Wer kann benutzerdefinierte Kilometerpauschalen in Moss aktivieren und definieren?
Die neuen benutzerdefinierten Kilometerpauschalen sind nur im Browser und nur für Administratoren und Buchhalter verfügbar, daher können nur diese Benutzerrollen die benutzerdefinierte Kilometersätze aktivieren und definieren.
So aktiviert und definiert man benutzerdefinierte Kilometerpauschalen
Benutzerdefinierte Kilometerpauschalen aktivieren
Navigiere zu „Einstellungen“ > „Rückerstattungen“.
Öffne die Registerkarte „Kilometerpauschale“.
Standardmäßig werden benutzerdefinierte Kilometertarife nicht verwendet, wurden also noch keine benutzerdefinierten Pauschalen erstellt, kann man nur die staatlichen Tarife sehen.
Klicke auf das Kennzeichen „Aktiviere benutzerdefinierte Kilometerpauschalen“ und bestätige den Hinweis auf die möglichen Auswirkungen einer Änderung der durch lokale Vorschriften festgelegten steuerfreien Sätze, um benutzerdefinierte Sätze definieren zu können.
Definiere eine benutzerdefinierte Kilometerpauschale
Navigiere zu „Einstellungen“ > „Rückerstattungen“
Öffne die Registerkarte „Kilometerpauschale“
Klicke auf „Kilometerpauschale hinzufügen“ (stelle sicher, dass benutzerdefinierte Kilometerpauschalen aktiviert sind)
Um die verschiedenen Vorschriften (DE, NL, UK) zu unterstützen, erlauben wir unseren Kundinnen und Kunden, Schwellenwerte für die Kilometerpauschale zu definieren.
Wenn man beispielsweise mit dem Motorrad unterwegs ist, gelten in DE andere Sätze für die ersten 20 Kilometer pro einfache Fahrt als für jeden Kilometer, während in Großbritannien andere Sätze für die ersten 10.000 Geschäftsmeilen im Steuerjahr als für jede weiter Geschäftsmeile über 10.000 im Steuerjahr gelten.
Bei der Festlegung der Schwellenwerte ist es auch möglich, die Methode der Entfernungsaggregation auszuwählen – ob diese Schwellenwerte für die einzelne erstattete Fahrt gelten sollen oder ob die gesamte Entfernung des Benutzers im entsprechenden Steuerjahr berücksichtigt werden soll.
Beispiel für einen festen Satz:
Beispiel für einen Satz mit Schwellenwerten:
Ersetze die staatliche Pauschale durch eine benutzerdefinierte Pauschale
Es ist nicht möglich, die staatlichen Sätze zu löschen oder zu bearbeiten, aber die Pauschale kann ersetzt werden.
Zuerst musst du die staatliche Pauschale in „Einstellungen“ > „Rückerstattungen“ > „Kilometerpauschale“ archivieren.
Klicke auf den Tarif, den du in der Liste ausblenden möchten, und klicke rechts oben auf die drei Punkte > „Archivieren“.
Nach dieser Aktion ist es nicht mehr möglich, Anträge auf Kilometererstattung mit diesem Tarif einzureichen – die Benutzer sehen ihn nicht mehr. Die Archivierungsfunktion ist nicht endgültig. Man kann den Tarif also jederzeit wieder aus dem Archiv entfernen.
Erstelle nun einen Ersatz, eine neue, benutzerdefinierte Kilometerpauschale.
Sobald der Tarif ersetzt wurde, gilt der neue Tarif für alle Benutzer eurer Plattform.
FAQs: Benutzerdefinierte Kilometerpauschalen
F: Was sind benutzerdefinierte Kilometerpauschalen?
Wenn man Moss für die Erstattung der Kilometerpauschalen seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwendet, kann es erforderlich sein, die durch lokale Vorschriften festgelegten Standard-Kilometerpauschalen anzupassen oder neue Sätze zusätzlich zu den bestehenden zu erstellen. An dieser Stelle kommen benutzerdefinierte Kilometerpauschalen ins Spiel, die genau das ermöglichen.
F: Wie funktionieren benutzerdefinierte Kilometerpauschalen?
Administratoren/Buchhalter definieren Tarife mit angepassten Kilometerpauschalen, ersetzen damit die staatlichen Tarife – und von diesem Moment an können die Nutzer der Plattform neue Anträge auf Kilometererstattung mit aktualisierten Tarifen einreichen, genau so, wie es zuvor mit den staatlichen Tarifen funktioniert hat.
Beispiel 1:
Als DE-Kunde verwende ich Moss, um meinen Mitarbeitern die Fahrtkosten zu erstatten. Gemäß den DE-Vorschriften beträgt der staatliche Satz für Pkw im Jahr 2023 0,30 EUR. Ich möchte meinen Mitarbeitern jedoch 0,35 EUR zahlen. Aus diesem Grund werde ich den neuen Satz erstellen:
Auto = 0,35 EUR
Beispiel 2:
Als britischer Kunde verwende ich Moss, um meinen Mitarbeitern die Fahrtkosten zu erstatten. Derzeit unterstützt Moss 3 verschiedene Kilometertarife für das Vereinigte Königreich:
Auto (0,45 GBP)
Motorrad (0,24 GBP)
Fahrrad (0,20 GBP)
Im Vereinigten Königreich ist es jedoch so, dass Mitarbeiter, die andere Mitarbeiter in einem Auto oder Bus auf Fahrten mitnehmen, die für sie auch Arbeitsfahrten sind, Anspruch auf einen Zuschlag von 5 Pence pro Mitfahrer und Geschäftsmeile haben. Dieser Satz wird in Moss nicht unterstützt. Aus diesem Grund möchte ich 3 neue Sätze einführen:
Auto (+1 Passagier) = 0,50 GBP
Auto (+2 Passagiere) = GBP 0,55
Auto (+3 Passagiere) = GBP 0,60
F: Kann ich die benutzerdefinierten Kilometerpauschalen bearbeiten, wenn es bereits Anträge gibt, die ihn verwenden?
Ja, das ist möglich. Die Änderungen werden nur auf die neu erstellten Kilometer-Erstattungsanträge angewandt; zuvor erstellte Anträge sind davon nicht betroffen.
F: Kann ich wieder ausschließlich die gesetzlichen Kilometerpauschalsätze verwenden?
Ja, das ist möglich. Das Häkchen kann bei "Aktiviere benutzerdefinierte Tarife" jederzeit entfernt werden, und Benutzer müssen dann ausschließlich mit den gesetzlichen Tarifen arbeiten. Die Änderungen werden nur auf neu erstellte Anträge auf Kilometererstattung angewandt; zuvor erstellte Anträge sind davon nicht betroffen.