Als in Moss een factuur en een aankoopverzoek aan elkaar zijn gekoppeld maar aan verschillende budgets zijn toegewezen, krijg je mogelijk de volgende waarschuwing te zien: 'Factuur en bijbehorende PO zijn toegewezen aan verschillende budgets'.
Waarom is deze waarschuwing belangrijk?
Het belangrijkste doel van deze waarschuwing is om mogelijke afwijkingen in de budgetrapportage te voorkomen. Wanneer een inkooporder en de bijbehorende factuur aan verschillende budgets zijn gekoppeld, kunnen de volgende problemen optreden:
Dubbele telling: één aankoop kan twee keer worden geteld. Eenmaal wanneer de inkooporder wordt goedgekeurd en nogmaals wanneer de factuur wordt verwerkt. Dit kan leiden tot te hoge uitgaven of een onjuiste budgettoewijzing.
Onjuiste budgettracering: aankopen worden mogelijk niet correct aan het juiste budget toegewezen, waardoor het moeilijk is om je werkelijke uitgaven af te zetten tegen de geplande toewijzing.
Wat moet je doen als je deze waarschuwing ziet?
Als je deze waarschuwing ziet in het zijpaneel van de inkooporder of de factuur, kun je de volgende stappen volgen:
Controleer de budgets van het aankoopverzoek en de factuur: Controleer de budgetten die aan zowel de inkooporder als de factuur zijn toegewezen. Ga na of ze aan hetzelfde budget moeten worden gekoppeld.
Pas de budgettoewijzing indien nodig aan: als de factuur en de inkooporder onder hetzelfde budget vallen, pas dan de budgettoewijzing voor de inkooporder of de factuur aan, zodat alles klopt.