Bevor du loslegst, solltest du folgende Dinge wissen:
Welche Daten dein Buchhaltungsteam beim Export benötigt (z. B. Zahlungen, Kreditoren oder beides).
Welches Format oder welche Struktur deren System akzeptiert (Spaltenüberschriften, Datumsformat, Dezimaltrennzeichen, usw.).
Führst du einen Export für Kreditkartenzahlungen, Rückerstattungen, Rechnungen oder alle drei durch?
In diesem Artikel erfährst du, wie du die oben genannten Informationen erhältst.
Was ist der Exportformat-Builder?
Mit dem CSV-Builder in Moss kannst du Folgendes tun:
Wähle genau aus, welche Datenfelder exportiert werden (z. B. Datum, Händler, Kategorie, Betrag, Steuer, usw.).
Wähle die Reihenfolge der Spalte und die Feldnamen.
Passe deinen Export an die Anforderungen deines Buchhaltungssystems an (mit wenigen Ausnahmen).
Speichere Vorlagen, die du jeden Monat verwendest.
Hinweis: Wenn du mehrere Entitäten hast und für jede Entität die gleiche Exportvorlage erstellen musst, kannst du einfach eine Vorlage importieren, die du bereits in Moss erstellt hast. Du findest sie unter „Einstellungen/Buchhaltung“ > „Exportformate“. Klicke auf „Exportformat erstellen“ und wähle in diesem Fall „Von einer anderen Entität importieren“ aus.
Exportvorlagen
Es gibt zwei Möglichkeiten, deine CSV-Exportvorlage zu erstellen:
Am Ende des Artikels erfährst du, wie du deine Vorlage testen kannst.
Erstelle deinen CSV-Export mit einer vorgefertigten Vorlage
Schau dir dieses Video an, um zu lernen, wie du einen CSV-Export mit einer vorgefertigten Vorlage erstellen kannst.
Gehe in deinem Moss-Dashboard unter „Einstellungen“ zum Abschnitt „Buchhaltung“.
Klicke oben rechts auf „Exportformate“.
Klicke auf „Exportformat erstellen“.
Als Nächstes musst du dich entscheiden, ob du eine Vorlage von Grund auf neu erstellen oder eine bestehende Vorlage einer anderen Entität bei Moss nutzen willst.
Hinweis: CSV-Vorlagen sind mit dem Exporttypen verknüpft, für den sie erstellt wurden. Das bedeutet, dass du Vorlagen für Kartentransaktionen nicht für Rechnungen verwenden kannst und umgekehrt. Die Formate sehen zwar ähnlich aus, aber jedes Exportmodul bezieht seine Daten aus einem anderen Set, sodass die Vorlagen nicht über mehrere Module hinweg verwendet werden können.
Du bist jetzt auf der Hauptseite, auf der du die allgemeine Formatierung der CSV-Datei festlegen kannst. Hier musst du:
Deiner Vorlage einen eindeutigen Namen geben (z. B. „Monatlicher DATEV-Export“ oder „DE-Entität - Kreditkartentransaktionen“).
Den Transaktionstyp auswählen, den du exportieren willst:
Kartenzahlungen
Rückerstattungen
Rechnungen
Rechnungsabgrenzungsposten
Saldobewegungen
Jetzt kannst du die Zuordnung und Codierung für jedes Feld prüfen. Wir haben diese Vorlagen mit den gängigsten Konfigurationen und Datenpunkten erstellt. Du musst diese möglicherweise an deine Anforderungen anpassen (sofern die Vorlage dies zulässt).
Hinweis: Wenn du die Felder in diesem Schritt nicht anzeigen oder bearbeiten kannst (z. B. Diamant), erlaubt deine Buchhaltungssoftware keine Abweichungen von der Vorlage.
Vergiss nicht, deine Vorlage zu speichern, nachdem du sie überprüft und gegebenenfalls geändert hast. Die Schaltfläche zum Speichern findest du unten auf der Seite.
Du kannst jederzeit zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen. Klicke dafür einfach auf die drei Punkte rechts neben deiner Vorlage.
Erstelle deinen CSV-Export ohne eine vorgefertigte Vorlage von Moss
Schau dir dieses Video an, um zu lernen, wie du einen CSV-Export ohne vorgefertigte Vorlage erstellen kannst.
Gehe in deinem Moss-Dashboard unter „Einstellungen“ zum Abschnitt „Buchhaltung“.
Klicke oben rechts auf „Exportformate“.
Klicke auf „Exportformat erstellen“.
Als Nächstes musst du dich entscheiden, ob du eine Vorlage von Grund auf neu erstellen oder eine bestehende Vorlage einer anderen Entität bei Moss nutzen willst.
Hinweis: CSV-Vorlagen sind mit dem Exporttypen verknüpft, für den sie erstellt wurden. Das bedeutet, dass du Vorlagen für Kartentransaktionen nicht für Rechnungen verwenden kannst und umgekehrt. Die Formate sehen zwar ähnlich aus, aber jedes Exportmodul bezieht seine Daten aus einem anderen Set, sodass die Vorlagen nicht über mehrere Module hinweg verwendet werden können.
Du bist jetzt auf der Hauptseite, auf der du die allgemeine Formatierung der CSV-Datei festlegen kannst. Hier musst du:
Deiner Vorlage einen eindeutigen Namen geben (z. B. „Monatlicher DATEV-Export“ oder „DE-Entität - Kreditkartentransaktionen“).
Den Transaktionstyp auswählen, den du exportieren willst:
Kartenzahlungen
Rückerstattungen
Rechnungen
Rechnungsabgrenzungsposten
Saldobewegungen
Du kannst jetzt die wichtigsten Formatierungen wie Datums- und Betragsformat, Spalten- und Dezimaltrennzeichen, Dateiformat (UTF-8 oder Windows-1252) festlegen und wählen, ob deine Datei eine Kopfspalte oder Zwischenüberschriften haben soll.
Wenn du pro Transaktion eine Ausgabe und die zugehörige Zahlung erfassen willst, empfehlen wir dir, die Option „Buchungskopf und Buchungszeile für jede Zahlung erstellen“ zu wählen.
Nachdem du dein Dateiformat festgelegt hast, klicke auf „Fortsetzen“.
Erstelle jetzt deine Vorlage, indem du auf „Spalte hinzufügen“ klickst, sie benennst und die zugehörigen Daten für die Zuordnung suchst.
In den meisten Fällen kannst du aus mehreren Versionen auswählen. Hierbei musst du vorab wissen, was genau du benötigst. Wähle die gewünschte Version und klicke sie an. In der Spalte „VALUE“ siehst du nun einen Demo-Wert als Vorschau.
Füge die nächste Spalte hinzu und erstelle deine Zuordnung. Klicke auf „Format speichern“, wenn du fertig bist.
Du kannst jederzeit zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen. Klicke dafür einfach auf die drei Punkte rechts neben deiner Vorlage.
Teste deine Vorlage
Du brauchst:
Transaktionen, die bereit für den Export sind.
Eine Importmethode für deine Buchhaltungssoftware.
Exportiere und importiere in deine Buchhaltungssoftware, um zu prüfen, ob deine Vorlage wie gewünscht funktioniert.
Wenn etwas nicht so ist, wie es sein sollte, kannst du einfach zurückgehen und deine Vorlage über die drei Punkte rechts daneben bearbeiten.