Um AFAS Profit mit Moss zu verbinden, musst du zunächst einen App Connector erstellen, der den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen ermöglicht.

Gehe dazu in AFAS zu „Allgemein“ (Algemeen) > „Verwaltung“ (Beheer) und klicke auf „App Connector“. Klicke dann auf „Neu“, benenne deinen App Connector, wähle die Nutzergruppe, die Zugriff auf den Connector erhalten soll, und klicke auf „Fertigstellen“.

Nun kannst du den App Connector konfigurieren. Gehe im Tab „Allgemein“ und deaktiviere die Einstellung „Gesperrt“, damit Moss auf den Connector zugreifen kann.

Wechsle zum Tab „GetConnectors“, klicke auf „Neu“ und aktiviere die 14 GetConnectors, die in der untenstehenden Tabelle und im Screenshot angezeigt werden. Diese GetConnectors ermöglichen es Moss, die erforderlichen Buchhaltungsdaten aus AFAS zu importieren.

Nachdem die GetConnectors aktiviert wurden, wechsle zum Tab „UpdateConnectors“, klicke auf „Neu“ und aktiviere die Dossier- und Finanzielle Mutatie-Connectors. Diese ermöglichen es Moss, Buchungseinträge und die zugehörigen Anhänge zu exportieren.

Stelle sicher, dass die Zeile „KnPurchaseRelationOrg“ vorhanden ist.

Deaktiviere im Element „Dossier“ die Einstellung „Nur bestehende Kombinationen erlaubt“.

„Dossier“ sieht dann wie folgt aus:

Wechsle abschließend zum Tab „Nutzer-Token“, klicke auf „Neu“, wähle den Nutzer, der mit dem Authentifizierungs-Token verknüpft werden soll, gib eine Beschreibung des Tokens ein und klicke auf „Weiter“. Dies generiert ein neues Authentifizierungs-Token, eine Art Schlüssel, den Moss zur Authentifizierung der Anfragen an AFAS verwendet.

Kopiere das gesamte Token und speichere es an einem sicheren Ort, z. B. in deinem Passwortmanager. Das Token muss unbedingt gespeichert werden, da es später im Prozess benötigt wird. Klicke auf „Fertigstellen“ und dann auf „Ok“, um den App Connector zu speichern.

Bevor du Moss mit deiner AFAS-Administration verbinden kannst, musst du in AFAS vier verschiedene Ressourcen erstellen, die für die korrekte Buchung der Ausgaben über Moss verwendet werden:

Zusätzlich solltest du ein „Cash in Transit“-Konto einrichten, das für die Buchung deiner Moss-Einzahlungen verwendet wird.

Um ein neues Einkaufsjournal zu erstellen, gehe unter „Hauptbuch“ zu „Journal“ und klicke auf „Neu“.

Gib dann einen Journalcode ein, benenne das Journal, wähle den Journaltyp „Einkauf“, klicke auf „Weiter“ und dann auf „Fertigstellen“.

Bevor du ein neues Bankjournal erstellst, musst du das Moss-Konto anlegen. Gehe dazu unter „Hauptbuch“ zu „Hauptbuchkonto“ und klicke auf „Neu“.

Definiere eine Kontonummer, benenne das Hauptbuchkonto, lege den Kontotyp „Aktiva“ fest, klicke auf „Weiter“ und schließlich auf „Fertigstellen“.

Sobald das Moss-Konto erstellt ist, kannst du das Bankjournal für Moss erstellen. Gehe wie beim Einkaufsjournal zu „Journal“, klicke auf „Neu“, gib einen Journalcode ein, benenne das Journal, wähle den Journaltyp „Finanziell“ und lege das Moss-Konto als Gegenkonto des Journals fest. Klicke auf „Weiter“ und dann auf „Fertigstellen“.

Um einen neuen Kreditor zu erstellen, gehe unter „Kreditor“ zu „Kreditor“ und klicke auf „Neu“.

Stelle sicher, dass „Organisation“ als Kreditorentyp ausgewählt ist, und gehe zur nächsten Seite. Gib einen Kreditorennamen ein, lege einen Suchnamen fest und klicke auf die drei Punkte neben dem Adressfeld, um die Adresse des Kreditors festzulegen. Gib die Adressdaten wie im Screenshot gezeigt ein und klicke auf „OK“, um sie zu speichern.

Gehe dann bis zur Seite „Bankkonto“ weiter. Deaktiviere das IBAN-Feld und klicke auf „Weiter“, bis die Erstellung abgeschlossen ist, um den neuen Lieferanten zu speichern.

Nachdem die Buchhaltung in AFAS eingerichtet ist, kannst du Moss mit deiner AFAS-Administration verbinden. Melde dich bei Moss an, gehe zu „Buchhaltung“, klicke auf „Mit Buchhaltungssystem verbinden“, wähle AFAS und klicke auf „Weiter“.

Gib dann deine AFAS-Entity-ID und das Authentifizierungs-Token ein, das du beim Erstellen des App Connectors generiert hast, und klicke auf „Mit AFAS verbinden“.

Nach dem Verbinden wirst du zur AFAS-Einrichtungsseite weitergeleitet. Überprüfe, ob du mit der richtigen Einheit verbunden bist. Falls nicht, wähle die gewünschte Administration im Drop-down-Menü.

Nachdem die richtige AFAS-Administration festgelegt ist, klicke auf „Jetzt synchronisieren“, um alle Buchhaltungsattribute aus AFAS zu importieren: Journale, Hauptbücher, Kreditoren, Mehrwertsteuersätze und Verfügungen (Kostenstellen und -träger). Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.

Nach Abschluss der Synchronisierung kannst du die Verbindung konfigurieren, indem du die Werte der in Schritt 2 erstellten Buchhaltungsattribute eingibst (Moss-Konto, Standardlieferant, Cash in Transit, Bank- und Einkaufsjournal).

Um den Einrichtungsprozess abzuschließen, navigiere durch die verschiedenen Buchhaltungsressourcen im linken Bereich und überprüfe, ob sie korrekt importiert wurden.

Beim Einrichten von Zuweisungen (Kostenstellen und -träger) beachte bitte, dass dies ein zweistufiger Prozess ist. Zuerst wurde bei „Jetzt synchronisieren“ eine Liste verfügbarer Zuweisungen angezeigt, aus denen du jetzt auswählen kannst, welche als Kostenstelle und welche als Kostenträger verwendet wird.

Navigiere anschließend zu den Tabs Kostenstellen und Kostenträger und klicke jeweils auf „Jetzt synchronisieren“, um die aktuellen Zuweisungswerte abzurufen: