Workflow om een PO-nummer en pdf te genereren
Keur een aankoopverzoek goed en maak een PO aan
Een goedgekeurd aankoopverzoek (AV) wordt een inkooporder: er wordt een uniek PO-nummer gegenereerd en er kan een pdf worden aangemaakt om naar de leverancier te sturen. Je nieuw aangemaakte PO's verschijnen op het inkoopordertabblad.
Zodra een aankoopverzoek is goedgekeurd, wordt de bijbehorende PO aangemaakt. Het systeem informeert de aanvrager en goedkeurders via e-mail dat het AV is goedgekeurd en geeft je de link naar Moss waar je de pdf kunt genereren.
Tip: Onder 'Instellingen' > 'Notificaties' kun je je e-mailinstellingen bijwerken.
Aanvullende informatie:
Goedkeurders en admins kunnen details van het AV bewerken, waaronder boekhoudvelden en informatie over leveranciers en budgets, voordat ze worden goedgekeurd.
Als een AV een leverancier bevat die nog niet in Moss staat (dat kan als de leverancier via een vrij tekstveld is ingevoerd) dan kan de leverancier alsnog aan Moss worden toegevoegd. Zodra dat is gebeurd, kan het AV door een goedkeurder of admin worden bijgewerkt met de toegevoegde leverancier voordat het wordt goedgekeurd.
Alleen boekhouders kunnen boekhoudvelden bewerken. Ze kunnen dit doen terwijl het verzoek in behandeling is en nadat het is goedgekeurd en omgezet in een inkooporder.
Lees voor meer informatie dit artikel over het goedkeuren van aankoopverzoeken.
Een pdf van een PO genereren
Zodra de inkooporder is aangemaakt, kun je een pdf genereren om naar je leveranciers te sturen. Je kunt de pdf zo aanpassen dat hij voldoet aan de voorwaarden van je organisatie.
De pdf bevat leveranciersgegevens, artikelbeschrijvingen, bedragen, en optioneel een bedrijfslogo.
Standaard wordt de persoon die het aankoopverzoek heeft ingediend als contactpersoon vermeld op de pdf. Dit kan echter worden bijgewerkt of helemaal worden verwijderd voordat de pdf wordt gegenereerd.
Zodra de pdf is aangemaakt, kan hij niet meer worden bewerkt.
Zo genereer je een pdf:
Ga naar 'Procurement' > 'Matchen'.
Selecteer de PO en klik op 'PDF genereren'.
Werk indien nodig de contactpersoon en orderbeschrijving bij.
Download de pdf vanuit het inkooporderscherm.
PO's gebruiken voor het matchen van facturen
Facturen koppelen aan inkooporders
Zodra een factuur is ontvangen, kan deze worden gekoppeld aan een bestaande inkooporder om de inkoopcyclus te voltooien. Er kunnen meerdere facturen aan dezelfde PO worden gekoppeld:
Het systeem maakt gebruik van OCR (Optical Character Recognition) om automatisch PO-nummers uit facturen te halen en deze te matchen met bestaande PO's.
Als er geen PO-nummer wordt gevonden op de factuur, worden metagegevens zoals de naam van de leverancier of het bedrag gebruikt om een bijpassende PO te vinden.
Een factuur aan een PO koppelen:
Open de factuur.
Controleer en bevestig de automatisch gematchte PO's van het systeem. Je kunt een PO ook loskoppelen of handmatig koppelen als dat nodig is.
Je kunt ook de inkooporder zoeken onder 'Procurement' in de app en de factuur(en) ermee matchen.
Tweewegmatching
Nadat een factuur is gekoppeld aan een PO:
De factuur slaat de budgettaire goedkeuringsstap in de facturenworkflow over, omdat deze is voltooid tijdens de AV-goedkeuringsfase.
Als een gematchte factuur het goedgekeurde PO-bedrag overschrijdt, of als de leverancier op de PO anders is dan de leverancier op de factuur, gaat de factuur opnieuw naar de budgettaire goedkeuringsstap voor een nieuwe beoordeling.
De verificatiestap (indien ingeschakeld) wordt ook uitgevoerd als een PO is gekoppeld aan een factuur. Deze stap zorgt voor feitelijke verificatie door driewegmatching, waarbij wordt bevestigd dat de gefactureerde items overeenkomen met wat is geleverd en wat is besteld.
Lees voor meer informatie dit artikel over het factuurmatchingproces.
Je PO's configureren
PO-nummers aanpassen
Organisaties kunnen de nummering van PO's afstemmen op hun interne processen.
Aangepast voorvoegsel: Stel een voorvoegsel in voor alle PO's (bijvoorbeeld 'PO-2025').
Lengte van voorvoegsel: Kies 3-12 alfanumerieke tekens.
Beginnend/volgend nummer: Bepaal de startvolgorde voor PO-nummers/wat het volgende gegenereerde nummer moet zijn.
Stappen om PO-nummers te configureren:
Ga naar 'Instellingen' > 'Procurement' > 'PO-nummer configureren'.
Voer een aangepaste voorvoegsel en beginnend/volgend nummer in.
Sla de wijzigingen op.
Een bedrijfslogo toevoegen aan pdf's
Om PO-pdf's te personaliseren, kun je een bedrijfslogo toevoegen:
Ondersteunde formaten: HEIC, JPEG, JPG, PNG.
Maximale bestandsgrootte: 20 MB.
Stappen om een logo te uploaden:
Ga naar 'Instellingen' > 'Procurement' > 'Bedrijfslogo'.
Upload het logobestand.
Sla de wijzigingen op. Het logo verschijnt op alle gegenereerde pdf's.
FAQ
Kan ik PO-gegevens bewerken na goedkeuring?
Tijdens 'Wacht op goedkeuring' kan alles worden bewerkt. Na goedkeuring kunnen alleen de boekhoudkundige velden, budgettoewijzing, PO-beschrijving en contactpersoon voor op de pdf worden bewerkt.
Wat gebeurt er als er dubbele PO-nummers worden gegenereerd?
Het systeem voorkomt duplicaten door een logboek bij te houden. Als er een conflict ontstaat, wordt je gevraagd om de configuratie aan te passen.
Kunnen goedkeurders de details van aankoopverzoeken bewerken voordat ze ze goedkeuren om er zeker van te zijn dat de details van de inkooporder correct zijn?
Ja.
Kunnen PO's handmatig worden gegenereerd zonder dat er een aankoopverzoek wordt ingediend in Moss?
Nee, maar we overwegen wel om dit in de toekomst mogelijk te maken.
Hoe beheer ik facturen die het goedgekeurde PO-bedrag overschrijden?
Als een factuur het goedgekeurde PO-bedrag met meer dan 25% overschrijdt, gaat deze automatisch naar de budgettaire goedkeuringsstap voor herbeoordeling. Het is op dit moment niet mogelijk om de drempel van 25% te wijzigen.
Hoe kan ik PO's beheren die worden uitgevoerd door meerdere afzonderlijke leveringen/facturen?
Meerdere facturen kunnen worden gekoppeld aan één PO, zodat alle deelleveringen of -facturen worden bijgehouden onder dezelfde PO.
We hebben al een systeem voor het genereren van PO's en bestaande PO-nummers. Hoe kan ik de PO-nummering voortzetten in Moss?
Je kunt zelf het voorvoegsel en het startnummer kiezen voor de volgende PO die wordt aangemaakt in Moss.
Hoe kan ik bestaande inkooporders importeren die zijn gegenereerd voordat ik Moss gebruikte en die nog niet zijn gefactureerd/voldaan? Of hoe kan ik inkooporders importeren uit externe bronnen?
Het is nog niet mogelijk om PO's uit externe bronnen of PO's die zijn gegenereerd voordat Moss werd gebruikt, te importeren. Beide functies staan echter wel op de planning voor toekomstige updates.