Bestellungen, die außerhalb von Moss erstellt wurden, können per E-Mail als PDF-Datei an deinen Posteingang für Käufe gesendet oder direkt auf der Seite Dokumenten-Posteingang hochgeladen werden. Dadurch kann dein Unternehmen seinen bestehenden Bestellprozess beibehalten und gleichzeitig Bestellungen mit neuen Rechnungen in Moss abgleichen.
Bestellungen in Moss importieren
Um eine Bestellung in Moss zu importieren, setze die E-Mail-Adresse des Posteingangs für Einkäufe einfach in den CC, wenn du deine Bestellung per E-Mail an den Kreditor sendest. Die E-Mail-Adresse des Posteingangs findest du unterhalb der Kopfzeile der Seite unter „Dokumenten-Posteingang“ > „Käufe“.
Alternativ kannst du auf derselben Seite auch eine PDF-Datei der Bestellung hochladen, indem du die Datei oben rechts auf der Seite in das Widget „Käufe hochladen“ ziehst.
Sobald ein Bestellschein eingereicht wurde, extrahiert Moss die relevanten Informationen und erstellt eine Bestellung. Importierte Bestellungen überspringen den Freigabeworkflow in Moss und werden automatisch auf den Status „Offen“ gesetzt.
Importierte Bestellungen anzeigen und bearbeiten
Importierte Bestellungen ähneln den in Moss erstellten Bestellungen, mit dem Unterschied, dass die Bestellnummer von einem Admin-Nutzer bearbeitet werden kann. So kannst du importierte Bestellungen anzeigen und bearbeiten:
Melde dich bei Moss an.
Gehe zu „Käufe“ > „Offen“.
Klicke auf die gewünschte Bestellung.
Prüfe, ob die Bestelldetails richtig extrahiert wurden.
Um die Details zu bearbeiten, klicke in der Fußzeile auf die Schaltfläche „Mehr [...]“ und wähle „Bestellung bearbeiten“ aus.
Passe die entsprechenden Details an und klicke auf „Speichern“.