Hoe vaak heb je finance teams al niet horen klagen over hun gebrek aan overzicht over toegezegde uitgaven? Of over onverwachte facturen voor uitgaven die niet formeel zijn goedgekeurd?
Aankoopverzoeken zijn ontwikkeld om deze problemen aan te pakken. Ze creëren een formeel en transparant proces in Moss om alle factuuruitgaven goed te keuren voordat ze worden toegezegd. Daardoor komen controllers en financiële planners niet voor last-minute verrassingen te staan.
De aankoopverzoekflow bestaat uit 5 eenvoudige stappen ⬇️
De levenscyclus van een aankoopverzoek
Een aankoopverzoek indienen
Als eerste moet een aankoopverzoek worden ingediend.
Wanneer medewerkers goederen of diensten willen aanschaffen en weten met welke leverancier ze willen werken, kunnen ze inloggen op Moss en eenvoudig goedkeuring aanvragen voordat ze tot aankoop overgaan.
Een aankoopverzoek goedkeuren, afwijzen of betwisten.
Zodra een aankoopverzoek is ingediend, wordt het naar de relevante goedkeurder gestuurd aan de hand van het bestaande goedkeuringsbeleid voor factuuruitgaven.
Voordat de aankoop wordt toegezegd aan de leverancier, krijgt de betreffende goedkeurder de gelegenheid om deze te bekijken en formeel goed te keuren, af te wijzen of te betwisten als er meer details nodig zijn.
Een factuur uploaden
Zodra de gekochte goederen of diensten zijn geleverd, moet de bijbehorende factuur van de leverancier worden geüpload naar Moss. Dat kan handmatig worden gedaan of door de factuur door te sturen naar je factuur-inbox, zodat de betaling kan plaatsvinden.
Een factuur koppelen aan een aankoopverzoek
Na het uploaden van de factuur probeert Moss hem automatisch te koppelen aan het bijbehorende aankoopverzoek op basis van een aantal gemeenschappelijke velden.
Facturen van aankoopverzoeken goedkeuren (optioneel)
Zodra de factuurgegevens zijn bevestigd tijdens de boekhoudkundige controle en de factuur is gekoppeld aan het bijbehorende aankoopverzoek, kijkt Moss of er discrepanties zijn om de optimale goedkeuringsflow te bepalen.
Een aankoopverzoek sluiten
Nadat een aankoopverzoek is gekoppeld aan een factuur en er is bevestigd dat er geen extra facturen komen voor die specifieke aankoop, kan het aankoopverzoek worden gesloten.
Extra informatie:
Aankoopverzoeken met nieuwe leveranciers
Wanneer gebruikers een aankoopverzoek indienen, moeten ze de leverancier specificeren. Als ze met een nieuwe leverancier willen werken in plaats van een bestaande, kunnen ze die handmatig invoeren in het leveranciersveld van het aankoopverzoek.
Deze nieuwe leverancier wordt echter niet opgeslagen als een leverancier in Moss, omdat leveranciersbeheer de verantwoordelijkheid is van het finance team. De nieuwe leverancier moet dus door het finance team worden aangemaakt in Moss wanneer de eerste factuur wordt ingediend.
De mogelijke statussen van aankoopverzoeken
Aan de hand van de goedkeuringsstatus van een aankoopverzoek, die zowel zichtbaar is in de tabellen als in de zijpanelen, kun je de aankoopverzoeken van je organisatie van aanmaak tot afsluiting volgen.
Ontwerp: AV aangemaakt, maar nog niet ingediend.
Wacht op goedkeuring: AV ingediend en wacht op goedkeuring.
Ingetrokken: AV ingetrokken door de indiener tijdens het wachten op goedkeuring - eindstatus.
Goedgekeurd: AV vrijgegeven door de relevante goedkeurder(s).
Afgewezen: AV afgewezen door de relevante goedkeurder(s).
Betwist: AV door de goedkeurder teruggestuurd naar de indiener voor meer informatie.
Gesloten: AV gesloten – eindstatus.
Bovendien kun je, zodra een aankoopverzoek is goedgekeurd, aan de hand van de uitgavenstatus de levering van goederen en diensten en het matchingsproces van je aankoopverzoek met de relevante factuur volgen:
Wacht op levering: goederen of diensten nog niet geleverd, wachten op de bijbehorende factuur.
Late factuur: goederen of diensten geleverd, maar nog geen factuur.
Gefactureerd: goederen of diensten geleverd en factuur gekoppeld aan aankoopverzoek.
