Wanneer wordt een inkooporder aangemaakt?
Zodra een aankoopverzoek is goedgekeurd, wordt het een inkooporder met een uniek PO-nummer. Er wordt automatisch een pdf gegenereerd die je kunt downloaden of rechtstreeks vanuit Moss naar de leverancier kunt sturen. Alle nieuw aangemaakte inkooporders verschijnen op het tabblad ‘Inkoop’ > 'Open'.
Wanneer wordt er een pdf van de inkooporder aangemaakt?
Zodra de inkooporder is aangemaakt, wordt er automatisch een pdf-bestand gegenereerd met de contactgegevens van de aanvrager en het adres dat in het leveranciersprofiel is opgeslagen. Als het adres van de leverancier ontbreekt, wordt er geen pdf-bestand gegenereerd en verschijnt er een waarschuwing op het scherm van de inkooporder. De pdf-versie van de PO kan handmatig worden aangemaakt zodra het adres van de leverancier is toegevoegd.
Zodra er een PO-pdf is gemaakt, kan deze opnieuw worden gegenereerd als er wijzigingen in de inkooporder worden aangebracht (alleen admins kunnen een inkooporder bewerken nadat deze is goedgekeurd).
Inkooporders configureren
PO-nummers aanpassen
Organisaties kunnen de nummering van inkooporders zo instellen dat deze aansluit bij hun interne processen:
Aangepast voorvoegsel: stel een voorvoegsel in voor alle inkooporders (bijv. ‘PO-2026’).
Lengte van het voorvoegsel: kies 3-12 alfanumerieke tekens.
Startnummer/volgnummer: definieer de startreeks voor inkoopordernummers/wat het volgende gegenereerde nummer moet zijn.
Stappen voor het instellen van PO-nummers:
Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Crediteurenbeheer’ > ‘Inkooporder’ > ‘PO-nummerformaat’.
Voer een aangepast voorvoegsel en een start- en volgnummer in.
Sla de wijzigingen op.
Een bedrijfslogo toevoegen aan pdf-bestanden
Om PO-pdf's te personaliseren, kan je een bedrijfslogo toevoegen:
Ondersteunde bestandsformaten: HEIC, JPEG, JPG, PNG.
Maximale bestandsgrootte: 20 MB.
Stappen om een logo te uploaden:
Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Crediteurenbeheer’ > ‘Inkooporder’ > ‘Bedrijfslogo’.
Upload het logobestand.
Sla de wijzigingen op. Het logo verschijnt dan op alle gegenereerde pdf’s.
FAQ's
Kan ik de gegevens van een inkooporder nog aanpassen nadat deze is goedgekeurd?
Zolang de status ‘Wacht goedkeuring’ is, kan alles worden bewerkt. Na goedkeuring kunnen alleen admins een inkooporder bewerken.
Wat gebeurt er als er dubbele PO-nummers worden gegenereerd?
Het systeem voorkomt dubbele gegevens door een logboek bij te houden. Als er een conflict ontstaat, word je gevraagd om de configuratie aan te passen.
Kunnen goedkeurders de gegevens van een aankoopverzoek aanpassen voordat ze het goedkeuren, om er zeker van te zijn dat de gegevens van de PO correct zijn?
Ja.
Kunnen inkooporders handmatig worden aangemaakt zonder dat er een aankoopverzoek in Moss is ingediend?
Nee, maar het is iets wat we overwegen om in de toekomst toe te voegen.
We hebben al een systeem voor het aanmaken van PO's en bestaande PO-nummers. Hoe kan ik de PO-nummering in Moss voortzetten?
Je kunt in de instellingen het voorvoegsel en het startnummer kiezen voor de volgende inkooporder die in Moss wordt aangemaakt.