Hoe vaak heb je finance teams al niet horen klagen over hun gebrek aan overzicht over toegezegde uitgaven? Of over onverwachte facturen voor uitgaven die niet formeel zijn goedgekeurd?
Aankoopverzoeken zijn ontwikkeld om deze problemen aan te pakken. Ze creëren een formeel en transparant proces in Moss om alle factuuruitgaven goed te keuren voordat ze worden toegezegd. Daardoor komen controllers en financiële planners niet voor last-minute verrassingen te staan.
De aankoopverzoekflow bestaat uit 5 eenvoudige stappen ⬇️
De levenscyclus van een aankoopverzoek
Een aankoopverzoek indienen
Als eerste moet een aankoopverzoek worden ingediend.
Wanneer medewerkers goederen of diensten willen aanschaffen en weten met welke leverancier ze willen werken, kunnen ze inloggen op Moss en eenvoudig goedkeuring aanvragen voordat ze tot aankoop overgaan.
Een aankoopverzoek goedkeuren, afwijzen of betwisten.
Zodra een aankoopverzoek is ingediend, wordt het naar de relevante goedkeurder gestuurd aan de hand van het bestaande goedkeuringsbeleid voor factuuruitgaven.
Voordat de aankoop wordt toegezegd aan de leverancier, krijgt de betreffende goedkeurder de gelegenheid om deze te bekijken en formeel goed te keuren, af te wijzen of te betwisten als er meer details nodig zijn.
Een factuur uploaden
Zodra de gekochte goederen of diensten zijn geleverd, moet de bijbehorende factuur van de leverancier worden geüpload naar Moss. Dat kan handmatig worden gedaan of door de factuur door te sturen naar je factuur-inbox, zodat de betaling kan plaatsvinden.
Een factuur koppelen aan een aankoopverzoek
Na het uploaden van de factuur probeert Moss hem automatisch te koppelen aan het bijbehorende aankoopverzoek op basis van een aantal gemeenschappelijke velden.
Facturen van aankoopverzoeken goedkeuren (optioneel)
Zodra de factuurgegevens zijn bevestigd tijdens de boekhoudkundige controle en de factuur is gekoppeld aan het bijbehorende aankoopverzoek, kijkt Moss of er discrepanties zijn om de optimale goedkeuringsflow te bepalen.
Een aankoopverzoek sluiten
Nadat een aankoopverzoek is gekoppeld aan een factuur en er is bevestigd dat er geen extra facturen komen voor die specifieke aankoop, kan het aankoopverzoek worden gesloten.
Extra informatie: