Hinweis: Diese Funktion ist nur für Kunden verfügbar, die im Vereinigten Königreich registriert sind.
Mit dieser Funktion können Kunden im Vereinigten Königreich bei Kilometerpauschalen einen Pendelstreckenabzug anwenden. Ist der Pendelstreckenabzug für einen Kilometersatz aktiviert und beginnt oder endet eine Geschäftsreise an der Privat- oder Büroadresse eines Mitarbeiters, zieht Moss die reguläre Pendelstrecke ab, die der Mitarbeiter ohnehin zurückgelegt hätte. Rückerstattet wird nur die zusätzliche Strecke.
Wer kann den Abzug einrichten?
Nur Admins können Regeln für den Pendelstreckenabzug in den Einstellungen für Kilometerpauschalen konfigurieren.
So richtest du den Pendelstreckenabzug bei Kilometerpauschalen ein
Ob ein Pendelstreckenabzug angewendet wird, richtet sich nach den Kilometerpauschalen-Regeln, die du für dein Unternehmen eingerichtet hast. Du kannst den Abzug für jeden Kilometersatz separat konfigurieren.
Bei gesetzlichen oder neu erstellten benutzerdefinierten Kilometersätzen ist der Pendelstreckenabzug standardmäßig deaktiviert.
So richtest du den Pendelstreckenabzug ein:
Gehe zu „Einstellungen“ und klicke auf „Rückerstattungen“.
Öffne den Tab „Kilometerpauschale“.
Wähle die Kilometerpauschalen-Regel aus, für die der Pendelstreckenabzug gelten soll.
Aktiviere innerhalb der Regel die Option „Pendelstrecke von der Geschäftsfahrstrecke abziehen“.
Hinweis: Wenn der Pendelstreckenabzug für alle Kilometersätze gelten soll, musst du die Option in allen bestehenden Kilometerpauschalen-Regeln aktivieren.
Bei allen zukünftigen Kilometerpauschalen, für die eine Regel mit aktiviertem Pendelstreckenabzug gilt, wird die Pendelstrecke automatisch abgezogen.
In der Übersicht der Kilometerpauschalen-Regeln kannst du sehen, für welche Regeln der Pendelstreckenabzug aktiviert ist.
Wann wir der Pendelstreckenabzug angewendet?
Ein Abzug wird nur angewendet, wenn die im Profil der einreichenden Person gespeicherte Privat- oder Büroadresse verwendet wird. Manuell eingegebene Adressen lösen den Abzug nicht aus. Privat- und Büroadressen lassen sich anhand eines Symbols von regulär manuell eingegebenen Adressen unterscheiden.
Fehlt eine Adresse, kann die Kilometerpauschale für diesen Kilometersatz nicht eingereicht werden. Die einreichende Person wird dann aufgefordert, die fehlende Adresse in ihrem Profil zu ergänzen.
Hin- und Rückfahrten
Bei Hin- und Rückfahrten wird der Pendelstreckenabzug für beide Fahrtrichtungen angewendet.
Büro- oder Privatadresse hinzufügen
Privat- und Büroadressen können von jedem Nutzer selbst im eigenen Profil hinterlegt werden.
Web: Bewege den Mauszeiger unten links über deinen Namen und klicke auf „Profil“. Dort findest du die beiden Felder „Privatadresse“ und „Büroadresse“. Beide müssen ausgefüllt sein, damit der Pendelstreckenabzug funktioniert.
Mobil: Öffne die App und gehe zu „Profil“ > „Rückerstattungsinformationen“. Trage dort deine Privatadresse und Büroadresse ein.
So erkennst du einen Pendelstreckenabzug im Verlauf einer Kilometerpauschale bzw. Rückerstattung
Einreichung:
Wenn der Pendelstreckenabzug für eine neue Anfrage gilt, wird die abgezogene Strecke bereits während der Einreichung angezeigt.
Prüfung und Freigabe:
Prüfer und freigebende Personen können sehen, ob die Fahrt an der Privatadresse begonnen hat. Außerdem erhalten sie eine Übersicht darüber, wie die Strecke berechnet wurde und wie viel davon abgezogen wird.
Wenn eine Kilometerpauschale während der Prüfung bearbeitet wird, wird die erstattungsfähige Strecke ebenfalls neu berechnet und automatisch aktualisiert.
Kilometerpauschalen mit Pendelstreckenabzug exportieren
In den generierten Dokumenten wird der Pendelstreckenabzug als eigene Zeile ausgewiesen. Dabei wird die Pendelstrecke von der tatsächlich gefahrenen Strecke abgezogen. Daraus ergibt sich die erstattungsfähige Strecke, auf deren Grundlage die Höhe der Rückerstattung berechnet wird.
Kilometerpauschalen mit Pendelstreckenabzug herunterladen
In benutzerdefinierten Exportformaten können folgende Werte verwendet werden:
Fahrtstrecke in Einheit: tatsächlich gefahrene Strecke
Pendelstreckenabzug in Einheit: von der tatsächlich gefahrenen Strecke abgezogene Strecke
Erstattungsfähige Strecke in Einheit: tatsächlich gefahrene Strecke abzüglich der regulären Pendelstrecke des Mitarbeitenden; diese Strecke bildet die Grundlage für die ausgezahlte Kilometerpauschale