzer mit Admin- oder Buchhaltungsrechten die Transaktion verändern.

Sobald du das erforderliche Exportformat erstellt hast, kannst du deine Transaktionen exportieren. Gehe dafür zu Karten > Export > Export-Warteschlange. Wählen dann die Transaktionen aus, die du exportieren möchtest, und klicke auf die grüne Schaltfläche „Exportieren“.

Wähle im Dropdown-Menü Dateiformat das Exportformat „AFAS Purchase“ aus und klicke auf Herunterladen, um die CSV-Datei für den Import in das Einkaufsjournal zu erstellen.

Wähle dann im Dropdown-Menü Dateiformat AFAS Bank aus, stelle sicher, dass du das Feld Transaktionen als exportiert markieren ausgewählt hast und klicke erneut auf „Herunterladen“.

Wichtig: Importiere immer zuerst die Kaufdatei und erst danach die Kontoauszüge. So werden deine Rechnungen automatisch mit den entsprechenden Zahlungen abgeglichen.

Um deine Transaktionen zu importieren, gehe zu Financieel (Finanzen) > Beheer (Verwaltung) > Import grootboek (Hauptbuch importieren) > Financiële mutaties (Finanzbewegungen). Beim erstmaligen Import von Kauftransaktionen von Moss in AFAS musst du das Feld „Import via nieuw aan te maken definitie“ (Import über neue Definition) auswählen. Bei zukünftigen Importen kannst du die Importdefinition wiederverwenden, indem du „Import via bestaande definitie en/of wijzigin bestaande definitie“ (Import über bestehende Definition und/oder bestehende Definition ändern) auswählst.

Lege auf der nächsten Seite die Eigenschaften wie folgt fest und klicke auf Weiter:

Lade dann die Datei mit den Kauftransaktionen hoch, die du gerade von Moss heruntergeladen hast. Stelle dabei sicher, dass du die Dateieigenschaften wie in der Abbildung gezeigt einstellst und gehe zur nächsten Seite.

Jetzt kannst du die Spalten deiner CSV-Datei (untere Tabelle) den entsprechenden Werten in AFAS (obere Tabelle) zuordnen. Ziehe dazu die Spalten der unteren Tabelle auf die Zeilen der oberen Tabelle und lege sie dort ab. Du solltest beispielsweise das Feld „Code dagboek“ (Journalcode) dem Wert „Code dagboek“ (Journalcode) zuordnen.

Wenn dieser Prozess neu für dich ist, kannst du dir das folgende Video von AFAS anschauen. Darin wird die Zuordnung genau erklärt.

Überspringe die weiteren Schritte bis zur Seite mit den Importeinstellungen (Import algemene gegevens), benenne das Importformat (um es bei zukünftigen Importen erneut zu verwenden), prüfe deine Einstellungen und klicke auf Weiter.

Wenn der Import erfolgreich war, erscheint ein kleines Fenster mit dem Hinweis „Import uitgevoerd" (Import erfolgreich).

Andernfalls erscheint eine Meldung, dass der Import aufgrund von Fehlern fehlgeschlagen ist. Öffne den Fehlerbericht und passe die Datei entsprechend an.

Gehe wie zuvor zu Financieel (Finanzen) > Beheer (Verwaltung) > Import grootboek (Hauptbuch importieren) > Financiële mutaties (Finanzbewegungen). Beim erstmaligen Import von Kauftransaktionen von Moss in AFAS musst du das Feld „Import via nieuw aan te maken definitie“ (Import über neue Definition) auswählen.

Lege auf der nächsten Seite die Eigenschaften, wie unten gezeigt, fest. Stelle sicher, dass du Afhandeling rekeningen = 3 auswählst und klicke auf Weiter:

Lade dann die Datei mit den Kauftransaktionen hoch, die du gerade von Moss heruntergeladen hast. Stelle dabei sicher, dass du die Dateieigenschaften wie in der Abbildung gezeigt einstellst und gehe zur nächsten Seite.

Jetzt kannst du die Spalten deiner CSV-Datei (untere Tabelle) den entsprechenden Werten in AFAS (obere Tabelle) zuordnen. Ziehe dazu die Spalten der unteren Tabelle auf die Zeilen der oberen Tabelle und lege sie dort ab. Du solltest beispielsweise das Feld „Factuurnummer“ (Rechnungsnummer) dem Wert „Factuurnummer“ (Rechnungsnummer) zuordnen.

Wenn dieser Prozess neu für dich ist, kannst du dir das folgende Video von AFAS anschauen. Darin wird die Zuordnung genau erklärt.

Überspringe die weiteren Schritte bis zur Seite mit den Importeinstellungen (Import algemene gegevens), benenne das Importformat (um es bei zukünftigen Importen erneut zu verwenden), prüfe deine Einstellungen und klicke auf Weiter.

Wenn der Import erfolgreich war, erscheint ein kleines Fenster mit dem Hinweis „Import uitgevoerd" (Import erfolgreich).

Der Abgleich von Kauf- und Banktransaktionen erfolgt automatisch, wenn die Rechnungsnummern übereinstimmen.