Wat zijn veldinstellingen (Verplichte velden)
Veldinstellingen (of verplichte velden) zijn bedoeld om de set-up van Moss aan te passen aan de voorkeuren van elke klant. Denk bijvoorbeeld aan het vereisen van verplichte informatie voor gebruikers (waardoor accountants tijd besparen), of juist het verbergen van velden waardoor de eindgebruikerservaring wordt gestroomlijnd. Beide opties besparen klanten tijd, zowel voor accountant als eindgebruiker.
Veldinstellingen kunnen worden ingesteld voor veel verschillende velden, zoals kostenplaats, kostendrager, leverancier en meer. Afhankelijk van de workflowstap waar je veldinstellingen voor wilt maken, kunnen de veldinstellingen voor de indiener, aanvrager, accountant en admin of goedkeurder zijn.
De volgende veldinstellingen zijn beschikbaar voor de boekhoudvelden in Moss.
Verborgen: Normale Moss-gebruikers kunnen dit veld niet zien.
Kan bewerken: Normale gebruikers kunnen dit veld zien
Verplicht: Deze velden moeten door de gebruiker worden ingevuld wanneer een item wordt aangevraagd.
Alleen weergeven: Gebruikers kunnen het boekhoudveld zien, maar kunnen het niet bewerken.
Opmerkingen: De functie ondersteunt alleen absolute instellingen. Je kunt velden dus definiëren als altijd verplicht, altijd verborgen, of altijd alleen bekijken.
Voor welke Moss-functies zijn veldinstellingen beschikbaar?
Er zijn verplichte velden beschikbaar voor al onze belangrijkste functies:
Veldinstellingen zijn beschikbaar tijdens meerdere stappen in de uitgavenworkflow. Ze verschillen per functie.
Veldinstellingen instellen
Admins en accountants kunnen veldinstellingen instellen.
Ga naar 'Instellingen'
Klik op de functie in het hoofdoverzicht waarvoor je de veldinstellingen wilt bewerken (Crediteurenbeheer, Kaarten en kaarttransacties of Declaraties)
Vervolgens kun je in de workflow-instellingen de veldinstellingen aanpassen. De veldinstellingen zijn beschikbaar voor verschillende stappen, afhankelijk van de functie die je bewerkt.
Veldinstellingen voor kaarten en kaarttransacties
In workflow kaarten en kaarttransacties kun je veldinstellingen instellen voor:
Kaartaanvragen: Configureer welke velden kunnen worden bewerkt/bekeken/verplicht moeten worden ingevuld door gebruikers als er een kaart wordt aangevraagd.
Stap verzamelen: Configureer welke velden kunnen worden bewerkt/bekeken/verplicht door kaarthouders nadat een transactie is uitgevoerd.
Veldinstellingen voor crediteurenbeheer (facturen)
In de workflow crediteurenbeheer kun je veldinstellingen instellen voor:
Aankoopverzoeken: Configureer welke velden verborgen, bewerkbaar of verplicht moeten zijn als werknemers (elke rol) een aankoopverzoek indienen.
Controle: Configureer welke velden tijdens de controlestap alleen kunnen worden weergegeven of bewerkt door accountants en admins of indieners.
Bevestigen: Configureer welke velden tijdens de bevestigingsstap alleen kunnen worden weergegeven of bewerkt door accountants en admins of bevestigers.
Goedkeuren: Configureer welke velden tijdens de goedkeuringsstap alleen kunnen worden weergegeven of bewerkt door accountants en admins of goedkeurders.
Stap exporteren: Configureer welke velden tijdens de exportstap alleen kunnen worden weergegeven of bewerkt door accountants en admins.
Veldinstellingen voor declaraties
In de workflow declaraties kun je veldinstellingen instellen voor:
Een declaratie indienen: Configureer welke velden door gebruikers kunnen worden verborgen/bewerkt/bekeken/verplicht voor hun eigen declaraties.
Veelgestelde vragen:
Kunnen normale gebruikers/indieners de accountinggegevens zelf bekijken en invoeren?
Ja, zolang de veldinstellingen voor de accountinggegevens zijn ingesteld op 'kan bewerken' of 'verplicht', kan de indiener de accountinggegevens bewerken.
Wat gebeurt er als verplichte velden niet zijn ingevuld?
Velden die als verplicht zijn ingesteld, worden gemarkeerd als je ze niet hebt ingevuld op het moment dat je de uitgaven naar de volgende workflowstap wilt pushen. Je kunt pas doorgaan nadat je ze hebt ingevuld.
