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Einrichtung | 1. Vorbereitung für die Verbindung von Moss mit DATEV DUO

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Verfasst von Anna Dziurosz
Heute aktualisiert

Dies ist der erste Artikel in einem Guide, der dich durch den Prozess führt, wie du Moss und DATEV Unternehmen Online (DUO) miteinander verbindest. Wenn du diesem Guide Schritt-für-Schritt folgst, hast du am Ende Moss und DUO erfolgreich verbunden.

Ziel dieses Artikels:

Dieser Artikel führt dich durch, welche Punkte du erfüllen musst, damit du die Moss und DATEV DUO verbinden kannst. Bevor du Moss an DUO andockst, musst du Unternehmen Online richtig konfigurieren, die passenden Sachkonten definieren und gibst dem richtigen Benutzer die erforderlichen Berechtigungen. So kannst du sicherstellen, dass der Datenfluss ab Tag 1 funktioniert, ohne Rückfragen, ohne manuelle Korrekturen.

Diese Punkte musst du erfüllen bevor du dich verbindest

DATEV Unternehmen Online (DUO) bestellen (Mandant)

Falls DATEV Unternehmen Online für den Mandanten noch nicht im Einsatz ist, muss das Produkt zunächst bestellt und eingerichtet werden:

  • Bestelle DUO im DATEV Shop bzw. über MyDATEV Mandantenregistrierung und lege den Mandantenbestand an.

    • Wichtig: Achte darauf, dass DUO unter derselben Berater- & Mandantennummer läuft wie der Rechnungswesen-Bestand. Nur so können Belege/Buchungsvorschläge korrekt übernommen werden.

  • Preise/Leistungen: Überblick zu DUO im Shop und in der DATEV-Preisliste.

    • Hinweis: Preise können sich ändern; verbindlich ist die aktuelle Preisliste.

Was ist DUO und warum ist es für die Moss-Integration sinnvoll

Kurz gesagt: DUO ist nicht der Ersatz für Kanzlei-Rechnungswesen (ReWe), sondern der standardisierte Online-Eingang für Belege und strukturierte Belegdaten. Externe Systeme (wie Moss) liefern per Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) ihre Daten nach DUO. Von dort gehen die Informationen per „Bereitstellen“ in die Kanzlei/ auf den DATEV Server und werden in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen weiterverarbeitet (typischerweise im Buchungsstapel/Stapelverarbeitung).

Was ist DUO

  • Ein DATEV-Clouddienst für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei (Belege ablegen, prüfen, freigeben, bezahlen; Daten zur Weiterverarbeitung in ReWe).

  • Die Schnittstelle für strukturierte Belegdaten + Belegbilder aus Drittsoftware via RDS 1.0 (Moss → DUO).

Wie DUO mit ReWe zusammenspielt:

  • Moss → DUO: Moss überträgt strukturierte Belegdaten und Belegbilder per RDS 1.0 in den DUO-Bestand.

Rechnungsdatenservice 1.0 bestellen & einrichten

Falls der Rechnungsdatenservice 1.0 für den Mandanten noch nicht bestellt ist, muss dies vor der Einrichtung getan werden.

Wichtig:

  • Der Rechnungsdatenservice 1.0 muss für jeden Mandanten einzeln bestellt werden.

  • Den Rechnungsdatenservice 1.0 ist nicht mit dem Rechnungsdatenservice 2.0 zu verwechseln. Dabei handelt es sich um unabhängige Produkte.

  • Bestellung & Einrichtung: Folgt dem DATEV-Assistenten „Rechnungsdatenservice 1.0 einrichten“. Darüber bestellt ihr den Service, legt (falls nötig) den DUO-Bestand an und richtet Zugriffsrechte ein.
    ​

  • Abrechnung/Preise: Der Service wird für die Berater- & Mandantennummer abgerechnet, unter der der DUO-Bestand geführt wird. Im DATEV Shop sind die jeweils gültigen Preisstaffeln hinterlegt.

Bestellung und Einrichtung Rechnungsdatenservice 1.0

  1. Öffne den DATEV Arbeitsplatz und wähle in der Unternehmensübersicht den richtigen Mandanten.

  2. Starte nun die MyDATEV Mandantenregistrierung

  3. Wähle "DATEV Rechnungsdatenservice 1.0" aus und klicke auf "Produkt auswählen", um mit der Mandantenregistrierung für die Schnittstelle zu starten.

  4. Gegebenenfalls kommt ein Hinweis dazu, wie viele Nutzer für die Rechtevergabe beim gewählten Mandanten infrage kommen - hier einfach mit OK bestätigen.

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  5. Optional kann hier schon ein neuer Nutzer hinzugefügt werden, der später die Moss-Verbindung herstellen soll und deshalb die entsprechende Berechtigung benötigt. Die Rechte können auch später noch in der Rechteverwaltung Online konfiguriert werden.

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  6. Nun müssen die Geschäftsbedingungen akzeptiert und die Bestellung abgeschlossen werden.

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  7. Im nächsten Schritt kann noch einmal die Berechtigung an den entsprechenden DATEV Nutzer vergeben werden, der die Verbindung herstellen soll.​

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  8. Es öffnet sich noch einmal die Rechteverwaltung Online. Diese kann einfach übersprungen werden (alternativ kann auch hier noch einmal die nötige Berechtigung zum Rechnungsdatenservice 1.0 vergeben werden).

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  9. Kommunikationsdaten eingeben und “Weiter” klicken. Nun können Kommunikationsdaten eingeben werden und diese per Klick auf “Weiter” gespeichert werden.

  10. Grunddaten Rechnungswesen eingeben und “Weiter” klicken. Nun können Grunddaten Rechnungswesen eingeben werden und diese per Klick auf “Weiter” gespeichert werden.

  11. Falls relevant Kassenbuchdaten eingeben und “Fertig stellen” klicken. Zum Schluss können relevante Kassenbuch Daten eingeben werden und diese per Klick auf “Fertig stellen” gespeichert werden. Dieser Schritt ist für Moss nicht relevant.

✅ Damit endet der Prozess und ein neuer Mandant wurde angelegt

Berechtigungen in Rechteverwaltung online (RVO) prüfen

Der Nutzer, der die Moss-Verbindung herstellt, benötigt in der Rechteverwaltung Online explizite Rechte für „Rechnungsdatenservice 1.0“ für die zutreffende Berater- & Mandantennummer.

Häufige Ursache bei Fehlern:

Rechte fehlen für genau den Bestand, der mit Moss verbunden werden soll (Nummern stimmen nicht). Oder der Nutzer verwendet nicht die Zugangsdaten, die auch mit den entsprechenden Berechtigungen ausgestattet sind. Kurz gegenprüfen hilft.

RVO RDS1.0 prüfen / einstellen

So prüft/vergibt ihr Rechte:

  1. RVO öffnen: apps.datev.de/rvo-administration

  2. Benutzer auswählen (Kanzlei- oder Mandantenbenutzer)

  3. Bereich Rechnungswesen → Rechnungsdatenservice 1.0: passende Berater- & Mandantennummern hinterlegen/zuweisen.

  4. Speichere die Änderungen und melde dich danach nochmal neu bei DATEV an.

DUO-Einstellungen: Bearbeitungsform & Stammdaten

  1. Bearbeitungsform „Erweitert“ aktivieren (für Lieferantenrechnungen).


    ​Hintergrund: Nur mit „Erweitert“ stehen die Funktionen der DATEV Schnittstelle, die Moss für die Übergabe von Belegen mit Buchungsdaten zur Verfügung.

  2. Unternehmensstammdaten prüfen/pflegen in DUO:
    ​

    • Geschäftsjahr (aktuelles Wirtschaftsjahr angelegt)

    • Kontenlänge (z. B. 4- oder 6-stellig – muss zum Kontenplan passen)

    • Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04).

DUO konfigurieren: Bearbeitungsform "Erweitert"

  1. Öffne DUO

  2. Klicke dann auf “Anwendungen” > “Belege”

  3. Klicke oben rechts auf “Einstellungen”.

  4. Wähle im Menü links “Bearbeitungsform” und klicke in dem Fenster unten rechts auf “Bearbeitungsform ändern” wenn die Bearbeitungsform für Lieferantenrechnungen noch auf “Standard” steht.

  5. Wähle “Erweitert” als Bearbeitungsform für Eingangsrechnungen aus und klicke auf “Weiter”.

    Wichtig: Der Rechnungsordner heißt “Eingangsrechnungen” und darf nicht umbenannt werden. Nur so können die Exporte korrekt in DATEV Unternehmen Online abgelegt werden.

    Mache weiter und stelle die Stammdaten ein
    ​

  6. Im nächsten Schritt wird das Wirtschaftsjahr ausgewählt oder neu angelegt. Bitte prüfe hier auch, ob die Sachkontenlänge korrekt hinterlegt ist. Klicke dann auf “Weiter”.

  7. Klicke dann auf “Fertigstellen” und dann auf “Schließen”

  8. Zuletzt prüfen wir die Stammdaten in Unternehmen Online. Klicke dazu auf “Anwendungen” > “Stammdaten”.

  9. Klicke hier links auf “Unternehmensangaben” und öffne den Reiter “Grunddaten Rechnungswesen”.

  10. Überprüfe hier das angegebene Wirtschaftsjahr noch einmal, die angegebene Länge der Sachkonten und füge den verwendeten Standardkontenrahmen (SKR) hinzu. Speichere die Einstellungen

  11. DUO ist nun für die Verwendung der Schnittstelle und den Export von Buchungssätzen mit Belegen vorbereitet.

Moss-Konten vorbereiten

Dieser Schritt ist nur relevant, wenn Zahlungen über Moss genutzt werden, d.h. wenn ihr Moss Kreditkarten oder Rechnungs-/ Rückerstattungszahlungen über Pay with Moss nutzt.

Weitere Informationen zur Verbuchung von Moss Umsätzen findest du im Artikel “Buchungslogik für Moss-Zahlungen”.

Für eine saubere Buchung und Abstimmung müssen folgende Standard-Konten für Moss Buchungen festgelegt werden:

  • Moss-Konto für Zahlungen
    ​     Ein separates Bank- oder Kreditkarten-Sachkonto für Zahlungen über Moss Wallet (Karten, Rechnungszahlungen, Erstattungen).

  • Transitkonto („Geldtransit“)
    ​     Ein durchlaufendes Konto für Aufladungen/Transfers zwischen eurem Bankkonto und dem Moss Wallet.
    Zahlungen laufen gegen das Moss-Konto; Top-ups werden über das Transitkonto erfasst und anschließend mit dem Bankkonto abgestimmt.
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  • Moss-Sammelkreditor
    ​    Aus technischen Gründen müssen manche Buchungen zwingend mit einem Moss-Kreditoren übergeben werden. Optional können auch Kreditkartentransaktionen an dieses Sammelkreditorenkonto gebucht werden. Dazu muss ein freies Kreditorenkonto aus dem DATEV Kontenplan für Moss angelegt werden.

Kontenplan aus DATEV ReWe exportieren (CSV)

Exportiere deinen Kontenplan (SKR 03/04) aus DATEV Rechnungswesen und speichere ihn als CSV für den Upload in Moss.

Kontenplan aus DATEV ReWe exportieren

  1. Öffne den Bestand in DATEV Rechnungswesen

  2. Navigiere über “Bestand” -> “Exportieren” -> “ASCII-Daten”

  3. Öffne den Ordner “Stammdaten” > "Kontenbeschriftungen" und wähle die Datei "Kontenbeschriftungen" aus. Passe den Dateinamen auf “Sachkonten.csv” an. Die Endung “.csv” ist wichtig, um die Datei später in Moss importieren zu können.

  4. Für Moss brauchst du nicht den kompletten Kontenplan, sondern nur die GuV-wirksamen Aufwandskonten für Firmenkarten, Eingangsrechnungen (AP) und Mitarbeiter-/Reisekosten (z. B. Reise, Bewirtung, Software, Marketing, z. B. in SKR 04: 6er Bereich; im SKR 04: 3er und 4er Bereich)

  5. Klicke auf "Exportieren" oder "Exportieren und Schließen" und speicher die Datei lokal.

Lieferanten/Kreditoren aus DATEV ReWe exportieren (CSV)

Exportiere deine Lieferantenstammdaten aus DATEV Rechnungswesen und speichere sie als CSV für den Upload in Moss.

Kreditorenstammdaten aus DATEV ReWe exportieren

  1. Öffne den Bestand in DATEV Rechnungswesen

  2. Navigiere über “Bestand” > “Exportieren” > “ASCII-Daten”
    Dimensionen (Kostenstellen und Kostenträger) aus DATEV ReWe (CSV)

  3. Öffnen den Ordner "Debitoren / Kreditoren" und wähle die Checkbox "Kreditoren" Passe den Dateinamen auf “Kreditoren.csv” an. Die Endung “.csv” ist wichtig, um die Datei später in Moss importieren zu können.

  4. Klicke auf "Exportieren" oder "Exportieren und Schließen" und speicher die Datei lokal.

Kostenstellen und Kostenträger aus DATEV ReWe exportieren (CSV)

Exportiere deine Kostenstellen und Kostenträger aus DATEV Rechnungswesen und speichere sie als CSV für den Upload in Moss.

Du bist nun fertig mit der Vorbereitung.

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