Zodra de factuurgegevens zijn bevestigd tijdens de boekhoudkundige controle en de factuur is gekoppeld aan het bijbehorende aankoopverzoek, controleert Moss op onjuistheden om de optimale goedkeuringsflow te bepalen.
Automatische goedkeuring van facturen
Als het bedrag van de factuur niet hoger is dan het oorspronkelijk aangevraagde bedrag, wordt de factuur automatisch goedgekeurd, omdat de uitgave vooraf al was goedgekeurd. De factuur gaat direct van 'Controleren' naar 'Betalen' of 'Exporteren' (afhankelijk van je Moss-instellingen) en het tabblad 'Goedkeuren' wordt overgeslagen.
Bovendien moeten de leverancier en het team van de factuur en het aankoopverzoek overeenkomen.
Als aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan, moet de factuur handmatig worden goedgekeurd. Alleen op die manier worden overbesteding of andere afwijkingen voorkomen en worden eventuele afwijkingen uitdrukkelijk goedgekeurd door de relevante betrokkenen.
Handmatige goedkeuring van facturen
Als het bedrag van de factuur daarentegen hoger is dan het bedrag van het aankoopverzoek, moet de factuur het goedkeuringsproces doorlopen. Zo wordt het verschil gecontroleerd en bevestigd door de relevante goedkeurder.