Met de goedkeuringsopties in Moss kun je de goedkeuringsprocedure voor al je uitgaven automatiseren: betaalkaarten, declaraties en crediteurenbeheer. Met aanpasbare regels op basis van bedrag, team, gebruiker, leverancier, afdeling, kostenplaats, grootboekcodes of een combinatie van deze (en meer) heb jij de volledige controle over wie wat goedkeurt en wanneer. Bovendien bieden ingebouwde tracking- en auditsporen bij elke stap volledig inzicht.

Goedkeuringen in Moss zijn flexibel genoeg om routinematige goedkeuringen, transacties met een hoge waarde en unieke uitzonderingen af te handelen, zodat aanvragen efficiënt worden gerouteerd en compliance wordt gehandhaafd. Hier vind je voorbeelden van enkele veelgebruikte goedkeuringsregels.

Bekijk deze demo (EN) van de nieuwe goedkeuringsregels:

Je goedkeuringsregels bestaan uit meerdere regels die naadloos samenwerken om een uitgebreid kader te vormen. Deze collectie regels bepaalt wie het goedkeuringsverzoek voor elk scenario moet ontvangen. Dit proces verloopt volledig automatisch.

Elke organisatie/entiteit heeft één regelcollectie met eigen regels. Als je organisatie meerdere entiteiten heeft, moeten regels onafhankelijk voor elke entiteit worden gemaakt en onderhouden; ze kunnen niet worden gedupliceerd tussen verschillende entiteiten.

Regels worden geëvalueerd van hoog naar laag, in de volgorde die jij instelt. De eerste overeenkomende regel die kan worden toegepast, wordt gebruikt en eventuele onderstaande regels worden niet in overweging genomen. Het is dus belangrijk dat je de specifiekere regels bovenaan in de lijst plaatst en de brede/algemene regels lager in de lijst. Je volledige lijst met regels moet dus ook in één keer worden gemaakt en gecontroleerd. Zo zorg je er namelijk voor dat de automatisering van goedkeuringsverzoeken werkt zoals jij dat wilt.

Ontwerpmodus: Elke organisatie/entiteit heeft een ontwerp-regelcollectie. Dit geeft je de mogelijkheid om continu aan je regelcollectie te blijven werken, te overleggen met collega's en ze later nog eens te herzien voordat je ze gaat gebruiken binnen de hele organisatie.

Meer informatie over waar je in Moss je collectie met goedkeuringsregels kunt maken.

Elke afzonderlijke regel bestaat uit:

Elke regel moet een unieke naam hebben.

Regels kunnen van toepassing zijn op bepaalde soorten verzoeken. Je kunt bepalen op hoeveel en op welk verzoektype de regel van toepassing moet zijn. We hebben 4 verschillende soorten verzoeken:

Met de 4 verzoektypes kun je algemene, organisatiebrede regels maken die op iedereen van toepassing zijn. Deze worden vaak gebruikt als de algemene regels die worden toegepast als er geen regels zijn die meer granulair zijn. Met voorwaarden kunnen meer granulaire regels worden gecreëerd.

Voor aankoopverzoeken worden dezelfde goedkeuringsregels gebruikt als voor facturen. Daarom worden ze gegroepeerd als één verzoektype. Regels die van toepassing zijn op facturen en aankoopverzoeken worden in overweging genomen als een aankoopverzoek of een factuur ter goedkeuring wordt ingediend.

Voorwaarden stellen je in staat om regels gedetailleerder te maken en/of uitzonderingen op algemene regels vorm te geven. Je kunt bijvoorbeeld een bedrijfsbrede algemene regel voor facturen hanteren, maar een andere regel voor de marketingafdeling.

Hieronder zie je de voorwaarden die je kunt gebruiken om regels in te stellen.

Lees meer over hoe op velden gebaseerde voorwaarden werken.

Er zijn verschillende manieren om te selecteren wie elke regel moet goedkeuren. Hier lees je hoe het werkt:

Als meerdere gebruikers een verzoek moeten goedkeuren, moet je meerdere goedkeuringsstappen maken. Dat doe je als volgt.

Hoe goedkeuringsstappen werken

Lees meer over hoe op velden gebaseerde goedkeuringen werken.

Drempelbedragen kunnen aan elke stap worden toegewezen. Als je drempelbedragen toevoegt, is de desbetreffende stap pas vereist als het bedrag de gedefinieerde drempel overschrijdt.

Elke regel heeft een eigen instelling voor gevallen waarin dezelfde persoon tweemaal wordt gevraagd om goedkeuring te verlenen of voor wanneer de goedkeurder ook de indiener is.

Met deze instellingen kun je toestaan of juist voorkomen dat één persoon bevoegdheid heeft over de goedkeuring van een verzoek of uitgave. We kunnen dit het beste uitleggen met een aantal voorbeelden.

Laten we zeggen dat je 2 van 3 mensen nodig hebt om bepaalde uitgaven goed te keuren. Ik zou mijn goedkeurders als volgt configureren:

Of als Ricardo, Martina en Nikita in hetzelfde team zitten en ik altijd 2 goedkeuringen nodig heb van iemand in dit team (ongeacht wie de leden van het team zijn op het moment van het verzoek) dan zou ik mijn goedkeuringen als volgt configureren:

Als Ricardo bijvoorbeeld in Stap 1 goedkeuring heeft verleend, dan willen we niet dat hij ook in stap 2 goedkeuring kan verlenen. We moeten de volgende goedkeuring dus krijgen van Martina of Nikita. Om dit in te stellen moet je de optie 'Goedkeuring vereisen van iemand anders' selecteren voor het scenario 'Als de goedkeurder al goedkeuring heeft verleend' in het gedeelte 4-ogenprincipe van je regel. Met deze set regels wordt het 4-ogenprincipe automatisch voor je afgedwongen.

Regels kunnen ook worden gebaseerd op de waarde die aanwezig is in specifieke boekhoudvelden op het moment dat een verzoek of uitgave ter goedkeuring wordt verzonden. Dit kan worden gedaan via 'veldgebaseerde voorwaarden' of 'veldgebaseerde goedkeurdersrollen'.

Met op velden gebaseerde voorwaarden kan een volledige goedkeuringsworkflow worden aangepast. Afhankelijk van de boekhoudvelden die zijn toegewezen aan het verzoek of de uitgave op het moment dat die ter goedkeuring wordt ingediend:

Sta toe dat de specifieke goedkeurder binnen een specifieke stap verschillend kan zijn, afhankelijk van de kostenplaats of kostendrager waaraan het verzoek of de uitgave is toegewezen. De beschikbare 'veldgebaseerde' goedkeurdersrollen zijn:

Crediteurenbeheer:

Als leveranciers facturen rechtstreeks naar een centrale inbox voor crediteurenbeheer sturen, heb je regels nodig voor het doorsturen van goedkeuringen.

Goedkeuringsregels op basis van velden werken vooral goed voor facturen, omdat (a) de indiener geen gebruiker is en (b) de boekhoudvelden van facturen vooraf worden ingevuld en ingevoerd door het finance team tijdens de controlestap van de workflow, dus voordat facturen ter goedkeuring worden verzonden.

Kaarten en declaraties:

Als reis- en incidentele kosten moeten worden goedgekeurd door de lijnmanager van de werknemer, terwijl alle kosten voor persoonlijke ontwikkeling of software centraal moeten worden goedgekeurd door het hr-team of het hoofd van IT.

Als de gebruiker niet relevant is en de primaire manier van het doorsturen van goedkeuringen is gebaseerd op de aard van de uitgave. Zo kan een consultant bijvoorbeeld aan meerdere projecten werken en kosten maken die uit de begroting van het desbetreffende project moeten worden betaald.

Bekijk enkele veelvoorkomende gebruiksscenario's. Deze kunnen je een algemeen idee geven van hoe je je regels kunt instellen. Daarna kunnen we je in detail uitleggen hoe je je goedkeuringsregels kunt structureren.