Zodra een aankoop is aangevraagd, wordt deze volgens de goedkeuringsregels voor inkooporders doorgestuurd naar de juiste goedkeurder. Voordat de aankoop bij de leverancier wordt bevestigd, kunnen de goedkeurders de aankoop controleren en formeel goedkeuren, afwijzen, of om aanvullende informatie te vragen. Goedkeurders kunnen ook zien wat de gevolgen van een aankoopverzoek zijn voor het budget voordat ze het goedkeuren.
Een aankoopverzoek goedkeuren/betwisten/afwijzen
Log in op Moss.
Klik in ‘Mijn Moss’ op ‘Alles tonen’ in de widget ‘Mijn taken’ en klik vervolgens op het tabblad 'Goedkeuren’. Je kunt ook naar ‘Verzoeken’ gaan in het hoofdmenu.
Selecteer het aankoopverzoek dat je wilt bekijken. Als je het aankoopverzoek niet kunt vinden, kun je de filters gebruiken.
Controleer alle beschikbare informatie en klik op ‘Goedkeuren’ als je toestemming wilt geven voor het aankoopverzoek.
Je kunt ook op ‘Betwisten’ klikken als je het verzoek met aanvullende vragen terug wilt sturen naar de indiener.
Als je het verzoek wilt afwijzen, klik je op ‘Betwisten’, vink je het selectievakje aan en klik je op ‘Definitief afwijzen’.
Sommige velden kunnen door goedkeurders worden bewerkt. Je kunt de wijzigingen zelf aanbrengen en het vervolgens goedkeuren of terugsturen naar de indiener voor aanpassing.
Hoe worden aankoopverzoeken doorgestuurd voor goedkeuring?
Admins kunnen onder ‘Instellingen’ > ‘Goedkeuringsregels’ goedkeuringsregels instellen voor inkooporders. Indien nodig kunnen aankoopverzoeken ook vanuit het venster ‘Aankoop’ naar andere Moss-gebruikers worden doorgestuurd ter goedkeuring.