In dit artikel leggen we uit hoe je goedkeuringsregels instelt in Moss. Wil je eerst lezen hoe goedkeuringsregels in het algemeen werken? Klik dan hier.
Ga naar de pagina Goedkeuringsregels
Je kunt je goedkeuringsregels als volgt aanmaken:
Log in op Moss.
Ga naar 'Instellingen' > 'Goedkeuringsregels'.
Op deze pagina kun je in de ontwerp-/bewerkingsmodus aan je goedkeuringsregels werken.
Ontwerp-/bewerkingsmodus
In de bewerkingsmodus kun je je collectie ontwerpregels bekijken en wijzigingen aanbrengen zonder dat je ze direct hoeft toe te passen. Je kunt verschillende regels uitproberen en alle mogelijkheden eerst testen.
Klik op 'Regels bewerken' om naar de ontwerp-/bewerkingsmodus te gaan. Hier kun je regels maken en je collectie regels uitbreiden.
Je kunt nu verschillende dingen doen.
Een nieuwe regel maken: Klik op '+ Nieuwe regel toevoegen'.
Een bestaande regel bewerken: Klik op de regel die je wil bewerken.
De prioriteit van een bestaande regel veranderen: Door op de pijlen aan de rechterkant van elke regel te klikken, kun je regels omhoog of omlaag verplaatsen.
Een regel verwijderen: Klik op de 3 puntjes en selecteer 'Verwijderen'.
Een regel dupliceren: Klik op de 3 puntjes en selecteer 'Dupliceren'.
Let op: Als je veel regels hebt, kun je de filteroptie gebruiken om alleen de regels weer te geven die van toepassing zijn op bepaalde uitgaventypes.
Als je wijzigingen in je regels hebt aangebracht (de prioriteitsvolgorde hebt gewijzigd, een regel hebt bewerkt, een regel hebt verwijderd of een nieuwe regel hebt gemaakt), moet je kiezen uit 3 opties: wijzigingen verwerpen, opslaan voor later of publiceren.
Opslaan als ontwerp: Alle wijzigingen in je collectie ontwerpregels worden opgeslagen. Als je in één sessie veel aan je regels sleutelt en je de gemaakte wijzigingen niet wilt kwijtraken, vergeet dan niet af en toe op 'Opslaan voor later' te klikken.
Toepassen: Dit vervangt de collectie regels die je op dit moment gebruikt door de nieuwe versie waar je in de bewerkingsmodus mee bezig was.
Verwerpen: Alle wijzigingen die je tijdens deze sessie hebt aangebracht in je collectie ontwerpregels worden verwijderd.
Let op: Je kunt niet meerdere regels bewerken en slechts enkele ervan toepassen. Wil je wel slechts enkele van je zojuist gemaakte regels gebruiken? Dan moet je de regel die je nu niet wilt toepassen eerst ongedaan maken. Zodra je dit hebt gedaan, pas je de regels die je wilt bijwerken toe. Daarna kun je je andere wijzigingen opnieuw invoeren en opslaan als ontwerp.
Begin met het bouwen van je eigen regelcollectie
Handig om te onthouden bij het opstellen van je regelcollectie: Regels worden geëvalueerd van hoog naar laag, in de volgorde die jij instelt. De eerste overeenkomende regel die kan worden toegepast, wordt gebruikt en eventuele onderstaande regels worden niet in overweging genomen. Het is dus belangrijk dat je de specifiekere regels hoog in de lijst plaatst en de brede/algemene regels lager in de lijst. Je volledige lijst met regels moet dus ook in één keer worden gemaakt en gecontroleerd. Zo zorg je ervoor dat de automatisering van goedkeuringsverzoeken werkt zoals jij dat wilt.
Begin met één uitgaventype
Door te beginnen met één uitgaventype (facturen, declaraties, kaarttransacties en kaartaanvragen) en de regels vervolgens uit te bouwen kun je beginnen met het stuk voor stuk samenstellen van de regelcollectie voor één uitgaventype, in plaats van tegelijkertijd aan meerdere uitgaventypen te moeten werken.
Opmerking: Als je wilt dat de regels voor al je uitgaventypen identiek zijn, is het het beste om ze allemaal tegelijk te doen.
2. Stel algemene regels op
We raden je aan om te beginnen met het opstellen van je algemene regels voor een uitgaventype. Op die manier creëer je een algemene basislijn voor het hele bedrijf. Elk verzoek dat binnenkomt en niet naar een meer granulaire regel wordt geleid, loopt via deze algemene regel.
3. Heb je op voorwaarden gebaseerde regels nodig?
Je kunt voorwaardelijke regels instellen om meer granulaire regels te maken. Je kunt deze regels maken op basis van de volgende voorwaarden:
Bedrag: Maak regels op basis van het bedrag van het verzoek.
Afdeling: Verzoeken van medewerkers van deze afdeling worden aan de hand van deze regel verwerkt.
Team: Verzoeken van medewerkers van dit team worden aan de hand van deze regel verwerkt.
Gebruiker: Verzoeken van deze medewerker(s)worden aan de hand van deze regel verwerkt.
Kostenplaats: Verzoeken die aan een specifieke kostenplaats zijn toegewezen, worden aan de hand van deze regel verwerkt.
Kostendrager: Verzoeken die aan een specifieke kostendrager zijn toegewezen, worden aan de hand van deze regel verwerkt.
Grootboekrekening: Verzoeken die aan een specifieke grootboekrekening zijn toegewezen, worden aan de hand van deze regel verwerkt.
Leverancier: Verzoeken die aan een specifieke leverancier zijn toegewezen, worden aan de hand van deze regel verwerkt.
Controleer je goedkeuringsroute
Zodra je je goedkeuringsregels hebt ingesteld en Moss gaat gebruiken, kun je zien waarom je uitgaven moeten worden goedgekeurd door een bepaalde persoon. Door dit te controleren, kun je ook controleren of je goedkeuringsregels juist zijn ingesteld.
Je kunt de goedkeuringsroute controleren door op een kostenpost te klikken en naar het gedeelte 'Opmerkingen & activiteit' te gaan. Hier kun je zien wie de goedkeurders zijn en op basis van welke goedkeuringsregel ze zijn gekozen.