Um deine Moss-Transaktionen als CSV-Dateien nach Exact Online exportieren zu können, benötigst du drei unterschiedliche Konten in Exact Online:

Um ein neues Bankkonto und damit auch ein neues Kassenbuch anzulegen, gehst du zu „Stammdaten“ > „Bankkonten“ > „Neu“. Da es sich nur um ein Scheinkonto handelt, musst du eine ausgedachte Kontonummer eingeben, es benennen und speichern. Nach dem Speichern wird automatisch ein Kassenbuch mit demselben Namen erstellt, das mit diesem Bankkonto verknüpft ist.

Um ein neues Einkaufsjournal zu erstellen, gehe zu „Stammdaten“ > „Journals“ > „Neu“ > gib einen Code und eine Beschreibung ein > wähle „Einkauf“ aus > wähle ein Standard-Sachkonto aus > stelle sich, dass die variable Währung aktiviert ist und speichere das Journal.

Alle Transaktionen, die du mit einer Moss-Karte tätigst, werden bei demselben Standardkreditor gebucht. Du musst daher einen neuen Kreditor in Exact Online erstellen und ihn später in Moss als Standardkreditor festlegen.

Gehe dafür einfach zu „Stammdaten“ > „Konten“ > „Kreditoren“ > „Neu“ > „Manuell“. Erstelle dort einen neuen Kreditor mit einem Namen des Kontos und einem Kreditorencode. Im Bild unten siehst du ein Beispiel:

Sobald du die erforderlichen Buchhaltungsressourcen in Exact Online erstellt hast, kannst du die Buchhaltung in Moss einrichten.

Melde dich in deinem Moss-Konto an, gehe zu „Buchhaltung“ > „Allgemeine Einrichtung“ und aktiviere die Kreditorenbuchhaltung für Kartentransaktionen, wie im Screenshot unten angezeigt.

Sobald du die allgemeine Einrichtung abgeschlossen hast, musst du die Buchhaltungsattribute von Exact Online in Moss importieren. Dazu gehören Sachkonten, Kreditoren, USt-Sätze, Kostenstellen und Kostenträger.

Du kannst alle Ressourcen außer den USt-Sätzen einfach aus Exact Online herunterladen. Wir empfehlen, die Daten im Excel-Format zu exportieren, sie in das von Moss benötigte Format zu formatieren, die Datei als CSV-Format zu speichern und in Moss zu importieren.

Gehe beispielsweise für den Export der Ausgabenkonten zu Unternehmensname > „Import/Export“ > „CSV/Excel“ > suche die gewünschte Ressource, in diesem Fall Sachkonten > klicke auf „Export“ > klicke dann auf der nächsten Seite erneut auf „Export“.

Gehe dann in Moss auf Ausgabenkonten, klicke auf „Unterkategorie hinzufügen/importieren“ und lade die für den Import von Ausgabenkonten in Moss erforderliche CSV-Vorlage herunter. Formatiere die Datei so, dass sie der CSV-Vorlage entspricht, die du gerade heruntergeladen hast. Achte dabei besonders auf die Spaltennamen. Um beispielsweise Ausgabenkonten zu importieren, muss die Datei wie folgt aussehen:

Gehe zurück zur Moss-Plattform > „Buchhaltung“ > „Ausgabenkonten“, klicke auf „Unterkategorie hinzufügen/importieren“ und lade die CSV-Datei mit deinen Exact Online-Sachkonten hoch.

Wiederhole den Vorgang mit den Kreditoren, Kostenstellen und Kostenträgern. Am Ende musst du noch die USt-Sätze manuell in Moss erstellen und darauf achten, dass du dabei dieselben Codes wie in Exact Online verwendest.

Deine Moss-Transaktionen können in Form von CSV-Dateien in die Einkaufsjournale und Kassenbücher von Exact Online exportiert werden. Einfachheitshalber haben wir zwei Exportformate vordefiniert, die du zu deinem Moss-Konto hinzufügen kannst.

Was ist ein Exportformat? Ein Exportformat ermöglicht es uns, die in Moss gespeicherten Daten so zu strukturieren und zu formatieren, dass sie den Anforderungen des Buchhaltungssystems, in diesem Fall Twinfield, entsprechen. Dazu gehört die Spaltenreihenfolge, die Spalten- und Dezimaltrennzeichen, Betragsformate und vieles mehr.

Wie oben erwähnt müssen die in Moss erstellten Transaktionen sowohl in das Einkaufsjournal als auch in das Kassenbuch von Exact Online exportiert werden. Da die Anforderungen an den Import unterschiedlich sind, musst du zwei verschiedene Exportformate erstellen: Exact Online Einkauf und Exact Online Bank.

Um ein neues Exportformat in Moss zu erstellen, gehe zu „Buchhaltung“ > „Exportformate“ und klicke auf „Exportformat erstellen“. Dann öffnet sich die Seite Formateinstellungen. Benenne das Exportformat, lege die Einstellungen wie im Screenshot unten gezeigt fest, wähle bei Betragsform „Beträge aufheben“ aus und klicke auf „Fortfahren“:

Richte auf der Seite „Spalten“ deine Vorlage wie unten gezeigt ein. Dabei ist es wichtig, genau denselben Namen und dieselbe Datenquelle wie im Screenshot anzugeben, damit du später deine Transaktionen in Exact Online importieren kannst.

Um ein Bankformat in Moss zu erstellen, klicke erneut auf „Exportformat erstellen“. Benenne das Exportformat, lege die Einstellungen wie unten im Screenshot gezeigt fest und klicke auf „Fortfahren“.

Richte auf der Seite „Spalten“ deine Vorlage wie unten gezeigt ein. Auch hier ist es wichtig, genau denselben Namen und dieselbe Datenquelle wie im Screenshot anzugeben, damit du später deine Transaktionen in Exact Online importieren kannst.

Für den CSV-Import von Banktransaktionen musst du das „Nicht zugewiesen“ Sachkonto verwenden. Gehe dafür zu „Stammdaten“ > „Journals“ > öffne das Moss Kassenbuch > klicke auf den grauen Pfeil unten und öffne die erweiterten Optionen.

Nicht exportierte Transaktionen findest du unter „Karten“ > „Export“ > „Nicht exportiert“. Hier kannst du deinen Transaktionen alle erforderlichen Buchhaltungsattribute zuweisen. Um leichter herauszufinden, welche Informationen für die einzelnen Transaktionen benötigt werden, kannst du auch nach fehlenden Belegen oder fehlenden Sachkonten filtern.

Um deine Transaktionen vorzubereiten, gib die erforderlichen Transaktionsdetails ein (Rechnungsnummer, Kreditor, Kategorie, USt-Satz, Kostenstelle und Kostenträger) und füge den entsprechenden Beleg bei.

Wenn deine Transaktionen alle erforderlichen Informationen enthalten, kannst du sie als „Bereit für den Export“ markieren, indem du auf „Zur Export-Warteschlange“ klickst. Dadurch werden deine Transaktionen in den Reiter „Export-Warteschlange“ verschoben. Ab hier können nur Benutzer mit Admin - oder Buchhalterrechten die Transaktionen verändern.

Um deine Transaktionen herunterzuladen, musst du sie in der „Export-Warteschlange“ herunterladen. Nach der Auswahl erscheint ein schwebendes Banner: Klicke auf „Exportieren“, wähle das zuvor erstellte Kaufformat und klicke dann auf „Herunterladen“.

Wiederhole diesen Vorgang mit dem Bankformat. Öffne das Dropdown-Menü für das Dateiformat, ohne das Seitenfenster zu schließen. Wähle das Bankformat aus und stelle sicher, dass du „Transaktionen als exportiert markieren“ auswählst. Klicke anschließend auf „Herunterladen“.

Um die CSV-Dateien mit deinen Moss-Kauftransaktionen zu importieren, klicke auf den Namen des Unternehmens in der oberen linken Ecke des Bildschirms und wähle dann „Import/Export“ aus.

Wähle in der Ansicht „Import/Export“ „CSV/Excel“ als Importmethode aus und klicke dann wie unten gezeigt auf „Kaufeinträge importieren“.

Wähle „Benutzerdefinierte Trennzeichen“ aus, gib als Spaltentrenner Semikolon „;“ ein und gehe weiter zur nächsten Seite.

Lade dann die Datei mit den zuvor von Moss exportierten Kauftransaktionen hoch und klicke erneut auf „Weiter“. Wähle in der folgenden Ansicht „Nein“, da Einträge nicht an einer Zeile mit einem bestimmten Zeichen oder einer Zahl erkannt werden können und gehe dann zur nächsten Seite. Wähle „Nach einem sich ändernden Wert“, gib Spalte 1 wie unten gezeigt ein und klicke erneut auf „Weiter“.

Ordne die Werte der Eintragsüberschriften wie unten angezeigt zu und stelle dabei sicher, dass die Werte für Spalte und Reihe 1 korrekt übereinstimmen. Wähle das richtige Datumsformat (Tag/Monat/Jahr):

Ordne dann die Werte der Eingabezeile wie unten gezeigt zu und wähle das richtige Betragsformat (1.000,00):

Wähle auf der nächsten Seite dein Moss Kaufjournal, gib das Geschäftsjahr und den Zeitraum ein, der den zu importierenden Transaktionen entspricht und gehe zur nächsten Seite.

Schließe abschließend mögliche Importfehler aus, wie in der Grafik unten gezeigt, und klicke erneut auf „Weiter“, um den Import zu starten.

Wenn alles gut gelaufen ist, wird in der Importzusammenfassung angezeigt, dass eine Reihe von Kaufeinträgen erstellt wurde. Um künftige Importe zu erleichtern, solltest du die Importdefinition speichern und „Moss CSV Einkauf“ benennen.

Bei künftigen Importen musst du nicht mehr den gesamten Importablauf durchlaufen, sondern nur noch „Meine Importdefinitionen“ und das entsprechende Format auswählen.

Wenn du deine Kauftransaktionen importiert hast, ist es an der Zeit, deine Banktransaktionen zu importieren. Klicke wie zuvor auf den Unternehmensnamen in der linken oberen Ecke des Bildschirms und wähle dann „Import/Export“. Wähle auf der Seite „Import/Export“ „CSV/Excel“ als Importmethode aus und klicke dann wie unten gezeigt auf „Bankeinträge importieren“.

Wähle „Benutzerdefinierte Trennzeichen“ aus und gib als Spaltentrenner „;“ ein. Gehe dann zur nächsten Seite.

Lade dann die Datei mit den zuvor von Moss exportierten Banktransaktionen hoch und klicke erneut auf „Weiter“. Wähle in der folgenden Ansicht „Nein“, da Einträge nicht an einer Zeile mit einem bestimmten Zeichen oder einer Zahl erkannt werden können, und klicke „Weiter“. Wähle „Nach einem sich ändernden Wert“, gib Spalte 5 wie unten gezeigt ein und gehe zur nächsten Seite.

Lass alle Kopfzeilenwerte wie in der Abbildung unten gezeigt frei und klicke erneut auf „Weiter“.

Ordne dann die Zeilenwerte wie unten gezeigt zu. Achte darauf, dass du die richtigen Betrags- und Datumsformate auswählst und gehe zur nächsten Seite.

Wähle dein Moss Kassenbuch aus und gib das Geschäftsjahr und den Zeitraum ein, der den zu importierenden Transaktionen entspricht, und gehe zur nächsten Seite.

Schließe abschließend mögliche Importfehler aus, wie in der Grafik unten gezeigt, und klicke erneut auf „Weiter“, um den Import zu starten.

Wenn alles gut gelaufen ist, wird in der Importzusammenfassung angezeigt, dass eine Reihe von Bankeinträgen erstellt wurde. Um künftige Importe zu erleichtern, solltest du die Importdefinition speichern und „Moss CSV Bank“ benennen.

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