Wanneer je goederen of diensten moet aanschaffen en weet met welke leverancier je wilt werken, kun je inloggen op Moss en makkelijk goedkeuring aanvragen voordat je de aankoop doet.
In Moss kun je 2 soorten verzoeken indienen:
Aankoop van goederen aanvragen
Wanneer medewerkers vaststellen dat ze fysieke goederen moeten aanschaffen en weten met welke leverancier ze willen werken, kunnen ze inloggen op Moss en eenvoudig goedkeuring aanvragen voordat ze tot aankoop overgaan.
Log in op Moss.
Klik op ‘+Nieuw verzoek’ in de linkerbovenhoek, ongeacht op welke pagina je je op dat moment bevindt. Je kunt ook naar ‘Aankopen’ gaan in het functieoverzicht en op ‘+Aankoop aanvragen’ klikken.
Selecteer ‘Aankoop van goederen’ om fysieke goederen aan te vragen. (Of vraag een aankoop van diensten aan)
Kies de leverancier voor de aankoop uit de lijst. Als de leverancier nog niet is opgeslagen, kun je de naam van de leverancier invoeren en op ‘Selecteren...’ klikken in het dropdownmenu.
Voer de reden voor de aankoop in en voeg eventueel ondersteunende documenten bij.
Selecteer het type levering en de verwachte leverdatum(s):
Eén levering - Voor bestellingen waarbij alle artikelen in één keer worden geleverd.
Terugkerende levering - Meerdere leveringen met regelmatige tussenpozen, bijvoorbeeld een koffieabonnement voor je kantoor.
Levering per artikel - Wanneer verschillende artikelen in batches op specifieke data moeten worden geleverd.
Voer een afleveradres en instructies in of selecteer een adres uit je adresboek.
Selecteer de verificateurs die verantwoordelijk zullen zijn voor het bijwerken van de leveringsstatus van de bestelling.
Voer informatie in over de artikelen die je wilt aanvragen.
Voer ten slotte alle boekhoudkundige gegevens in die je bedrijf nodig heeft.
Dien het aankoopverzoek in voor beoordeling door de relevante goedkeurder.
Zodra je aankoopverzoek is goedgekeurd, wordt het een inkooporder met een uniek PO-nummer. Er wordt ook automatisch een pdf-versie van de PO gegenereerd die rechtstreeks vanuit Moss naar de leverancier kan worden gestuurd.
Aankoop van diensten aanvragen
Wanneer medewerkers vaststellen dat er diensten moeten worden aangeschaft en weten met welke leverancier ze willen werken, kunnen ze inloggen op Moss en eenvoudig goedkeuring aanvragen voordat ze tot aankoop overgaan.
Log in op Moss.
Klik op ‘+Nieuw verzoek’ in de linkerbovenhoek, ongeacht op welke pagina je je op dat moment bevindt. Je kunt ook naar ‘Aankopen’ gaan in het functieoverzicht en op ‘+ Aankoop aanvragen’ klikken.
Selecteer ‘Aankoop van diensten' om fysieke goederen aan te vragen. (Of vraag een aankoop van goederen aan)
Kies de leverancier voor de aankoop uit de lijst. Als de leverancier nog niet is opgeslagen, kun je de naam van de leverancier invoeren en op ‘Selecteren...’ klikken in het dropdownmenu.
Voer de reden voor de aankoop in en voeg eventueel ondersteunende documenten bij.
Selecteer het leveringstype:
Doorlopend contract - Voor doorlopende diensten zoals abonnementen, vaste overeenkomsten of maandelijkse terugkerende opdrachten.
Vermeld de begin- en einddatum van het contract.
Voer in de Items-tabel de beschrijving van de contractueel overeengekomen diensten en de totale kosten voor elke dienst in.
Meerdere mijlpalen - Voor projecten met gefaseerde of op mijlpalen gebaseerde werkzaamheden.
Voer de beschrijving van elk te leveren product en de verwachte leverdatum in.
Voer de kosten voor elk te leveren product in.
Voer ten slotte alle boekhoudkundige gegevens in die je bedrijf nodig heeft.
Dien het aankoopverzoek in voor beoordeling door de relevante goedkeurder.
Zodra je aankoopverzoek is goedgekeurd, wordt het een inkooporder met een uniek PO-nummer. Er wordt ook automatisch een pdf-versie van de PO gegenereerd die rechtstreeks vanuit Moss naar de leverancier kan worden gestuurd.
Inkooporders importeren in Moss
Inkooporders die buiten Moss zijn aangemaakt, kunnen worden geïmporteerd door een pdf-bestand naar je inkoop-inbox te mailen of rechtstreeks te uploaden op de pagina 'Documenten-inbox'. Zo kan je organisatie het bestaande inkoopproces behouden en tegelijkertijd die inkooporders koppelen aan facturen in Moss.
Inkooporders importeren in Moss
Om een inkooporder in Moss te importeren, hoef je alleen het e-mailadres van de inbox voor inkooporders in cc te zetten wanneer je je inkooporders naar leveranciers mailt. Het e-mailadres van de inbox vind je bij 'Documenten-inbox' > 'Inkooporders' onder de koptekst van de pagina.
Je kunt de PO-pdf ook op dezelfde pagina uploaden door de bestanden naar de widget ‘Aankopen uploaden’ rechtsboven op de pagina te slepen.
Zodra een PO-pdf is ingediend, haalt Moss de relevante informatie eruit en maakt een inkooporder aan. Geïmporteerde inkooporders slaan de goedkeuringsworkflow in Moss over en krijgen automatisch de status ‘Open’.
Geïmporteerde inkooporders bekijken en bewerken
Geïmporteerde inkooporders zijn vergelijkbaar met inkooporders die in Moss zijn aangemaakt, behalve dat het PO-nummer door een admin kan worden bewerkt. Zo kun je een geïmporteerde inkooporder bekijken en bewerken:
Log in op Moss.
Ga naar ‘Aankopen’ > ‘Open’.
Klik op de gewenste inkooporder.
Controleer de details van de inkooporder om te bevestigen dat de informatie correct is overgenomen.
Om de gegevens te bewerken, klik je op 'Meer' onderaan de pagina en selecteer je ‘PO bewerken’.
Pas eventueel gegevens aan en klik op ‘Opslaan’.