Moss lässt sich mit allen wichtigen HR-Systemen verbinden. Wenn du dein HR-System mit Moss verbindest, bleiben Mitarbeiterdaten, Teamstruktur und Zugriffsrechte automatisch synchronisiert. So verbringst du deutlich weniger Zeit mit manueller Nutzerverwaltung.
In diesem Guide führen wir dich durch die vollständige Einrichtung – von der Verbindung deines HR-Systems bis hin zur Einladung deines Teams und der Feinabstimmung, wie Moss alles synchron hält.
Anleitungen für bestimmte HR-Systeme
Personio: Die ausführliche Anleitung findest du hier.
AFAS: Informationen zum Erstellen deiner Zugangsdaten findest du in diesem Artikel von „Kombo“.
Was dir Verbindung deines HR-Systems für dich übernimmt
Sobald die Verbindung hergestellt ist, hält Moss deinen Workspace mit deinem HR-System synchron. So musst du Folgendes nicht mehr manuell erledigen:
Mitarbeiter und Berichtswege synchronisieren. Mitarbeiterdaten, Teamzuordnungen und direkte Vorgesetzte werden automatisch importiert und aktuell gehalten, sodass Ausgaben durch die richtigen Genehmigungsprozesse laufen.
Teams und Abteilungen ohne manuellen Aufwand einrichten. Erstelle neue Teams und Abteilungen mit nur einem Klick aus den Teams und Abteilungen, die Moss in deinem HR-System findet.
Bankdaten für Erstattungen vorausfüllen. Moss ruft die Bankdaten der Mitarbeiter ab, die für eine schnelle und unkomplizierte Erstattung benötigt werden.
Zugriff entziehen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Wenn jemand in deinem HR-System deaktiviert wird, kann Moss das Konto automatisch deaktivieren – optional mit einer Karenzzeit.
Abwesenheiten erkennen und Genehmigungen an eine Vertretung weiterleiten. Wenn ein Genehmiger abwesend ist, kann Moss Aufgaben weiterlaufen lassen, indem sie an eine andere Person delegiert werden.
Zeitaufwand: etwa 20 Minuten für die vollständige Einrichtung.
Bevor du beginnst
Bevor du die Verbindung herstellst, stelle sicher, dass dein HR-System mit den erforderlichen API-Zugangsdaten eingerichtet ist und du Zugriff auf die Daten der Mitarbeiter, Teams, Abteilungen, Manager und Berichtswege hast. Für eine vollständige Synchronisierung wird außerdem Zugriff auf Abwesenheitsdaten und Bankdaten empfohlen.
Lasse diese Berechtigungen nach der Verbindung aktiv, da Änderungen daran die Synchronisierung beeinträchtigen können. Wenn du nicht sicher bist, wie du API-Zugangsdaten erstellst, frage die Person, die dein HR-System verwaltet.
Schritt 1: Dein HR-System verbinden
Gehe zu „Nutzerverwaltung“ und öffne den Reiter „HR-Software“.
Klicke auf „HR-System verbinden“.
Lies die Checkliste durch und bestätige, dass dir alles aus dem Abschnitt „Bevor du beginnst“ vorliegt. Aktiviere die Bestätigung „Berechtigungen und Synchronisierungsabhängigkeit“ und klicke dann auf „Weiter“.
Wähle aus der Liste das HR-System aus, das du nutzt, zum Beispiel Personio, HiBob oder SAP SuccessFactors. Du kannst die Suche verwenden, um dein System schneller zu finden.
Folge den Verbindungsschritten für deinen Anbieter. Bei Personio bedeutet das, dass du deine Personio-Domain eingibst, zum Beispiel dein-unternehmen.personio.de, und Moss die benötigten Leseberechtigungen erteilst.
Moss startet die erste Synchronisierung und importiert deine Mitarbeiter sowie deine Organisationsstruktur. Du kannst diese Seite verlassen; die Synchronisierung läuft im Hintergrund weiter. Sobald sie abgeschlossen ist, klicke auf „Weiter zur HR-Einrichtung“.
Schritt 2: Teams einrichten
Moss zeigt alle Teams an, die in deinem HR-System gefunden wurden, und versucht, jedes Team automatisch einem bestehenden Moss-Team zuzuordnen.
Teams, die Moss zuordnen konnte, werden als „Automatisch verknüpft“ markiert.
Teams ohne Übereinstimmung werden als „Neu“ markiert. Du kannst sie direkt auf diesem Bildschirm als neue Teams in Moss erstellen oder sie einem bestehenden Moss-Team zuordnen.
Nutze die Filter „Alle“, „Neu“ und „Verknüpft“, um die Teams zu prüfen. Passe bei Bedarf die Zuordnung in der Spalte „Verknüpftes Moss-Team“ an und klicke dann auf „Weiter“. Du kannst mehrere HR-Teams demselben Moss-Team zuordnen, wenn das zu deiner Struktur passt.
Schritt 3: Abteilungen einrichten
Abteilungen funktionieren genauso wie Teams. Moss listet alle Abteilungen aus deinem HR-System auf, verknüpft automatisch diejenigen, die zugeordnet werden können, und markiert die übrigen als „Neu“, damit du sie erstellen oder zuordnen kannst.
Prüfe die Spalte „Verknüpfte Moss-Abteilung“, nimm bei Bedarf Änderungen vor und klicke dann auf „Weiter“.
Schritt 4: Team zu Moss einladen
Moss lädt deine Mitarbeiter nicht automatisch ein. Du behältst die Kontrolle darüber, wer Zugriff erhält.
Im Schritt „Nutzer“ siehst du alle Mitarbeiter, die in deinem HR-System gefunden wurden.
Nutze das Suchfeld und die Filter „Alle“, „Noch nicht in Moss“ und „Bereits in Moss“, um die gewünschten Personen zu finden.
Wähle die Mitarbeiter aus, die du einladen möchtest. Jede Zeile zeigt ihre E-Mail-Adresse, die Rolle, die sie in Moss haben werden, und ob sie bereits in Moss sind.
Klicke auf „Weiter“. Moss sendet Einladungen an alle ausgewählten Personen.
Dank der Team- und Abteilungszuordnung, die du zuvor eingerichtet hast, werden eingeladene Mitarbeiter automatisch dem richtigen Team und den passenden Genehmigungs-Workflows zugeordnet.
Schritt 5: Datenkonflikte lösen
Wenn Moss Unterschiede zwischen einem Datensatz in deinem HR-System und demselben Datensatz in Moss findet, werden sie hier aufgelistet. So kannst du entscheiden, welchen Wert du behalten möchtest. Konflikte können den Manager eines Mitarbeiters oder sein Team betreffen.
Du hast zwei Möglichkeiten:
Alle auf einmal lösen. Klicke auf „Auf alle anwenden“, um für jeden Konflikt den Wert aus deinem HR-System zu übernehmen.
Konflikte einzeln lösen. Wähle für jede Person den richtigen Wert aus, zum Beispiel den passenden Manager im Dropdown „Manager in Moss“.
Wenn ein Mitarbeiter in Moss einem anderen Team zugeordnet ist als in deinem HR-System, hebt Moss dies mit der Meldung „Diesem Nutzer ist in Moss ein anderes Team zugewiesen“ hervor. So kannst du vor dem Speichern das richtige Team auswählen.
Wenn du fertig bist, klicke auf „Speichern und weiter“.
Schritt 6: Einstellungen für die Deaktivierung von Nutzern auswählen
Hier legst du fest, wie Moss mit Personen umgeht, die das Unternehmen verlassen.
Aktiviere „Synchronisierung der Nutzerdeaktivierung“, damit das Moss-Konto eines Mitarbeiters automatisch deaktiviert wird, wenn er in deinem HR-System als inaktiv markiert wird. Aktivierungen und alle anderen Daten werden unabhängig davon weiterhin normal synchronisiert.
Wähle anschließend das Deaktivierungsverhalten aus:
Verzögert (empfohlen): Lege eine Karenzzeit fest, zum Beispiel 3 Tage, bevor die Deaktivierung abgeschlossen wird. Während dieser Zeit behält der Nutzer vollen Zugriff. So hast du Zeit, wichtige Abonnements oder Karten neu zuzuweisen, bevor sie gekündigt werden. Moss sendet dir eine E-Mail, wenn Nutzer für die Deaktivierung vorgesehen sind.
Sofort: Das Konto wird deaktiviert, sobald der Mitarbeiter in deinem HR-System als inaktiv markiert wird.
Schritt 7: Abwesenheitsarten auswählen
Zum Schluss erkennt Moss die Abwesenheitsarten in deinem HR-System, zum Beispiel Homeoffice, bezahlten Urlaub, Elternzeit und Krankheitstage. Aktiviere die Abwesenheitsarten, die Moss synchronisieren soll, damit Genehmigungen automatisch delegiert werden können, wenn ein Genehmiger abwesend ist.
Klicke auf „Fertigstellen“, um die Einrichtung abzuschließen.
Das war’s. Dein HR-System und Moss sind jetzt verbunden und bleiben synchronisiert. Du kannst diese Einstellungen später jederzeit unter „Nutzerverwaltung“ > „HR-Software“ erneut aufrufen.