Dies ist der erste Artikel eines Leitfadens, der dich durch den Prozess der Verbindung von Moss und AFAS führt. Wenn du diesen Leitfaden Schritt für Schritt befolgst, hast du am Ende Moss erfolgreich mit AFAS verbunden.

Ziel dieses Artikels:

Dieser Artikel führt dich durch die Schritte, die du abschließen musst, bevor du Moss und AFAS verbindest. Um Moss mit AFAS zu verbinden, musst du AFAS konfigurieren, Moss Einkauf-Journals und Kassenbücher, einen Standardkreditor für Transaktionen und einen für Aufladezahlungen erstellen und dem richtigen Nutzer die erforderlichen Berechtigungen geben. So kannst du dir sicher sein, dass der Datenfluss ab dem ersten Tag ohne zusätzliche Anfragen oder manuelle Korrekturen funktioniert.

Checkliste (vor der Verbindung)

Erstelle einen eigenen AFAS-Nutzer für die Verbindung, um sicherzustellen, dass der Nutzer nicht deaktiviert wird
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Erstelle App Connectors und GetConnectors in AFAS, mit denen du die Daten zwischen den beiden Systemen austauschen kannst
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Erforderliche Berechtigungen in AFAS
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Einkaufsjournal: Zur Erfassung aller Einkäufe, die mit deiner Moss-Karte getätigt wurden
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Moss-Konto: Hauptbuch zur Verwaltung deines Moss-Guthabens
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Bankjournal: Zur Erfassung aller Transaktionen, wie Aufladungen, Zahlungen und Rückerstattungen
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Moss-Standardkreditor: Zur Nutzung bei Moss-Transaktionen, bei denen der tatsächliche Kreditor nicht in AFAS existiert
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Geldtransitkonto: Zur Buchung deiner Moss-Einzahlungen
- Stelle sicher, dass du ein Geldtransitkonto hast, das zur Buchung deiner Moss-Einzahlungen verwendet wird.

Eigener AFAS-Nutzer

Aus Wartungsgründen empfehlen wir zur Herstellung der Verbindung, einen AFAS-Nutzer anzulegen, der nicht mit einem bestimmten Mitarbeiter verknüpft ist, zum Beispiel: connections@companyname.com.

App Connector in AFAS

Um AFAS Profit mit Moss zu verbinden, musst du einen App Connector erstellen, der es uns ermöglicht, den Datenfluss zwischen den beiden Systemen auszuführen.

Hinweis: Wenn du den Reiter „App Connector“ bei der Einrichtung nicht siehst, verfügst du möglicherweise nicht über die Berechtigungen zur Erstellung. In diesem Fall empfehlen wir dir, einen Kollegen mit der entsprechenden Berechtigung zu bitten, den App Connector in deinem Namen zu erstellen.

Hinweis: Am Ende dieses Schrittes wird ein Zugangstoken angezeigt. Speichere das Token an einem sicheren Ort.

App Connectors und GetConnectors in AFAS erstellen

Befolge diese Schritte, um den App Connector erfolgreich zu erstellen

Gehe zu „Allgemein (Algemeen)“ > „Verwaltung (Beheer)“ > „App Connector“.
Klicke dann auf „Neu (Nieuw)“.
Benenne deinen App Connector. Wähle als Authentifizierungstyp „Klassisches Token (Classic token)“ aus und aktiviere die automatische Tokengenerierung. Wähle dann die Nutzergruppe (Administration), die Zugang zum Connector erhalten soll. Wähle anschließend einen Nutzer, um die Verbindung zu autorisieren, idealerweise einen eigenen Nutzer für die Verbindung.
Klicke auf „Weiter (Volgende)“.
Klicke dann auf „Neu (Nieuw)“, um App Connectors hinzuzufügen.
Wähle aus der Liste unten die Konnektoren und füge sie zu deinem Konnektor hinzu. Mit diesen App Connectors kann Moss alle erforderlichen Buchhaltungsdaten von AFAS synchronisieren.

ℹ️ Du kannst benutzerdefinierte Konnektoren festlegen. Diese müssen bei der Verbindung von AFAS mit deinem Moss-Konto angegeben und den entsprechenden Feldern in Moss zugeordnet werden (z. B. Kontenplan, Kreditoren, BU-Schlüssel usw.).

Wenn du dich für die Nutzung benutzerdefinierter Konnektoren entscheidest, stelle bitte sicher, dass der Umfang und die Zuordnung für die Verwendung mit unserer Integration korrekt sind. Wir empfehlen die Verwendung von Standard-Get-Connectors von AFAS, um Integrationsprobleme zu vermeiden. Du kannst bei der Einrichtung aber auch benutzerdefinierte Konnektoren festlegen.

Konnektoren zur Unterstützung des Buchhaltungskontexts
- Profit_Journals
- Profit_Transactions_Allocated
- Profit_Allocation_Assigments
- DDI Administraties (Profit)
Konnektoren für die Synchronisierung von Kreditorenstammdaten (Moss synchronisiert Kreditoren und ermöglicht die Pflege von Kreditoren sowohl in Moss als auch in AFAS)
- Profit_Creditor
- Profit_BankAccounts
- Profit_Address
- Profit_VAT_code
- Profit_Accounts
Konnektoren für die Projekt- und Kostenstruktursynchronisierung (Projekt- und Kostendimensionen sind erforderlich, um Projektkosten zuzuweisen. Die Dimensionen müssen synchronisiert werden, um alle deine AFAS-Dimensionen abzubilden.)
- Profit_Projects
- DDI_Kosten (Gewinn)
- DDI_Kostenplaatsen (Gewinn)
- DDI_Kostendragers (Gewinn)
- DDI_Dimensies
- DDI_Dimensies 2 (Gewinn)
- DDI_Dimensies 3 (Gewinn)

7. Sobald du alle Konnektoren ausgewählt hast, kannst du mit der Erstellung des App Connectors fortfahren.

Klicke auf „Neu (Nieuw)“ und wähle aus der Liste die Konnektoren für die Aktualisierung aus.

Konnektoren aktualisieren:
- Inkooprelatie organisatie
- Financiële factuur
- Dossier

8. Schließe die Einrichtung des App Connectors ab.

9. Stelle sicher, dass du das Zugangstoken an einem sicheren Ort gespeichert hast, um bei der Verbindung der Moss-Anwendung später wieder darauf zugreifen zu können.

10. Speichere deinen Moss App Connector

11. Um eine nahtlose Synchronisierung mit Moss zu gewährleisten, stelle sicher, dass die folgenden Einstellungen aktiviert sind: Öffne „CRM“ > „Dossier“ > „Instellingen“ > „Type dossieritem“.

12. Öffne dann in der Liste „Inkoopfaktur (Profit) Dossieritem“.

13. Entferne hier den Haken bei „Only existing combinations allowed (Alleen bestaande combinaties toegestaan)“, um sicherzustellen, dass Moss in AFAS buchen darf.

Hinweis: Wenn du einen bestimmten Workflow für Moss-Transaktionen verwenden möchtest, kannst du „Features” (Kenmerk) aktivieren. Du kannst später in Moss einen Kenmerk-Wert angeben, der in Moss-Buchungen verwendet werden soll, um diese entweder aus AFAS-Workflows auszuschließen oder sie an Moss-spezifische Workflows weiterzuleiten (vorausgesetzt, die Ausgaben wurden bereits in Moss genehmigt und benötigen keine zusätzliche Genehmigung in AFAS).

Erforderliche Berechtigungen

Moss benötigt spezifische Berechtigungen, um AFAS erfolgreich zu verbinden. Stelle sicher, dass diese Berechtigungen in AFAS richtig eingerichtet wurden.

Erforderliche Berechtigungen einrichten

Um eine nahtlose Synchronisierung mit Moss zu gewährleisten, musst du die folgenden Einstellungen aktivieren:

Öffne „CRM“ > „Dossier“ > „Instellingen“ > „Type dossieritem“
Öffne dann „Inkoopfaktur (Profit) Dossieritem“
Entferne hier den Haken bei „Only existing combinations allowed (Alleen bestaande combinaties toegestaan)“, um sicherzustellen, dass Moss in AFAS buchen darf.

Wenn du einen bestimmten Workflow für Moss-Transaktionen verwenden möchtest, kannst du „Features” (Kenmerk) aktivieren. Du kannst später in Moss einen Kenmerk-Wert angeben, der in Moss-Buchungen verwendet werden soll, um diese entweder aus AFAS-Workflows auszuschließen oder sie an Moss-spezifische Workflows weiterzuleiten (vorausgesetzt, die Ausgaben wurden bereits in Moss genehmigt und benötigen keine zusätzliche Genehmigung in AFAS).

Einkaufsjournal

Ein Einkaufsjournal wird zur Erfassung aller Käufe mit deiner Moss-Karte verwendet.

Einkaufsjournal erstellen

Befolge diese Schritte, um ein Einkaufsjournal zu erstellen:

Gehe zu „Financieel“ > „Grootboek“ > „Dagboeken“.
Klicke auf „Nieuw“.
Gib den Code und den Namen des Journals ein. Wähle als Journaltyp „Inkoop“ aus. Scrolle herunter bis zu den Einstellungen.
Stelle sicher, dass alle Boxen in den Einstellungen ausgewählt sind, damit die Buchungen korrekt erfolgen.

Moss-Konto

Ein Moss-Konto ist das Hauptbuch, das zur Verwaltung deines Moss-Guthabens verwendet wird.

Moss-Konto erstellen

Befolge diese Schritte, um ein Moss-Konto zu erstellen.

Gehe zu „Financieel“ > „Grootboek“ > „Grootboekrekeningen“.
Klicke auf „Nieuw“.
Gib den Kontoschlüssel und Kontonamen deines Moss-Kontos ein, wähle den richtigen Kontotyp aus und schließe den Schritt ab.
Du hast erfolgreich ein Moss-Konto erstellt.

Bankjournal

Ein Bankjournal wird zur Buchung aller Transaktionen wie Aufladungen, Zahlungen und Rückerstattungen verwendet.

Bankjournal erstellen

Bevor du ein Bankjournal erstellst, vergewissere dich, dass du bereits ein Moss-Konto erstellt hast.

Befolge diese Schritte, um ein Bankjournal zu erstellen.

Gehe zu „Financieel“ > „Grootboek“ > „Dagboeken“.
Klicke auf „Nieuw“.
Gib dann den Journalcode ein, benenne das Journal und wähle als Journaltyp „Financial“ aus und lege das Moss-Guthaben als Gegenkonto des Journals fest.