Dies ist der erste Artikel eines Leitfadens, der dich durch den Prozess der Verbindung von Moss und Exact Online führt. Wenn du diesen Leitfaden Schritt für Schritt befolgst, hast du am Ende Moss erfolgreich mit Exact Online verbunden.
Moss verbindet sich über eine API mit Exact Online.
Derzeit werden folgende Märkte unterstützt:
Niederlande
Deutschland
Belgien
Nicht unterstützt:
Exact Online-Konten mit Sitz im Vereinigten Königreich
Ziel dieses Artikels:
Dieser Artikel führt dich durch die Schritte, die du abschließen musst, bevor du Moss und Exact Online verbindest. Um Moss mit Exact Online zu verbinden, musst du Exact Online konfigurieren, Moss Einkauf-Journals und Kassenbücher, einen Standardkreditor für Transaktionen und einen für Aufladezahlungen erstellen und dem richtigen Nutzer die erforderlichen Berechtigungen geben. So kannst du dir sicher sein, dass der Datenfluss ab dem ersten Tag ohne zusätzliche Anfragen oder manuelle Korrekturen funktioniert.
Checkliste (vor der Verbindung)
Du benötigst einen Exact Online-Nutzer mit ausreichenden Berechtigungen für den Moss-Bereich.
Erstelle ein Einkaufsjournal für Moss-Transaktionen, Rechnungen & Rückerstattungen (z. B. MOSS_PURCHASE)
Erstelle ein Kassenbuch für Moss-Zahlungen (z. B. MOSS_BANK)
Erstelle einen „Standardkreditor“ („Dummy-Kreditor“) für Moss-Transaktionen ohne bestimmten Händler (z. B. MOSS DEFAULT SUPPLIER)
Erstelle einen „Kreditor für Aufladungen“ für Wallet-Aufladungen/Bank-Überweisungen (fungiert wie ein Transit-Gegenstück; siehe Buchungslogik)
Ermögliche die Auswahl des Abrechnungszeitraums in Moss, um Transaktionen in einen anderen Abrechnungszeitraum zu buchen.
Erforderliche Berechtigungen für einen Exact Online-Nutzer
Die Berechtigungen für Exact Online sind rollenbasiert und die Bezeichnungen können je nach Land (NL/DE/BE) variieren. Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht der erforderlichen Nutzerberechtigungen für die Moss <> Exact Online Integration. Der Nutzer mit diesen Berechtigungen muss die Verbindung von Moss einrichten/autorisieren.
Exact Online-Berechtigungen
Exact Online-Berechtigungen
Nutze diesen Screenshot oder die Tabelle unten, um zu erfahren, welche Berechtigungen erforderlich sind.
„Accounts" & „Bank" Berechtigungen
Bereich | Berechtigungen (Bezeichnung kann abweichen) |
Accounts |
|
Bank |
|
„Financial entries" Berechtigungen
Bereich | Berechtigung (Bezeichnung kann abweichen) |
Financial entries |
|
„Master data" Berechtigungen
Bereich | Berechtigung (Bezeichnung kann abweichen) |
Master data |
|
Moss Einkaufsjournal
Wir empfehlen, ein Einkaufsjournal ausschließlich für Moss-Exporte anzulegen. Du kannst auch eines der bestehenden Einkaufsjournals verwenden, allerdings könnten Moss-Importe dann mit anderen Einkaufsworkflows in Exact Online verwechselt werden.
Alle Transaktionen (Kreditkartenzahlungen, AP-Rechnungen, Rückerstattungen für Mitarbeiter) werden in Exact Online im „Moss Einkaufsjournal“ verbucht, das du exklusiv für Moss erstellt hast.
Erstelle ein Moss Einkaufsjournal
Erstelle ein Moss Einkaufsjournal
Um ein Einkaufsjournal zu erstellen, öffne „Master data“ > „Journals“ und klicke auf „New“ > „Purchase“.
Gib einen neuen Journalcode und eine Beschreibung ein, z. B. „Moss Einkaufsjournal“. Stelle sicher, dass das Journal nicht gesperrt ist und aktiviere das Kontrollkästchen „Variable: Currency“, wenn du in Moss Rechnungen in mehreren Währungen erfasst.
Moss Kassenbuch
Alle Moss-Zahlungen (Kreditkartenzahlungen, Wallet-Zahlungen für Rechnungen und Rückerstattungen) werden in Exact Online als Kassenbuch-Einträge erstellt, um mit der jeweiligen Einkaufjournalbuchung der Ausgabe abgeglichen zu werden.
Um dein Moss-Saldo abzugleichen, musst du ein spezielles Moss-Bankkonto mit einem verknüpften Kassenbuch erstellen.
Erstelle ein Moss Kassenbuch
Erstelle ein Moss Kassenbuch
Um ein neues Kassenbuch zu erstellen, öffne „Master data“ > „Bank Accounts“ und klicke „New“.
Gib eine ausgedachte „Bank account number“ wie „1234“ ein und ignoriere die Warnung von Exact zur Kontovalidierung.
Gib einen passenden Namen ein, beispielsweise „Moss Balance Account“. Exact weist das Kassenbuch automatisch deinem Konto zu.
Erstelle einen Moss Standard-Kreditor (Exact Online)
Alle Moss-Kreditkartentransaktionen können in Exact Online einem einzigen „Default Supplier“ zugeordnet werden. Alternativ kannst du Transaktionen den jeweiligen Kreditorenkonten der Händler zuordnen, die du bezahlst, oder einen hybriden Ansatz verfolgen, bei dem nur größere Transaktionen bestimmten Kreditoren zugeordnet werden, während kleinere Ausgaben dem einzigen Kreditkartenkreditor zugeordnet werden.
Dieses Konto wird auch verwendet, um Währungsumrechnungsgebühren oder Bankgebühren von Moss zu verbuchen, wenn du Rechnungen und Rückerstattungen über deine Moss Wallet bezahlst.
So erstellst du einen neuen Kreditor (Exact Online)
So erstellst du einen neuen Kreditor (Exact Online)
Öffne „Master data“ > „Suppliers“ und klicke auf „New“.
Wähle „Manually“.
Nenne den Kreditor „Moss Default Supplier“ und fülle das Feld „Information“ nicht aus. Gehe dann zum Abschnitt „General“.
Stelle im Abschnitt „General“ sicher, dass das Feld „Supplier“ für dein Konto angekreuzt ist. Moss importiert nur Kreditoren von Exact Online, die als „Supplier“ markiert sind.
Speichere deinen neuen Kreditor.
Erstelle einen Moss-Kreditor für Aufladungen (Exact Online)
Das Moss-Kreditorenkonto für Aufladungen ist ein technisches Verrechnungskonto in Exact Online, das dazu dient, eingehende Rückzahlungen oder Aufladungen von deiner externen Bank vorübergehend zu halten, bevor sie deinem Moss-Konto gutgeschrieben werden.
So erstellst du einen Kreditor für Aufladungen
Bitte befolge die gleichen Schritte wie für den Standardkreditor (Anweisungen oben). Der einzige Unterschied besteht darin, dass du ihn dieses Mal „Moss Top-Up Supplier“ oder ähnlich nennen solltest.
Auswahl des Buchungszeitraums
Wenn du Transaktionen in Exact Online in einem anderen Buchungszeitraum verbuchen möchtest (z. B. weil der Transaktionszeitraum bereits abgeschlossen ist), muss dies in den Exact Online-Einstellungen aktiviert werden.
Auswahl des Buchungszeitraums in Moss zulassen
Auswahl des Buchungszeitraums in Moss zulassen
Klicke auf „Company Name“ > „Einstellungen“.
Öffne unter „Period-date check“ „Dates“ und wähle entweder „Optional“ oder „No“ aus. Andernfalls ignoriert Exact die von Moss übermittelten Buchungszeiträume.
Du hast die Vorbereitung abgeschlossen.
Du bist jetzt bereit, Moss mit Exact Online zu verbinden.