Der Abgleich zwischen Kreditor und Rechnung ist ein wichtiger Schritt für eine genaue Buchführung.
So funktioniert die Kreditorenzuordnung:
1. Wir extrahieren die Informationen aus deiner Rechnung:
Zunächst extrahieren wir mit unserem automatisierten System wichtige Details aus deiner Rechnung. Dazu gehören unter anderem die IBAN (International Bank Account Number) und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-Nr.) des Kreditors.
2. Abgleich der Felder mit deinen Kreditorkonten:
Wir vergleichen die extrahierte IBAN und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit den Informationen in deinen Kreditorkonten.
Wenn es eine exakte (Eins-zu-Eins) Übereinstimmung zwischen diesen Feldern und einem Kreditor gibt, identifizieren wir diesen Kreditor als denjenigen, der die Rechnung ausgestellt hat.
3. Verarbeitung mehrerer Übereinstimmungen mit AI 🤖:
Es gibt zahlreiche Szenarien, in denen eine Eins-zu-Eins-Übereinstimmung nicht möglich ist, z.B. wenn die Rechnung mehrere IBANs und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern enthält oder eine von beiden fehlt.
In diesen Fällen hilft künstliche Intelligenz (KI). Dabei werden alle Daten auf der Rechnung verwendet, z. B. die Adresse des Kreditors, der Firmenname usw. So funktioniert unser KI-System:
Selbstlernend mit KI:
Jedes Unternehmen erhält sein eigenes, individuelles KI-System, das auf seine spezifischen Eingaben und Kreditorenlisten zugeschnitten ist. Es analysiert, wie Rechnungen in der Vergangenheit Kreditoren zugeordnet wurden und sagt anhand dieser Muster den richtigen Kreditoren voraus.
Es verbessert sich kontinuierlich durch eine sofortige Feedbackschleife. Wenn das System eine falsche Vorhersage trifft, kannst du diese korrigieren, und die KI lernt sofort aus dieser Korrektur. So wird die KI mit der Zeit immer genauer.
Auf Vertrauen basierende Vorhersagen:
Wenn sich das KI-System nicht sicher ist, lässt es das Kreditorfeld leer und fordert dich auf, es manuell auszufüllen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass das System nur dann Vorhersagen trifft, wenn es wahrscheinlich richtig liegt. Das minimiert Fehler.
Durch die Kombination von automatischer Extraktion, fortschrittlicher künstlicher Intelligenz und einem robusten Feedback-Mechanismus versuchen wir, Rechnungen effizient und genau mit den richtigen Kreditoren abzugleichen. Dieser Prozess spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Genauigkeit deiner Buchhaltung.
Wann funktioniert es nicht und was kannst du dagegen tun?
Obwohl unser System auf höchste Genauigkeit ausgelegt ist, gibt es einige Fälle, in denen es nicht in der Lage ist, einen Kreditor mit deiner Rechnung abzugleichen:
1. Neuer Kreditor ist noch nicht in Moss:
Wenn dein Kreditor noch nicht in der Moss Lieferantenliste enthalten ist, gibt es keine vorhandenen Daten, die abgeglichen werden können. Du musst den Kreditor zu deinen Datensätzen hinzufügen.
2. Ähnliche Rechnungen von verschiedenen Kreditoren:
Wenn du mehrere Rechnungen hast, die sich ähneln, aber mit verschiedenen Kreditoren verknüpft sind, kann es sein, dass unser System Schwierigkeiten hat, einen korrekten Abgleich durchzuführen. In diesem Fall können zusätzliche Daten erforderlich sein, um die Kreditoren genau zu unterscheiden.
3. Falsche Informationen im Kreditorkonto:
Wenn das Kreditorkonto fehlerhafte Informationen enthält, z. B. eine falsche IBAN (die vorher nicht sichtbar war), können wir die Rechnung möglicherweise nicht korrekt zuordnen. Stelle sicher, dass deine Kreditorenkonten vollständige und korrekte Informationen enthalten. Dadurch wird die Genauigkeit des Systems mit der Zeit verbessert.
4. Mangelndes Vertrauen in die Prognosen:
Wenn das System nicht genügend Vertrauen in seine Prognosen hat, lässt es das Kreditorfeld leer, statt einen falschen Abgleich zu riskieren. Dieses mangelnde Vertrauen ist in der Regel auf unzureichende Daten zurückzuführen. Stelle sicher, dass deine Kreditorenkonten vollständige und korrekte Informationen enthalten. Dadurch wird die Genauigkeit des Systems mit der Zeit verbessert.
Die Kenntnis dieser Einschränkungen erleichtert die Lösung und Behebung von Problemen, die während des Kreditorenabgleichs auftreten. Wenn du deine Kreditorendaten korrekt und vollständig hältst, kannst du die Leistung des Systems verbessern und einen reibungsloseren Geschäftsablauf gewährleisten.