Wie kan kosten toewijzen aan en verwijderen uit een budget?
Elke gebruiker kan een uitgave toewijzen of verwijderen.
Zo wijs je een uitgave toe aan een budget
Kaarttransacties, facturen, declaraties en inkooporders kunnen op twee manieren aan budgets worden toegewezen:
Automatisch
Wanneer je een budget aanmaakt, kun je regels instellen om uitgaven automatisch toe te wijzen. Deze regels kunnen gebaseerd zijn op teams, gebruikers, kaarten, leveranciers, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers. Als een uitgave voldoet aan de vastgestelde criteria, inclusief de transactiedatum, wordt deze automatisch toegewezen aan het juiste budget. Toewijzingen kunnen indien nodig altijd handmatig worden aangepast of verwijderd.
Voorbeeld: Andrea maakt deel uit van het marketingteam in Moss. Het marketingteam heeft een maandelijks budget van 50.000 euro.
Andrea betaalt met een van haar Moss-kaarten.
Andrea dient een factuur in.
Andrea dient een declaratie in.
Andrea vraagt een aankoop aan.
Alle transacties worden automatisch naar het budget 'Marketing' gestuurd.
Handmatig
Toewijzen op basis van bedrag:
Log in op Moss.
Ga naar de transactie die je wilt toewijzen.
Open het transactiescherm.
Klik in ‘Budgets’ op ‘Budgets toewijzen’.
Stel de ‘Toewijzen op’-schuifknop in op ‘Bedrag’.
Kies het budget uit het dropdownmenu.
Voer het bedrag in dat je aan dit budget wilt toewijzen (maximaal het totale
bedrag van de transactie).
Klik op ‘Opslaan’.
Toewijzen op basis van percentage:
Log in op Moss.
Ga naar de transactie die je wilt toewijzen.
Open het transactiescherm.
Klik in ‘Budgets’ op ‘Budgets toewijzen’.
Stel de ‘Toewijzen op’-schuifknop in op ‘Percentage’.
Vink het vakje ‘Toewijzing gelijk verdelen’ aan (optioneel). Hierdoor wordt de transactie gelijk verdeeld over alle geselecteerde budgets.
Kies het budget uit het dropdownmenu van de cel.
Voer het percentage van het totaal in dat je aan dit budget wilt toewijzen (maximaal 100%).
Klik op ‘Opslaan’.
Kosten verdelen over verschillende budgets
Automatisch over periodes verdelen
Transacties kunnen automatisch over meerdere budgetperiodes worden verdeeld. Dit kan door meerdere service- of leverdata te definiëren en de transactieparameters te bepalen die overeenkomen met de regels voor automatische toewijzing van een budget:
Kaarttransacties en facturen kunnen automatisch aan meerdere periodes van een terugkerend budget worden toegewezen door ‘Uitgestelde kosten’ te selecteren in het transactiepaneel en een vrijgaveplan te bepalen.
Inkooporders met meerdere leverdata worden toegewezen aan de budgetperiodes die overeenkomen met die data.
Declaraties kunnen alleen handmatig aan meerdere budgetperiodes worden toegewezen.
Facturen
Voorbeeld: Het budget ‘Marketing’ is een budget dat elke maand terugkomt en op de eerste van de maand begint. Alle transacties met de kostenplaats ‘Marketing’ moeten automatisch naar dit budget gaan.
Er wordt een factuur van € 1.200,00 voor een jaarlijks SaaS-abonnement geüpload naar Moss.
De persoon die de factuur controleert, voert de serviceperiode voor de factuur in: 1 januari t/m 31 december.
Moss maakt een vrijgaveplan voor de factuur aan: € 100,00 op de laatste dag van elke maand.
De kostenplaats voor deze factuur wordt ingesteld op ‘Marketing’.
Moss verdeelt de € 100,00 van elke vrijgave over elke periode (kalendermand) van het ‘Marketing’-budget.
Inkooporders
Een inkooporder wordt automatisch verdeeld over meerdere budgetperiodes wanneer:
De parameters van de inkooporder passen bij de regels voor automatische toewijzing van het budget;
en als de inkooporder meerdere leverdata heeft, zoals in de volgende gevallen:
Een aankoop van goederen met terugkerende levering.
Een aankoop van goederen met verschillende leverdata per regelitem.
Een aankoop van diensten voor een doorlopend contract (begin- en einddatum).
Een aankoop van diensten voor een project met meerdere mijlpalen.
Voorbeeld: Een aankoop van goederen voor koffiebonen heeft een vaste leverdatum op de 5e van elke maand.
De kosten van de goederen zijn € 120,00 per levering.
De PO wordt toegewezen aan de kostenplaats ‘Officemanagement’.
Een terugkerend maandelijks budget ‘Officemanagement’ omvat alle transacties met kostenplaats ‘Officemanagement’.
Aan elke periode (kalendermaand) van het budget ‘Officemanagement’ wordt automatisch € 120,00 toegewezen.
Voorbeeld: Een aankoop van goederen voor bouwmaterialen omvat meerdere artikelen die in twee partijen worden geleverd.
De eerste levering vindt plaats in januari en heeft een totale waarde van € 5.000,00.
De tweede levering vindt plaats in februari en heeft een totale waarde van € 3.000,00.
De PO wordt toegewezen aan de kostenplaats ‘Materialen’.
Een terugkerend maandelijks budget ‘Materialen’ omvat alle transacties met kostenplaats ‘Materialen’.
€ 5.000,00 wordt automatisch toegewezen aan de periode januari van het budget ‘Materialen’.
€ 3.000,00 wordt automatisch toegewezen aan de periode februari van het budget ‘Materialen’.
Voorbeeld: Een aankoop van diensten voor een jaarlijks SaaS-abonnement (doorlopend contract)
Het SaaS-abonnement loopt van 1 januari t/m 31 december en de totale kosten bedragen € 24.000,00.
Een terugkerend maandelijks budget ‘Marketing’ omvat alle transacties met kostenplaats ‘Marketing’.
De PO wordt toegewezen aan kostenplaats ‘Marketing’.
Er wordt automatisch € 2.000,00 toegewezen aan elke maand van het budget ‘Marketing’.
Voorbeeld: Een aankoop van diensten voor een project met meerdere mijlpalen heeft twee regelitems met verschillende leverdata.
Mijlpaal 1 met leverdatum in januari en kosten van € 1.000,00.
Mijlpaal 2 met leverdatum in februari en kosten van € 2.000,00.
Een terugkerend maandelijks budget ‘Marketing’ omvat alle transacties met kostenplaats ‘Marketing’.
De PO wordt toegewezen aan kostenplaats ‘Marketing’.
€ 1.000,00 wordt automatisch toegewezen aan de periode januari van het budget ‘Marketing’.
€ 2.000,00 wordt automatisch toegewezen aan de periode februari van het budget ‘Marketing’.
Handmatig over periodes verdelen
Toewijzen op basis van bedrag:
Log in op Moss.
Ga naar de transactie die je wilt toewijzen.
Open het transactiescherm.
Klik in ‘Budgets’ op ‘Budgets toewijzen’.
Stel de schuifknop ‘Toewijzen op’ in op ‘Bedrag’.
Kies het budget en de periode die je wilt toewijzen in het dropdownmenu van de cel.
Voer het bedrag in dat je wilt toewijzen (tot het totaal van de betaling).
Klik op ‘Budget toevoegen’ en kies hetzelfde budget en een andere periode in het dropdownmenu.
Voer het bedrag in dat je aan die budgetperiode wilt toewijzen.
Herhaal de bovenstaande stappen.
Klik op ‘Opslaan’.
Toewijzen op basis van percentage:
Log in op Moss.
Ga naar de transactie die je wilt toewijzen.
Open het transactiescherm.
Klik in ‘Budgets’ op ‘Budgets toewijzen’.
Stel de schuifknop ‘Toewijzen op’ in op ‘Percentage’.
Vink het vakje ‘Toewijzing gelijk verdelen’ aan (optioneel), zodat de transactie gelijk wordt verdeeld over alle gekozen budgets.
Kies het budget en de periode uit het dropdownmenu van de cel.
Voer het percentage van het totaal in dat je aan dit budget wilt toewijzen (maximaal 100%).
Klik op ‘Budget toevoegen’ en kies hetzelfde budget en een andere periode uit het dropdownmenu.
Voer het bedrag in dat je aan die budgetperiode wilt toewijzen.
Herhaal de bovenstaande stappen.
Klik op ‘Opslaan’.
Automatisch over budgets verdelen
Moss ondersteunt de toewijzing van gesplitste uitgaven aan meerdere budgets. Een uitgave die in meerdere regelitems is gesplitst, wordt toegewezen aan de budgets die overeenkomen met de parameters die voor elk regelitem zijn ingesteld. Deze toewijzingen kunnen indien nodig handmatig worden verwijderd of bewerkt.
Voorbeeld: Een factuur van € 1.000,00 is opgesplitst in twee regelitems:
Regelitem A hoort bij kostenplaats ‘Marketing’ en is € 500,00.
€ 500,00 gaat naar het budget ‘Marketing’ (automatische toewijzingsregel 'Kostenplaats = Marketing’).
Regelitem B is gekoppeld aan kostenplaats ‘Product’ en i € 500,00.
€ 500,00 wordt toegewezen aan budget ‘Product’ (automatische toewijzingsregel 'Kostenplaats = Product’)
Handmatig over budgets verdelen
Toewijzen op basis van bedrag:
Log in op Moss.
Ga naar de transactie die je wilt toewijzen.
Open het transactiescherm.
Klik in ‘Budgets’ op ‘Budgets toewijzen’.
Stel de schuifknop ‘Toewijzen op’ in op ‘Bedrag’.
Kies het budget uit het dropdownmenu van de cel.
Voer het bedrag in dat je wilt toewijzen (tot het totale bedrag van de transactie).
Klik op ‘Budget toevoegen’ en kies een ander budget uit het dropdownmenu.
Voer het bedrag in dat je aan dat budget wilt toewijzen.
Herhaal de bovenstaande stappen.
Klik op ‘Opslaan’.
Toewijzen op basis van percentage:
Log in op Moss.
Ga naar de transactie die je wilt toewijzen.
Open het transactiescherm.
Klik in ‘Budgets’ op ‘Budgets toewijzen’.
Stel de schuifknop ‘Toewijzen op’ in op ‘Percentage’.
Vink het vakje ‘Toewijzing gelijk verdelen’ aan (optioneel). Hierdoor wordt de transactie gelijk verdeeld over alle geselecteerde budgets.
Kies het budget uit het dropdownmenu van de cel.
Voer het percentage van het totaal in dat je aan dit budget wilt toewijzen (maximaal 100%).
Klik op ‘Budget toevoegen’ en kies een ander budget uit het dropdownmenu.
Voer het bedrag in dat je aan dat budget wilt toewijzen.
Herhaal de bovenstaande stappen.
Klik op ‘Opslaan’.
De automatische toewijzing van budgets opnieuw instellen
Moss wijst transacties automatisch toe aan budgets op basis van de regels die je hebt ingesteld toen je het budget maakte. Deze regels worden geactiveerd als er iets verandert in de boekhoudkundige details van een transactie.
Als bijvoorbeeld de kostenplaats van een transactie wordt veranderd van 'Marketing' naar 'Product', dan wijst Moss de transactie automatisch toe aan een budget dat gekoppeld is aan de kostenplaats 'Product'.
Als je een automatisch gedane budgettoewijzing later handmatig aanpast (bijvoorbeeld door het toegewezen bedrag te veranderen), wordt de automatische toewijzing voor die transactie gedeactiveerd. Vanaf dat moment zorgen verdere wijzigingen aan de transactie niet meer voor een automatische herverdeling.
Om een handmatige bewerking ongedaan te maken en automatische toewijzing weer in te schakelen, klik je op ‘Toewijzing resetten’ in het scherm ‘Budgets toewijzen’.
Een uitgave uit een budget verwijderen
Als je een uitgave aan een budget hebt gekoppeld en niet meer wilt dat die van dat budget wordt afgetrokken, kun je hem makkelijk verwijderen.
Optie 1: In de budgetinstellingen
In het budgetpaneel zie je de secties ‘Uitgegeven’ en ‘Aankomend’. Daar kun je uitgaven uit het budget verwijderen door met de muis over een uitgave te gaan en op de ‘x’ te klikken.
Optie 2: In het uitgave- of inkooporderpaneel
In elke uitgavepaneel vind je een gedeelte 'Budgets'. Klik op ‘Budgets toewijzen’ en verwijder het gewenste budget door op het prullenbakje te klikken. Je kunt ook op ‘Alle toewijzingen verwijderen’ klikken.