Bij Moss weten we dat twee uitgavenprocessen nooit hetzelfde zijn. Daarom kun je je declaratieproces in Moss aanpassen, zodat het voldoet aan de eisen en structuur van je organisatie.
In de navigatiebalk aan de zijkant, onder 'Instellingen' > 'Declaraties', vind je de instellingen die je kunt configureren voor declaraties. Deze functies zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol admin of boekhouder.
Declaratieproces
Met deze instellingen kun je je declaratieflow op maat maken:
Veldinstellingen voor indieners: Bepaal welke boekhoudkundige gegevens de indiener moet invoeren wanneer hij/zij een declaratie indient.
Controleren vóór goedkeuren: Als deze optie is ingeschakeld, vindt de fase 'Controleren' plaats vóór de fase 'Goedkeuren'. Als deze instelling wordt gewijzigd, worden alle declaraties teruggeplaatst naar de eerste van de twee stappen, om ervoor te zorgen dat alle declaraties alle stappen van de declaratiestroom doorlopen.
Wat is het verschil tussen 'Controleren' en 'Goedkeuren'?
In de controlestap wordt van boekhouders en admins verwacht dat ze de ingediende uitgaven nalopen en controleren of alle gegevens correct zijn. Als de instelling 'Indieners kunnen boekhoudkundige gegevens invullen' is uitgeschakeld, moeten admins en boekhouders ook de relevante boekhoudkundige gegevens invoeren.
In de goedkeuringsstap controleren managers of teamleiders de ingediende uitgaven om er zeker van te zijn dat ze werkgerelateerd zijn en voldoen aan het declaratiebeleid van het bedrijf.
Uitgaventypes
Je kunt uitgaventypes in- en uitschakelen om Moss aan te passen aan het declaratiebeleid van je bedrijf. Standaard zijn alle uitgaventypes (zakelijke uitgaven, kilometer- en dagvergoedingen) ingeschakeld.
Wanneer een uitgaventype is uitgeschakeld, kunnen indieners geen nieuwe uitgaven van dat type aanmaken. Maar ze kunnen wél bestaande uitgaven wijzigen en indienen om ervoor te zorgen dat niets onbetaald blijft. Als alle uitgaventypes zijn uitgeschakeld, kunnen gebruikers geen nieuwe declaraties (meer) aanmaken.
Zakelijke uitgaven: Gebruikers kunnen uitgaven met bon declareren.
Kilometervergoeding: Gebruikers kunnen kilometervergoedingen aanvragen door vertrek- en aankomstpunten in te voeren.
Dagvergoeding: Gebruikers kunnen reisschema's maken en je kunt werknemers vooraf gedefinieerde bedragen toewijzen voor hun reis.
Standaard boekhoudkundige gegevens
Op deze pagina kun je standaard onkostenrekeningen instellen voor kilometervergoedingen en dagvergoedingen.
Selecteer het uitgaventype dat je als standaard wilt instellen en sla de rekening op.
Kilometervergoeding
Op dit set-upscherm kun je de functie voor kilometervergoedingen aanpassen.
Afstanden overschrijven: Met deze optie kun je de afstand die automatisch door Google wordt berekend overschrijven. Je kunt instellen tot welk percentage de gereden km mogen afwijken van de door Google opgegeven afstand.
Afstanden afronden: Alleen volledig gereden kilometers worden meegeteld voor de berekende kilometervergoeding.
Kilometertarieven:
Voor je kilometertarieven kun je kiezen tussen overheidstarieven of aangepaste kilometertarieven die je zelf kunt instellen.
Overheidstarieven:
Moss hanteert de overheidstarieven van Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Nederland en werkt ze elk jaar automatisch bij:
Duitsland:
Auto: 0.30 EUR/KM
Motorfiets: 0.20 EUR/KM
Fiets: 0.05 EUR/KM
Voertuig | Tarief | Tarief woon-werkverkeer* |
Auto | 0.30 EUR | 0.38 EUR < 20 KM, 0.38 EUR > 20 KM |
Motorfiets | 0.24 EUR | 0.38 EUR < 20 KM, 0.38 EUR > 20 KM |
Fiets | 0.05 EUR | 0.38 EUR < 20 KM, 0.38 EUR > 20 KM |
*Berekening per rit
Nederland:
Voertuig* | Zakenreistarief | Tarief woon-werkverkeer |
|
0.23 EUR/Km |
0.23 EUR/Km |
*Hoewel alle voertuigen hetzelfde tarief hebben, moeten bedrijven de gereden afstand per voertuigtype en brandstof rapporteren.
Verenigd Koninkrijk
Voertuig | Eerste 10.000 km | Boven 10.000 km* |
Auto en busje | 45p | 25p |
Motorfiets | 24p | 24p |
Fiets | 20p | 20p |
*Berekening per belastingjaar
*Moss ondersteunt alleen de kilometertarieven onder de MAP-regeling (kilometervergoeding).
Aangepaste kilometertarieven:
Om nieuwe kilometertarieven toe te voegen, kun je 'Voeg kilometertarief toe' selecteren en de tarieven invoeren die je beschikbaar wilt maken voor je eindgebruiker:
Zakenreistarief: Tarieven voor zakenreizen.
Tarief woon-werkverkeer: Tarieven voor woon-werkverkeer.
Drempels en bedragen: Het bedrag dat voor de reis wordt betaald, is afhankelijk van de totale afstand die deze werknemer heeft gereden. In het bovenstaande voorbeeld: als de werknemer in dat belastingjaar > 10.000 km heeft gereden, zal het gehanteerde tarief 0,5 zijn voor woon-werkverkeer of zakelijke reizen.
Berekeningsperiode: Hoe de gereden afstand wordt berekend, per belastingjaar of per rit.
Instellen als standaard kilometertarief: Maak dit tarief het standaard kilometertarief voor de eindgebruiker.