Met geplande betalingen kun je:
Toekomstige betalingsdata instellen voor goedgekeurde facturen en declaraties: Behoud de controle en stem betalingen af op je interne beleid en leveranciersvoorwaarden.
Bulk- en individuele betalingen automatiseren: Bespaar tijd op handmatige taken en verminder de druk op je finance team aan het einde van de maand.
Betalingen van crediteuren en declaraties op één plek beheren: Centraliseer de uitvoering en krijg realtime inzicht in alle uitgaande uitgaven met Moss.
Zo plan je een betaling
Wanneer je een betaling opent, kun je in de betalingslade kiezen of je de betaling direct wilt uitvoeren of later wilt inplannen.
Als je 'Later inplannen' selecteert en er een vervaldatum in de toekomst is, dan stelt Moss een uitvoeringsdatum voor op basis van de geschatte aankomsttijd van de betaling. Daardoor wordt de factuur op de vervaldatum betaald. Als de vervaldatum in het verleden ligt, wordt de volgende werkdag voorgesteld.
Je kunt ook een aangepaste uitvoeringsdatum kiezen.
Let op: Als de uitvoeringsdatum te dicht bij de vervaldatum (afhankelijk van de betaling) of na de vervaldatum ligt, zal de geschatte aankomst na de vervaldatum zijn. Dat wordt dan als zodanig gemarkeerd.
Betaling vrijgeven om in te plannen
Zodra de uitvoeringsdatum is ingesteld, kun je op 'Inplannen' klikken. Je wordt dan gevraagd om de betaling te autoriseren met 2FA. Zodra de autorisatie is voltooid, gaat de betaling over naar de status GEPLAND en staat hij op het tabblad 'Gepland'.
Let op: Bij gebruik van het vierogenprincipe voor betalingsautorisatie kan de uitvoeringsdatum al worden ingesteld op het tabblad 'Voorbereiden'. Na de eerste autorisatie gaat de betaling naar het tabblad 'Vrijgeven' en is de tweede autorisatie nodig om de betaling vrij te geven en in te plannen.
Betalingen plannen wanneer het 4-ogenprincipe is geactiveerd
Als je het 4-ogenprincipe gebruikt om betalingen vrij te geven, is het proces om een betaling in te plannen hetzelfde als bij een normale betaling.
Een eerste autorisatie is vereist op het tabblad ‘Voorbereiden’ door een admin en een tweede op het tabblad ‘Vrijgeven’ door een andere admin. Daardoor wordt de betaling vrijgegeven op het tabblad ‘Gepland’. Er zijn geen verdere acties nodig.
Betalingen in vreemde valuta inplannen
Je kunt betalingen in vreemde valuta afzonderlijk of in bulk inplannen.
Let wel op:
De wisselkoers die wordt getoond bij het vrijgeven van de betaling is indicatief.
Het definitieve tarief wordt toegepast op de uitvoeringsdatum.
We geven het altijd aan als het om valutaconversie gaat.
Het tabblad 'Gepland'
Je vindt alle geplande betalingen op het tabblad 'Gepland'.
Van hieruit kun je individuele of bulkacties ondernemen om het volgende te doen:
Back to Release: cancel the scheduled payment and move it back to the “Release” tab.
Reschedule: pick a new execution date to reschedule the payment, 2FA is required to complete this action.
Pay now: if you want to send the payment earlier than planned; this will release the payment immediately after authorising it with 2FA.
Uitvoering van betalingen
Geplande betalingen worden gestart op hun uitvoeringsdatum na een geautomatiseerd proces dat dagelijks begint om 7.00 uur (UTC).
Zodra de betalingen zijn gestart, worden ze verplaatst naar het tabblad ‘Betaald’ met de bijbehorende balansbewegingen klaar om geëxporteerd te worden.
⚠️ Zorg ervoor dat je Moss-saldo alle komende betalingen kan dekken.
Als er niet genoeg saldo beschikbaar is, kunnen een of meer geplande betalingen mislukken.
Bespaar tijd met bulkplanning
Bereid betalingen voor door de uitvoeringsdatum in te stellen.
Je kunt zo veel betalingen selecteren als nodig is en dan kiezen:
Betalingsontvangst op vervaldatum: Moss bepaalt de uitvoeringsdatum aan de hand van de vervaldata van facturen en de geschatte aankomstdatum van elke betaling, zodat ze op tijd bij de ontvanger aankomen. Op deze manier hoef je niet naar elke afzonderlijke vervaldatum te kijken om een reeks betalingen voor te bereiden.
Aangepaste datum instellen: Kies één uitvoeringsdatum voor alle geselecteerde betalingen, bijvoorbeeld om af te stemmen op je betalingsrun.
Betalingen vrijgeven om in bulk te plannen
De laatste stap is om alle geselecteerde betalingen vrij te geven. Houd er rekening mee dat betalingen die worden gepland een specifiek icoontje in de lijst hebben.
Door te klikken op 'Inplannen' start het standaard 2FA-proces om de vrijgave van de geselecteerde betalingen te autoriseren. Eenmaal voltooid zijn ze te vinden op het tabblad 'Gepland'.
De uitvoeringsdatums voor factuurbetalingen automatiseren
Om alles nog sneller te laten verlopen, kun je Moss zo instellen dat er automatisch uitvoeringsdatums worden toegewezen aan inkomende facturen op de pagina ‘Betalingen’ nadat ze zijn goedgekeurd. Dit gebeurt op basis van vervaldatums en geschatte aankomsttijd.
Het werkt net als de bulkactie ‘Betalingsontvangst op vervaldatum’, maar dan volledig geautomatiseerd, zodat de volgende stap het vrijgeven van de te plannen betalingen is.
De laatste stap is het vrijgeven van bulkbetalingen door 2FA te voltooien.
Notificaties
Er zijn twee soorten e-mails die worden verzonden voor geplande betalingen. Die kun je beheren via ‘Instellingen’ > ‘Notificaties’ onder notificaties voor Betalingen.
Overzicht van komende geplande betalingen: Admins ontvangen elke woensdag een overzicht van betalingen die gepland zijn voor de volgende week, gegroepeerd op uitvoeringsdatum en totale bedragen per datum.
Mislukte geplande betalingen: Admins ontvangen een overzicht van geplande betalingen die mislukt zijn tijdens de uitvoering, zodat ze ze snel kunnen controleren en opnieuw starten.