Als financieel manager heb je vaak toegang nodig tot leverancierscontracten, NDA's of urenbriefjes wanneer je facturen controleert of goedkeurt. Met Moss is het nu mogelijk om deze documenten op te slaan in leveranciersprofielen en ze direct te openen binnen de facturenworkflow, zodat je sneller beter geïnformeerde en auditklare beslissingen kunt nemen.
Wie kan documenten uploaden en bekijken?
📤 Uploaden & bekijken
Elke gebruiker met toegang tot een factuur kan:
Ondersteunende documenten uploaden naar de gekoppelde leverancier.
Alle documenten van zowel de factuur als het leveranciersprofiel bekijken.
🛠️ Bewerken & verwijderen
Admins en boekhouders kunnen alle leveranciersdocumenten vervangen of verwijderen.
Gebruikers kunnen leveranciersdocumenten die ze zelf hebben geüpload vervangen of verwijderen.
Zo upload je een document
Je kunt documenten op twee manieren uploaden:
Optie 1: Vanuit een factuur
Ga naar 'Facturen'.
Open de betreffende factuur.
Klik in de factuurlade op 'Leveranciersdocumenten'.
Klik op 'Bestand uploaden' om een nieuw document toe te voegen.
Optie 2: Vanuit het leveranciersprofiel (alleen voor admins en boekhouders)
Ga naar 'Instellingen' > 'Boekhouding’ > 'Leveranciers'.
Open het betreffende leveranciersprofiel.
Scroll naar de 'Documenten'.
Klik op 'Bestand uploaden'.
Selecteer je document (PDF, JPG, JPEG, PNG en XML).
Geüploade documenten worden gekoppeld aan de leverancier en verschijnen bij alle gerelateerde facturen.
Waar vind je deze documenten tijdens het controleren of goedkeuren van facturen?
In de factuurlade zie je een link 'Leveranciersdocumenten' naast het gedeelte 'Bijlagen'.
Het getal tussen haakjes, bijvoorbeeld 'Leveranciersdocumenten (1)', geeft aan hoeveel documenten er voor die leverancier zijn opgeslagen.
Als je op de link klikt, wordt er een lijst met bestanden geopend die je kunt bekijken of downloaden - zonder Moss te verlaten.
Zo hebben controleurs, verificateurs en goedkeurders altijd de nodige documentatie om hun beslissingen te ondersteunen.
FAQ's
Welke bestandstypes worden ondersteund?
PDF, JPG, JPEG, PNG en XML.
Worden leveranciersdocumenten opgenomen in de boekhoudkundige export?
Nee. Deze bestanden worden binnen Moss bewaard voor intern gebruik en worden niet opgenomen in factuurexports.
Kunnen documenten worden verwijderd na het uploaden?
Ja, door admins, boekhouders en de eigenaar van het document.