Voor elk budget dat je aanmaakt, wordt het totale bedrag onderverdeeld in:

Kaarttransacties worden als uitgegeven beschouwd zodra de transactie is uitgevoerd. Dat betekent dat zelfs als een transactie in Moss de status ‘in behandeling’ heeft, deze in het budget toch als ‘uitgegeven’ wordt gezien.

De betaaldatum wordt gebruikt om de transactie aan de juiste budgetperiode toe te wijzen.

Facturen worden als uitgegeven beschouwd wanneer ze goedgekeurd, betaald of gemarkeerd zijn als betaald. Als de betaaldatum beschikbaar is, wordt deze gebruikt om de factuur aan de juiste budgetperiode toe te wijzen. Als de betaaldatum niet beschikbaar is, wordt de vervaldatum gebruikt. Als die ook ontbreekt, wordt de factuurdatum gebruikt.

Facturen worden als aankomend beschouwd wanneer ze bij Moss worden ingediend. Als de vervaldatum beschikbaar is, wordt deze gebruikt om de factuur aan de juiste budgetperiode toe te wijzen. Zo niet, dan wordt de factuurdatum gebruikt.

Declaraties worden als uitgegeven beschouwd zodra ze naar de status Klaar voor export zijn verplaatst. Als de betaaldatum beschikbaar is, wordt deze gebruikt om de declaratie aan de juiste budgetperiode toe te wijzen, anders wordt de indieningsatum gebruikt.

Declaraties worden als aankomend beschouwd wanneer ze zijn ingediend voor controle en goedkeuring, maar nog niet klaar zijn voor export. De indieningsdatum wordt gebruikt om de declaratie aan de juiste budgetperiode toe te wijzen.

Elke declaratie die zich in de ontwerp-, afgewezen, ingetrokken of verwijderde staat bevindt, wordt uitgesloten uit het budget.

Een aan een budget toegewezen inkooporderbedrag wordt altijd als ‘in behandeling’ beschouwd. Door de invoering van gesplitste budgettoewijzingen is het niet mogelijk om automatisch te bepalen welk deel van een aan een budget toegewezen inkooporder moet worden vervangen door de gekoppelde factuur. Daarom worden, wanneer een factuur aan een inkooporder wordt gekoppeld, de regels voor automatische budgettoewijzing niet op de factuur toegepast. Zo worden dubbele budgettoewijzingen voorkomen. Budgetmanagers moeten de inkoopordertoewijzingen handmatig verwijderen en vervangen door de bijbehorende facturen.

Het afgetrokken bedrag hangt af van of je ervoor hebt gekozen om de budgetberekeningen inclusief btw (brutobedragen) of exclusief btw (nettobedragen) te laten uitvoeren.