Dies ist der zweite Artikel in unserem Exact Online Guide. Hier erfährst du, wie du Moss erfolgreich mit Exact Online verbindest.
Bevor du Moss mit Exact Online verbindest, stelle bitte sicher, dass du alle Anforderungen erfüllst und die erforderlichen Daten bereit sind. Alle wichtigen Infos dazu findest du im ersten Artikel des Exact Online Guides.
Allgemeine Informationen
Wenn du dein Moss-Konto mit Exact Online verbindest, kannst du deine Hauptbuchkonten, Kreditoren, USt-Sätze und Kostenstellen automatisch importieren und deine Kartentransaktionen mit nur wenigen Klicks ganz einfach von Moss nach Exact Online exportieren. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Verbindung einrichtest.
Um Moss mit Exact Online zu verbinden, benötigst du ein Moss-Benutzerkonto mit der Rolle „Buchhalter“ (intern oder extern) oder die Rolle „Admin“.
Moss mit Exact Online verbinden
1. Öffne Moss und gehe zu „Einstellungen“ > „Buchhaltung“.
2. Klicke auf „Buchhaltung einrichten“.
3. Du wirst gefragt, ob du für die Buchhaltung verantwortlich bist und Zugang zu den notwendigen Buchhaltungsfunktionen deines Unternehmens hast.
Wenn dies der Fall ist, kannst du mit der Einrichtung fortfahren. Wenn nicht, weise diese Aufgabe bitte der entsprechenden Person zu und lade sie zu Moss ein, falls sie noch nicht beigetreten ist.
4. Wähle in der Liste Exact Online als deine Buchhaltungssoftware aus und klicke auf „Fortsetzen“.
5. Wähle dein Land (das Land, in dem dein Exact-Konto registriert ist) und aktiviere alle Kontrollkästchen, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen in Exact Online für die Integration vollständig sind.
Klicke anschließend auf „Verbinden mit Exact Online (DE)“.
6. Du wirst zu Exact weitergeleitet. Dort musst du dich bei deinem Konto anmelden und die Geschäftsbedingungen akzeptieren.
7. Nachdem du dich erfolgreich angemeldet und die Geschäftsbedingungen akzeptiert hast, wirst du automatisch wieder zu Moss weitergeleitet.
8. Wenn du mehrere Exact Online Entitäten verwaltest, musst du die Entität auswählen, die du mit Moss verbinden willst.
Klicke anschließend auf „Synchronisieren und fortfahren“.
9. Jetzt musst du deine Moss-Saldenbewegungen konfigurieren.
Wähle das Kassenbuch und das Auflade-Kreditorenkonto aus, das du zuvor konfiguriert hast. Wenn du sie noch nicht erstellt hast, lernst du in diesem Artikel, wie das funktioniert (Kassenbuch, Auflade-Kreditorenkonto).
In diesem Artikel erfährst du mehr über Saldenbewegungen.
Wenn du fertig bist, klicke auf „Fortfahren“.
10. Jetzt musst du deine Kreditoreneinstellungen einrichten.
Füge das zuvor erstellte „Einkaufsjournal“ und das „Standard-Kreditorenkonto“ hinzu. Wenn du sie noch nicht erstellt hast, findest du in diesem Artikel eine Anleitung (Einkaufsjournal, Standard-Kreditorenkonto).
Aktiviere die Kreditorenbuchhaltung für Kartentransaktionen, wenn du Transaktionen auf die jeweiligen Kreditoren des Händlers buchen möchtest. Du kannst die Option deaktivieren, wenn du alle Kartentransaktionen auf einen einzigen Moss-Standardkreditor buchen willst.
11. Deaktiviere die Option „Umsatzsteuerpflichtig“, wenn deine Entität nicht umsatzsteuerpflichtig ist.
12. Im nächsten Schritt siehst du eine Übersicht deiner Exact-Einrichtung.
Zusätzlich kannst du auf diesem Bildschirm Folgendes konfigurieren:
All diese Einstellungen können auch später konfiguriert werden.
Wenn du die von Moss berechneten Wechselkurs- und Zahlungsgebühren auf einem separaten Hauptbuchkonto (Bankgebühren) verbuchen möchtest, kannst du dieses Konto hier angeben. Wenn du das Konto leer lässt, bezieht Moss die Gebühren in die Umrechnung des Kaufs und die Bankbuchung ein, die wir für diese Transaktion erstellen.
Wenn du ein Konto für Wechselkurs- und Zahlungsgebühren angibst, musst dua auch einen Moss-Standardkreditor auswählen. Dieser Kreditor wird für die Verbuchung von Wechselkursgebühren verwendet.
Du kannst festlegen, ob Moss den Standardtext in das Beschreibungsfeld überträgt, das zusätzliche Informationen zur Transaktion enthält, oder nur das Feld „Buchungsnotiz“ in das Beschreibungsfeld auswählen.
Du kannst die Funktion zur Erstellung und Verwaltung von Kreditoren direkt in Moss aktivieren und deaktivieren und sie sofort mit Exact Online synchronisieren.
Wenn du den Moss-Auflade-Kreditor durch einen geeigneten durchlaufenden Hauptbuch-Code ersetzen willst (siehe Buchungslogik).
Wenn du Zahlungsbedingungen von Exact Online importieren und verwenden und diese mit Kreditoren verknüpfen willst.
Fahre dann mit der Einrichtung fort.
13. Im nächsten Schritt siehst du die importierten Kontenpläne von Exact Online.
Du kannst Konten als inaktiv markieren, wenn du sie im Moss-Kontext nicht benötigst. Wähle dafür das Konto aus, klicke auf „Bearbeiten“ > „Status“ und wähle „Inaktiv“. Du kannst jederzeit zu diesen Einstellungen zurückkehren und die Konten wieder aktivieren.
Moss importiert nicht die vollständigen Kontenpläne. Wir filtern nach Hauptbuch-Codes, die im Moss-Kontext relevant sind, da wir nur Einkäufe in Exact verbuchen. Moss importiert alle „Moss-Konten“ und alle „Gewinn-und-Verlust“-Konten vom Typ Debit. Moss importiert KEINE „Gewinn-und-Verlust“-Konten vom Typ Kredit, da diese im Zusammenhang mit Ausgaben in der Regel nicht relevant sind. Wenn dir nach der Synchronisierung Hauptbuch-Konten fehlen, überprüfe bitte die Kontotypen in Exact.
Setze die Einrichtung fort.
14. Im nächsten Bildschirm siehst du die importierten Kreditorenkonten. Moss importiert alle Kreditoren von Exact Online.
Du kannst Kreditoren als inaktiv markieren, wenn du sie in Moss nicht benötigst.
Wenn dir ein Kreditorenkonto fehlt, überprüfe bitte, ob das Kontrollkästchen „Kreditor“ in Exact Online aktiviert ist.
Moss synchronisiert die folgenden Kreditorenfelder in beide Richtungen:
Kreditorenname
Kreditorennummer
USt-ID
Zahlungsfrist
Währung
IBAN
BIC
Adresse (Land, Straße, PLZ, Stadt)
15. Im nächsten Schritt siehst du die von Exact importierten USt-Codes.
Du kannst USt-Codes als inaktiv markieren, wenn du sie in Moss nicht benötigst (um Käufe gegen sie zu buchen).
16. In diesem Schritt importierst du Kostenstellen von Exact Online.
Du kannst diejenigen, die du nicht in Moss benötigst, als inaktiv markieren.
17. Im letzten Schritt siehst du die Liste der importierten Stückkosten von Exact Online.
Du kannst sie als inaktiv markieren, wenn du sie in Moss nicht benötigst.
18. Projektcodes können optional importiert werden.
Bitte schau dir unseren FAQ-Artikel zu Projektdimensionen in Exact an. An dieser Stelle musst du die Einrichtung abschließen.
19. Du bist jetzt erfolgreich mit Exact Online verbunden.
All diese Einstellungen können unter „Einstellungen“ > „Buchhaltung“ erneut angepasst werden.
Die Einrichtung ist jetzt abgeschlossen.
Deine Buchungen werden jetzt gemeinsam mit den Dokumentenbildern einschließlich des Audit-Log-Protokolls direkt von Moss nach Exact Online exportiert.
Du hast die Tools jetzt erfolgreich verknüpft.
Im nächsten Artikel lernst du, wie du deine Daten von Moss nach Exact Online exportierst.