Waarom de stap 'Verifiëren' activeren in de facturenworkflow?
De stap 'Verifiëren' is handig als je specifieke medewerkers facturen individueel wilt laten controleren, omdat:
Leveranciers facturen rechtstreeks naar het finance team sturen en niet naar de ontvangers van hun diensten/goederen.
De ontvanger van de diensten/goederen van de leverancier niet altijd de manager is van de gerelateerde kostenplaats.
Uitgaven vooraf worden goedgekeurd als aankoopverzoeken, maar je toch wilt controleren of de geleverde artikelen overeenkomen met wat er besteld en gefactureerd is.
Waarin verschilt de stap ‘Verifiëren’ van ‘Controleren’ en ‘Goedkeuren’?
Er zijn 3 stappen in het factuurverificatieproces:
Controleren: compliance-controle op naleving van wetgeving en beleid.
Verifiëren: feitelijke controle van artikelen aan de hand van bestellingen en leveringen.
Goedkeuren: budgettaire goedkeuring van legitieme uitgaven.
De stap ‘Controleren’
In de stap 'Controleren' wordt de compliance van een factuur beoordeeld: bevat de ingediende factuur alle informatie die nodig is om te voldoen aan de wetgeving en het bedrijfsbeleid?
Opmerking:
Alleen admins of boekhouders kunnen een factuur controleren.
Elke factuur moet de stap 'Controleren' doorlopen, deze kan niet worden overgeslagen.
De stap ‘Verifiëren’
In de stap 'Verifiëren' wordt de feitelijke verificatie van een factuur uitgevoerd. De ontvanger van de dienst of goederen wordt gevraagd om te controleren of de factuur overeenkomt met wat er besteld en geleverd is.
Opmerking:
De verificateur van een bepaalde factuur wordt handmatig geselecteerd door de admin of boekhouder in de stap 'Controleren’.
De verificateur kan ook worden gevraagd om aan te geven van welke kostenplaats/afdelingsbudget de factuurbetaling moet worden afgetrokken. Dit kan bepalen wie wordt gevraagd om de stap 'Goedkeuren' uit te voeren.
De stap 'Verifiëren' kan volledig worden geactiveerd of gedeactiveerd in de instellingen voor de facturenworkflow.
Zelfs als de stap 'Verifiëren' is geactiveerd, kan een factuur de stap 'Verifiëren' overslaan door het veld ‘Verificateur’ leeg te laten tijdens de stap 'Controleren'.
De stap ‘Goedkeuren’
In de stap 'Goedkeuren' wordt de budgettaire goedkeuring van een factuur uitgevoerd: de verantwoordelijke(n) bevestigen dat de factuur een legitieme zakelijke uitgave is die zij vooraf hebben goedgekeurd en waarvoor zij budget hebben vrijgemaakt.
Opmerking:
Wie een factuur moet goedkeuren, wordt bepaald door je goedkeuringsbeleid.
Je goedkeuringsbeleid kan bepalen dat de stap 'Goedkeuren' moet worden overgeslagen voor facturen die aan bepaalde criteria voldoen, bijvoorbeeld als ze onder een bepaald bedrag liggen.
De stap 'Goedkeuren' wordt overgeslagen als de factuur overeenkomt met het aankoopverzoek waaraan het gekoppeld is.
De stap ‘Goedkeuren’ deactiveren
Admins kunnen een goedkeuringsbeleid instellen om facturen onder een bepaalde drempel vrij te stellen van goedkeuring. Door deze drempel op een hoog bedrag te zetten, kunnen alle facturen de stap 'Goedkeuren' overslaan. Het volledig uitschakelen van de stap 'Goedkeuren' wordt momenteel echter niet ondersteund in de applicatie.
Hoe werkt de factuurverificatie?
Hoe kan de verificateur voor elke factuur worden geselecteerd?
De persoon of personen die de feitelijke verificatie van de factuur moeten uitvoeren, worden ingevoerd in het veld 'Verificateur' door de persoon die de stap ' Controleren' uitvoert.
Als je niet zeker weet welke van de mogelijke verificateurs je moet kiezen, kun je meerdere gebruikers selecteren. Dit stuurt een verificatieverzoek naar alle gebruikers. Slechts één gebruiker hoeft te verifiëren – degene die als eerste verifieert.
Als het veld Verificateur leeg wordt gelaten, wordt niemand gevraagd om de factuur te verifiëren en wordt de stap 'Verifiëren' overgeslagen.
Kan de verificateur automatisch worden geselecteerd op basis van wie de leverancier is?
Ja. Elke leverancier kan een standaardverificateur krijgen. Wanneer een factuur wordt gecontroleerd, wordt het verificatieveld dan vooraf ingevuld met de gebruiker die is geselecteerd als de standaardverificateur voor de leverancier. Wanneer je een verificateur invoert voor een factuur van een leverancier die nog geen standaardverificateur heeft, krijg je de optie om de ingevoerde verificateur als standaardverificateur voor die leverancier in te stellen.
Je kunt ook naar ‘Instellingen’ > ‘Boekhouding’ > ‘Leveranciers’ gaan, een leverancier selecteren en onder ‘Boekhouding’ hun standaardvelden instellen.
Kan de verificateur automatisch worden geselecteerd op basis van wie het aankoopverzoek heeft ingediend waaraan de factuur is gekoppeld?
Ja. Wanneer een factuur is gekoppeld aan een aankoopverzoek, wordt het verificateursveld vooraf ingevuld met de gebruiker die het gekoppelde aankoopverzoek heeft ingediend. Als het verificatieveld al was ingevuld voordat de factuur aan het aankoopverzoek werd gekoppeld, blijft de waarde in het verificateursveld hetzelfde.
Wat als degene die de factuur heeft ingediend ook degene is die de factuur moet verifiëren?
In dit geval wordt de verificatiestap overgeslagen, omdat we ervan uit kunnen gaan dat de gebruiker de factuur al heeft geverifieerd.
Kunnen we de verificatiestap overslaan voor bepaalde facturen?
Ja, laat dan het veld 'Verificateur' gewoon leeg.
Hoe weet de verificateur dat hij/zij een factuur moet verifiëren?
Zodra een verificateur is geselecteerd en de factuur door de controle komt, ontvangt (ontvangen) de geselecteerde verificateur(s) een e-mail wanneer de factuur nog geverifieerd moet worden. Als de factuur na de eerste dag nog moet worden gecontroleerd, wordt het verzoek opgenomen in de dagelijkse samenvattingsmail die Moss verstuurt naar medewerkers met openstaande taken.
Hoe kan de verificateur de factuur bekijken die hij moet verifiëren?
Verificateurs kunnen de factuur rechtstreeks openen via een link in de e-mail of door te gaan naar ‘Facturen’ > ‘Verifiëren’ of ‘Mijn Moss’ > ‘Goedkeuren’.
Hoe bevestigt de verificateur dat de factuur correct is?
Als de verificateur vindt dat de factuur correct is, klikt hij/zij gewoon op ‘Bevestigen’. Daarna verlaat de factuur de stap ‘Verifiëren’ en gaat hij verder in de workflow.
Wat gebeurt er als de verificateur merkt dat de items op de factuur niet overeenkomen met wat er besteld of geleverd is?
Verificateurs kunnen een factuur 'betwisten'. Dit geeft ze de optie om de factuur terug te sturen met een opmerking. De factuur wordt dan teruggeplaatst naar ’Controleren’ met de status ‘Controle nodig’ en de opmerking wordt gemarkeerd met het label ‘Wijziging aangevraagd’. Vanaf dit punt kun je contact opnemen met de leverancier over de discrepantie.
Kan de verificateur de factuur toewijzen aan de juiste kostenplaats, het juiste team, het juiste budget of het juiste aankoopverzoek?
Ja. Als dit is ingeschakeld in de workflowinstellingen voor facturen, kunnen verificateurs de relevante kostenplaats, het team, budget, aankoopverzoek en andere boekhoudkundige velden invoeren. Houd er rekening mee dat admins en boekhouders deze gegevens nog steeds kunnen wijzigen na de verificatiestap als je dit wilt toestaan.
De boekhoudkundige informatie die door de verificateur is ingevoerd, wordt gebruikt om te helpen bepalen wie de budgetgoedkeuring moet uitvoeren volgens het goedkeuringsbeleid voor facturen.
Wat gebeurt er als de factuur naar de verkeerde persoon is gestuurd?
Als de factuur naar de verkeerde persoon wordt gestuurd, moet deze eerst terug naar de stap 'Controleren', zodat een andere verificateur kan worden geselecteerd.
Verificateurs, admins en boekhouders kunnen allemaal een factuur terugplaatsen naar de stap 'Controleren' wanneer deze zich in de stap 'Verifiëren' bevindt.
Verificateurs kunnen een factuur 'betwisten'. Dit geeft ze de optie om de factuur terug te sturen met een opmerking. De factuur wordt dan teruggeplaatst naar ’Controleren’ met de status ‘Controle nodig’ en de opmerking wordt gemarkeerd met het label ‘Wijziging aangevraagd’.
Admins en boekhouders zien op elke factuur een knop 'Terugplaatsen naar Controleren'.
Als een factuur al door de stap 'Verifiëren' is gekomen en zich in de stap 'Goedkeuren' of 'Exporteren' bevindt, kan deze nog steeds ter controle worden teruggestuurd. Als dat het geval is en een van de eerder geselecteerde verificateurs moet dezelfde factuur opnieuw verifiëren, dan wordt de stap 'Verifiëren' overgeslagen, omdat de factuur al is geverifieerd. Als er een andere verificateur wordt geselecteerd, wordt de factuur opnieuw gecontroleerd. Omdat we meerdere verificateurs kunnen hebben: als een van de verificateurs de factuur eerder heeft geverifieerd, wordt de verificatiestap overgeslagen. Als geen van de verificateurs de factuur eerder heeft geverifieerd, vindt de verificatiestap opnieuw plaats.
Wat gebeurt er als de persoon naar wie de factuur is gestuurd afwezig is?
Als de verificateur afwezig is en een vervanger voor hem/haar is toegewezen, dan krijgt de vervanger ook het verificatieverzoek en kan hij de factuur verifiëren. Admins en boekhouders kunnen zien of de verificateur afwezig is en aan wie de factuur is overgedragen in het verificatiegedeelte van de detaillade.
Hoe zie je welke facturen nog moeten worden geverifieerd?
Het tabblad 'Verifiëren' in de factuurmodule toont en telt alle facturen die nog moeten worden geverifieerd. Op het tabblad 'Alle' wordt de factuurstatus weergegeven en kan een statusfilter worden toegepast om alleen facturen weer te geven die nog moeten worden geverifieerd.
De verificatiestatus wordt opgenomen in de factuurtabellen, detaillades en de CSV-exports.
Als een factuur is geverifieerd, verschijnt deze niet meer op het tabblad 'Verifiëren'. In plaats daarvan is de factuur te vinden in de volgende stap van de workflow die betrekking heeft op de status (goedkeuren, exporteren, betalingen) of in het gedeelte 'Alle' van de factuurmodule.
Hoe kunnen we vaststellen wie is gevraagd om een factuur te verifiëren?
De verificateurs van een factuur staan in de kolom 'Verificateur' van de factuurtabel, in de factuurdetaillade en in CSV-exports. Wanneer een factuur is geverifieerd, is de naam van de persoon die de factuur heeft geverifieerd zichtbaar in de kolom ‘Verificateur' van de factuurtabel en in het activiteitenlogboek in de factuurgegevens.
Hoe kan Moss mij helpen bij het deblokkeren van facturen die nog geverifieerd moeten worden?
De kolom 'Verificateur' in de tabel 'Verifiëren' geeft de verificateur(s) van elke factuur weer. Zo weet je met wie je contact moet opnemen.
De kolom 'Leveringsdatum' in de tabel 'Verifiëren' geeft aan of verificateurs de factuur al zouden moeten kunnen verifiëren aan de hand van wat er daadwerkelijk is geleverd.
De kolom 'Vervaldatum' geeft aan welke facturen dringend gecontroleerd moeten worden.
Facturen die te laat zijn en binnen 7 dagen moeten worden betaald, kunnen worden gefilterd in het overzichtsgedeelte boven de tabel.
Als de verificateur afwezig is, kan het verzoek om verificatie automatisch naar zijn vervanger worden doorgestuurd of je kunt de factuur handmatig naar iemand anders sturen.
Als een factuur is gekoppeld aan een aankoopverzoek, wordt de stap 'Verifiëren' dan automatisch overgeslagen?
Nee. Het doel van de stap 'Verifiëren' is om te checken of de artikelen op de factuur overeenkomen met wat er is geleverd. Zelfs als het aankoopverzoek vooraf is goedgekeurd, is het nog steeds belangrijk om te controleren of de leverancier daadwerkelijk heeft geleverd wat is besteld en wat er in rekening is gebracht.
Het doel van de stap 'Goedkeuren' is om te bevestigen dat de factuur een gepaste en legitieme zakelijke uitgave is en dat deze gebudgetteerd is. De stap 'Goedkeuren' wordt overgeslagen als de factuur is gekoppeld aan een aankoopverzoek.
Het is mogelijk om de stap 'Verifiëren' handmatig over te slaan door het veld 'Verificateur' leeg te laten.