Naarmate bedrijven groeien, wordt het beheren van goedkeuringen steeds lastiger. Handmatige processen zorgen voor vertragingen en aparte tools voor verschillende uitgaventypes maken alles nog ingewikkelder.

De goedkeuringsregelbouwer maakt dit een stuk eenvoudiger door goedkeuringen voor kaarten, uitgaven van medewerkers en crediteurenbeheer te automatiseren. Met aanpasbare regels op basis van bedrag, team, gebruiker, leverancier, afdeling, kostenplaats, grootboekcodes of een combinatie hiervan (en meer), heb je volledige controle over wie wat en wanneer goedkeurt.

Het is flexibel genoeg om goedkeuringen op routinebasis, transacties van hoge waarde en unieke uitzonderingen aan te kunnen. Zo weet je zeker dat verzoeken efficiënt worden toegewezen en dat de regels worden nageleefd. Ingebouwde traceerbaarheid en audittrails zorgen voor volledige zichtbaarheid bij elke stap.

Hier zijn enkele voorbeelden om inspiratie op te doen voor een goedkeuringsstructuur in Moss die werkt voor jouw bedrijf.

Alle reiskosten en incidentele uitgaven moeten worden goedgekeurd door de manager van de gebruiker. Wijs elke gebruiker eerst handmatig een manager toe of doe dit automatisch door een koppeling te maken met je hr-software. Maak vervolgens een regel zoals hieronder:

Het hr-team moet de uitgaven voor opleiding en ontwikkeling, thuiswerken en andere vergoedingen goedkeuren:

Abonnementen en facturen voor software moeten worden goedgekeurd door de specifieke persoon die verantwoordelijk is voor technische activiteiten:

Voordat een factuur door de financiële afdeling kan worden betaald, moet de ontvanger van de geleverde goederen of diensten bevestigen dat wat ze hebben ontvangen overeenkomt met wat ze hebben besteld en wat er is gefactureerd. Daarnaast moet de ontvanger bevestigen van welke kostenplaats het bedrag moet worden afgetrokken. Vervolgens moet de kostenplaatsmanager bevestigen dat het bedrag is opgenomen in diens budget.

Schakel eerst de verificatiestap in en selecteer daarna de ontvanger van de goederen/diensten op de factuur. Elke leverancier kan een standaardverificateur krijgen om de selectie te automatiseren. Stel vervolgens de goedkeuringsstap in met de volgende regel:

De marketingafdeling heeft drie teams (content en merk, social media en influencers, betaalde advertenties). Elk team gebruikt zijn eigen budget en teamleden gebruiken kaarten om hun budget vrij te besteden. De teammanagers en de afdelingsmanager kunnen binnen hun budget uitgaven doen zonder dat goedkeuring nodig is:

We voeren meerdere projecten tegelijk uit en elk project heeft zijn eigen budget. Elk projectteam is crossfunctioneel, met leden van verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Uitgaven voor projecten moeten worden goedgekeurd door de projectmanager en niet door de afdelingsmanager van het projectlid.

We houden onze projecten bij in boekhoudsoftware. Wijzig de naam van de kostenplaats of kostendrager onder 'Instellingen' > 'Boekhouding' > 'Dimensies' > 'Dimensie bewerken' naar 'Project'. Wijs onder 'Boekhoudinstellingen' aan elk 'project' een manager toe. Zorg ervoor dat het veld 'project' zichtbaar wordt gemaakt op kaartverzoeken en aankoopverzoeken met behulp van de functie Verplichte velden. Het veld kan standaard worden bewerkt op facturen, kaarttransacties en declaraties.

Je goedkeuringsregelboek bestaat uit meerdere regels die samen een allesomvattend kader vormen en bepalen wie automatisch een goedkeuringsverzoek moet ontvangen in verschillende scenario's.

Elke individuele regel bestaat uit:

Elke organisatie kan meerdere regels hebben. Elke organisatie/entiteit heeft zijn eigen set regels. Als je organisatie meerdere entiteiten heeft, moeten regels onafhankelijk van elkaar worden aangemaakt en bijgehouden; ze kunnen niet voor verschillende entiteiten worden gedupliceerd.

Regels hebben een prioriteitsvolgorde. Regels worden van boven naar beneden geëvalueerd in de volgorde die je hebt ingesteld. De eerste matchende regel wordt gebruikt en regels daaronder worden niet in overweging genomen. Daarom is het belangrijk dat je de meest brede en algemene regels lager in de lijst plaatst dan de meer specifieke. Zorg daarom dus dat je de hele lijst met regels samen opstelt en controleert om er zeker van te zijn dat de automatisering van goedkeuringsverzoeken werkt zoals je wilt.

Leesmodus. Als je voor het eerst op het Goedkeuringsregels-scherm komt, zie je een alleen-lezen lijst van de regels die je op dat moment hebt toegepast. Dit is de set regels (en de volgorde) die momenteel wordt gebruikt om de routering van goedkeuringsverzoeken in je organisatie te automatiseren. Om wijzigingen aan te brengen klik je op 'bewerken' om naar de 'bewerkingsmodus' te gaan.

Bewerkingsmodus. In de bewerkingsmodus kun je een nieuwe regel maken (dit kan ook door een bestaande regel te dupliceren), een regel verwijderen, een regel bewerken, de sorteervolgorde van je regels wijzigen. Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, heb je drie opties. Toepassen: Hiermee worden je wijzigingen live gezet en worden de nieuw bijgewerkte regels gebruikt om de routering van goedkeuringsverzoeken in je organisatie te automatiseren. Opslaan voor later: Hiermee sla je een concept van je lijst met regels op, zodat je deze kunt raadplegen als je je regels op een later moment (bijvoorbeeld na overleg met je collega's) wilt controleren en aanvullen. Als je op 'opslaan voor later' klikt, blijft de eerder gepubliceerde lijst met regels in gebruik en wordt de conceptlijst weergegeven wanneer je de volgende keer naar de 'bewerkingsmodus' gaat. Annuleren: Als je wijzigingen hebt aangebracht maar niet wilt dat deze wijzigingen je huidige conceptlijst bijwerken.

Als je in één sessie veel werk aan je regels doet en je wilt de wijzigingen niet kwijtraken, vergeet dan niet om af en toe op 'opslaan voor later' te klikken.

Goedkeuringsverzoeken worden automatisch getriggerd op basis van specifieke acties die gebruikers uitvoeren op het Moss-platform. We noemen dit verzoektypes. Hieronder vind je een gedetailleerd overzicht van elk verzoektype, het doel ervan en de interactie met goedkeuringsworkflows:

Goedkeuringsverzoeken voor kaartverzoeken worden gegenereerd wanneer:

Klanten kunnen op basis van hun voorkeuren bepalen wanneer goedkeuringsverzoeken voor declaraties moeten worden geïnitieerd:

Goedkeuringsverzoeken voor facturen worden getriggerd zodra ze de stap 'Controleren' in de factuurworkflow hebben doorlopen.

Als de stap 'Verifiëren' is ingeschakeld, wordt het goedkeuringsverzoek pas gestart nadat de factuur is geverifieerd.
​

Goedkeuringsverzoeken voor aankoopverzoeken worden automatisch getriggerd wanneer een aankoopverzoekformulier wordt ingediend. Dit zorgt ervoor dat aankopen worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze worden uitgevoerd.
​

Goedkeuringsverzoeken voor kaarttransacties worden getriggerd nadat de kaarthouder een ontvangstbewijs bij de transactie heeft gevoegd en eventuele verplichte velden heeft ingevuld (als deze zijn geconfigureerd). Dit zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens worden verstrekt voordat de goedkeuring wordt geïnitieerd.
​

Goedkeuringsregels kunnen worden toegepast op één of meerdere verzoektypes tegelijk. Als een regel wordt toegepast op een verzoektype dat niet is opgenomen in je huidige pakket, heeft dit geen negatieve gevolgen. Als een regel bijvoorbeeld is ingesteld om te worden toegepast op kaartverzoeken, facturen, aankoopverzoeken en kaarttransacties, maar je pakket bevat alleen kaarten, dan wordt de regel uitsluitend toegepast op kaartverzoeken.
​

Voor kaartverzoeken, aankoopverzoeken en kaarttransacties wordt een 'Controleren'-stap voorafgaand aan goedkeuring momenteel niet ondersteund. Dit betekent dat voor 'veldgebaseerde regels' het finance team de boekhoudgegevens niet kan controleren en invoeren voordat deze ter goedkeuring worden verzonden. Deze goedkeuringsverzoeken worden getriggerd op basis van de veldwaarden die zijn ingevoerd door de gebruiker die het verzoek heeft ingediend of de kaarthouder.
​

Aankoopverzoeken en facturen worden momenteel behandeld als een gecombineerde categorie en onafhankelijke regels voor deze verzoektypes kunnen op dit moment niet worden aangemaakt.

Voorwaarden in goedkeuringsregels definiëren wanneer een regel moet worden getriggerd en bieden zo flexibiliteit en granulariteit in je goedkeuringsworkflows. Hieronder vind je een uitgebreide handleiding over elk type voorwaarde en hoe ze functioneren in het systeem.
​

Voorwaarden kunnen worden ingesteld als 'is niet' of 'is'. Gebruik bijvoorbeeld deze regel indien onkostenrekening IS leerontwikkeling of gebruik deze regel indien onkostenrekening IS NIET leerontwikkeling. Gebruik IS NIET wanneer (a) de regel in de meeste gevallen moet worden toegepast en (b) je ervoor wilt zorgen dat goedkeuringsverzoeken niet door de mazen van het net glippen omdat je vergeet een van de opties te selecteren.
​

Veldgebaseerde voorwaarden worden bepaald door de waarden in specifieke boekhoudvelden wanneer een verzoek of uitgave ter goedkeuring wordt ingediend.
​

Klanten met crediteurenbeheer. De meeste klanten met crediteurenbeheer willen veldgebaseerde goedkeuringen vanwege het volume van de verwerkte facturen van leveranciers. Routering alleen op basis van de rol of het bedrag van de indiener is vaak niet voldoende. Veldgebaseerde regels maken het mogelijk om goedkeuringen effectief te routeren op basis van leveranciersnamen, kostenplaatsen of specifieke grootboekrekeningen.

Klanten met kaarten en werknemersdeclaraties. Klanten die complexe budgets of uitgaven van meerdere afdelingen beheren, hebben baat bij veldgebaseerde regels. Deze zijn ideaal voor:

Kostenplaats. De voorwaarde is gebaseerd op de kostenplaats die is gekoppeld aan het verzoek of de transactie. Omdat de naam van dit veld kan worden aangepast in je boekhoudinstellingen, kan het er afhankelijk van je configuratie anders uitzien.
​

Kostendrager. Net als kostenplaatsen, vertegenwoordigen kostendragers een extra boekhouddimensie die wordt gebruikt om uitgaven te categoriseren. De naam van het veld kan in de boekhoudinstellingen worden aangepast aan je organisatiestructuur.
​

[Aangepaste dimensie]. Voor klanten die meer dan twee boekhouddimensies gebruiken naast 'kostenplaats' en 'kostendrager', bieden aangepaste dimensies flexibiliteit om uitgaven op gespecialiseerde wijze bij te houden. Als je extra boekhoudkundige dimensies hebt gemaakt, zie je deze als voorwaarden om uit te kiezen.

Onkostenrekening. Deze voorwaarde is gekoppeld aan de onkostenrekeningen in je grootboekrekeningen (GL/nominale codes), zodat je goedkeuringen kunt routeren op basis van de vooraf gedefinieerde boekhoudcategorieën die worden gebruikt om transacties te classificeren.
​

Leverancier. De leveranciersvoorwaarde wordt getriggerd op basis van de leverancier die aan het verzoek is gekoppeld.

Op indiener gebaseerde voorwaarden worden gebruikt om goedkeuringsworkflows te bepalen op basis van de persoon of entiteit die het verzoek initieert. Je kunt in dit artikel meer te weten komen over teams, afdelingen, managers van indieners en over het instellen van goedkeuring van en toezicht op uitgaven van medewerkers.

Voor facturen waarbij leveranciers rechtstreeks documenten kunnen indienen, kun je overwegen om de handmatig ingevoerde velden (zoals 'team' of 'verificateur') te gebruiken tijdens de controlestap om de juiste context in te stellen.
​

Afdelingen zijn een groepering op een hoger niveau dan teams. Deze voorwaarde is van toepassing op de afdeling waaraan het team van de indiener is gekoppeld, of op de afdeling waar het team dat handmatig is geselecteerd voor een factuur of aankoopverzoek deel van uitmaakt.

Teams zijn organisatorische eenheden waaraan gebruikers zijn toegewezen in Moss. Deze voorwaarde wordt bepaald op basis van het team van de indiener of het team dat handmatig is toegewezen aan een factuur of aankoopverzoek tijdens het controleproces.

Gebruiker verwijst naar de persoon die het verzoek of de uitgave indient. Hiermee kun je goedkeuringsregels baseren op specifieke gebruikers, zodat je uitzonderingen kunt behandelen voor gebruikers die buiten de typische organisatiestructuur vallen.
​

Op bedrag gebaseerde voorwaarden zorgen voor meer gedetailleerde goedkeuringsstromen op basis van de waarde van het verzoek. Hoewel het gebruikelijk is om drempels te gebruiken voor goedkeuringsstappen, kun je ook afzonderlijke goedkeuringspaden definiëren voor verschillende bedragbereiken met 'bedrag' als voorwaarde. Bekijk hieronder voorbeelden van het gebruik van bedrag als voorwaarde versus als stapdrempel.
​

Kaarttype-voorwaarde (binnenkort beschikbaar) maakt het mogelijk om regels te differentiëren op basis van het type kaart dat is aangevraagd of gebruikt voor een transactie. Dit zou vooral handig zijn om onderscheid te maken tussen abonnementen en gewone kaartuitgaven.

In het onderdeel 'Goedkeurders' van goedkeuringsregels wordt gedefinieerd wie een verzoek moet controleren en goedkeuren voordat het wordt afgerond. Het op de juiste manier instellen van goedkeurders is cruciaal voor het waarborgen van compliance, het houden van goed toezicht en het afdwingen van scheiding van taken.
​Goedkeuringsworkflows kunnen één of meer stappen bevatten en elke stap kan verschillende goedkeurders en bedragsdrempels hebben. Hieronder leggen we de details uit van het configureren van goedkeurders, het gebruik van voorwaardelijke stappen en het toepassen van het vierogenprincipe om effectieve goedkeuringsprocessen te garanderen.
​

Goedkeurders kunnen worden gegroepeerd in meerdere stappen binnen een regel. Elke stap moet opeenvolgend worden goedgekeurd, wat betekent dat stap 2 alleen wordt gestart als stap 1 volledig is goedgekeurd, enzovoort. Dit maakt gelaagde goedkeuringsworkflows mogelijk die een verscheidenheid aan regels en controles kunnen bevatten.
​

Voorwaardelijke goedkeuringsstappen

Goedkeuringsstappen kunnen ook zo worden geconfigureerd dat ze alleen worden getriggerd als het totale bedrag van het verzoek of de uitgave een bepaalde waarde overschrijdt. Deze instelling is vooral handig voor workflows op meerdere niveaus die een extra goedkeuring vereisen voor hogere bedragen.
​Je kunt bijvoorbeeld het volgende instellen:

In dit voorbeeld wordt voor een uitgave van € 200 eerst Jan om goedkeuring gevraagd. Zodra Jan het verzoek heeft goedgekeurd, wordt stap 2 getriggerd waarbij Sabina het verzoek moet goedkeuren. Zodra Sabina het verzoek goedkeurt, wordt het goedgekeurd en wordt stap 3 genegeerd omdat het verzoek niet groter is dan of gelijk is aan € 500.

Als je echter wilt dat bijvoorbeeld:

Dan maak je aparte drie regels die 'Bedrag als voorwaarde' gebruiken:
​

Regel 1: Voorwaarde als bedrag € 0-99 is dan, goedkeurders = stap 1: Jan. Stap bedrag is groter of gelijk aan 0. Stap 2: Tim. Stap bedrag is groter of gelijk aan 49.
​

Regel 2: Voorwaarde als bedrag € 100-499 is, dan goedkeurders = stap 1: Sabina. Stap bedrag is groter of gelijk aan 100. Stap 2: Ton. Stap bedrag is groter of gelijk aan 249.
​

Regel 3: Voorwaarde als bedrag meer dan € 500 is, dan goedkeurders = stap 1: Mark. Stap bedrag is groter of gelijk aan 500. Stap 2: Stefan. Stap bedrag is groter of gelijk aan 1000.

Met goedkeuringsregels kun je verschillende soorten goedkeurders toewijzen, die elk een specifieke rol vervullen in de workflow. De beschikbare goedkeurderstypes zijn onder andere:
​

Individuen op naam:

Specifieke personen die bij naam worden geïdentificeerd (bijv. Jan Jansen of Annie de Vries). Gebruik dit als er bepaalde personen zijn die betrokken moeten worden bij een specifieke goedkeuringsstap.
​

Iedereen binnen een specifiek team

Goedkeuring kan worden gerouteerd naar iedereen binnen een specifiek team. Eén van de teamleden moet goedkeuring geven.
​

Rolgebaseerde goedkeurders:

Goedkeurders kunnen worden toegewezen op basis van hun rol binnen de organisatie, inclusief:

Slimme rollen:

Slimme rollen zijn dynamische rollen die zich aanpassen op basis van de context van het verzoek of de structuur van de organisatie. Deze worden in detail uitgelegd in een apart gedeelte. Raadpleeg bij het configureren van regels de sectie Slimme rollen in dit artikel voor meer informatie over hoe deze rollen werken en automatisch worden bepaald.

Elke regel heeft zijn eigen instelling voor hoe om te gaan met gevallen waarin dezelfde persoon twee keer wordt gevraagd om goedkeuring te geven of waarin de goedkeurder ook de indiener is.

Met deze instellingen sta je toe of voorkom je dat één persoon autoriteit heeft over de goedkeuring van een verzoek of uitgave. Dit kan het beste worden uitgelegd aan de hand van voorbeelden.
​

Laten we zeggen dat de eerste persoon twee van de drie mensen nodig heeft om bepaalde uitgaven goed te keuren. Ik zou mijn goedkeurders als volgt configureren:

Stap 1: Ricardo, Martina of Nikita kunnen goedkeuren

Stap 2: Ricardo, Martina of Nikita kunnen goedkeuren
​

Of als Ricardo, Martina en Nikita in hetzelfde team zitten en ik altijd twee goedkeuringen nodig heb van iedereen in dit team (ongeacht wie de leden van het team zijn op het moment van het verzoek), dan zou ik mijn goedkeurders als volgt configureren:
​

Stap 1: Team HR kan goedkeuren

Stap 2: Team HR kan goedkeuren
​

Maar als Ricardo bijvoorbeeld in stap 1 goedkeuring heeft gegeven, dan willen we niet dat hij in stap 2 goedkeuring kan geven. We moeten dus de volgende goedkeuring van Martina of Nikita krijgen. Om dit in te stellen moet je de optie 'Goedkeuring van iemand anders vereisen' selecteren voor het scenario 'als de goedkeurder al heeft goedgekeurd' in het vierogengedeelte van je regel. Met deze instelling wordt het vierogenprincipe automatisch voor je toegepast.
​

Voorbeeld: Jan moet alle kaartverzoeken goedkeuren.
​

Als de persoon die een verzoek indient ook wordt vermeld als goedkeurder, kan dit leiden tot belangenverstrengeling. Om te voorkomen dat de indiener zijn eigen verzoek goedkeurt, moet je in het vierogengedeelte van je regel de optie 'Goedkeuring van iemand anders' vereisen selecteren voor het scenario 'als de goedkeurder ook de indiener is'.
​

Stap 1: manager van de indiener

Stap 2: kostenplaatsmanager

Stap 3: een admin

Stap 4: Jan

Stap 5: Annie
​

In dit voorbeeld is het mogelijk dat dezelfde persoon de goedkeurder is voor elke stap.

Harry dient een kaartverzoek in voor de Project 1-kostenplaats.
​

Jan is Harry's manager, hij is ook de kostenplaatsmanager voor Project 1, hij is ook een admin, hij is Jan, en Annie is afwezig en Jan is haar vervangende goedkeurder.
​

Om ervoor te zorgen dat in elke stap een andere persoon goedkeurt, zou je de optie 'iemand anders moet goedkeuren' moeten hebben geselecteerd. Hierdoor zou Jan niet alle 5 stappen kunnen goedkeuren.
​

In plaats daarvan zou Jan in stap 1 goedkeuring geven. Jans manager zal goedkeuring geven in stap 2. Een admin wordt in stap 3 gevraagd om goedkeuring. Een andere admin wordt in stap 4 gevraagd om goedkeuring. En Annie moet goedkeuring verlenen in stap 5.
​

In deze scenario's wil je misschien de goedkeuring van de persoon in kwestie automatiseren of nog steeds eisen dat hij of zij handmatig goedkeuring geeft. Je kunt dit onafhankelijk regelen voor elke regel, waardoor je volledige flexibiliteit hebt. Je kunt deze instelling ook in bulk toepassen op alle regels en de standaardinstelling aanpassen voor nieuwe regels die je aanmaakt.

In de leesmodus kun je je lijst met regels filteren op verzoektype om een duidelijker overzicht te krijgen van welke regels in overweging worden genomen voor elke uitgavenworkflow (AP, kaarten, declaraties, kaarttransacties). Filteren is niet beschikbaar in de bewerkingsmodus.
​

Om regels te vinden die een bepaalde voorwaarde of goedkeurder bevatten, raden we je aan commando/ctrl+F te gebruiken.

Veldgebaseerde goedkeuringen zijn niet voor alle pakketten beschikbaar. Dit betekent dat bepaalde geavanceerde functies, zoals specifieke voorwaarden of slimme rollen, mogelijk niet toegankelijk zijn voor alle klanten. Als een regel gebaseerd is op een voorwaarde of slimme rol die niet is opgenomen in het pakket van de klant, kan de regel nog steeds worden aangemaakt, maar zal deze worden uitgesloten bij het evalueren van welke regel moet worden toegepast voor een bepaald verzoek of een bepaalde uitgave.

​Wat gebeurt er met uitgesloten regels?

Met veldgebaseerde goedkeuringsregels kunnen goedkeuringsworkflows dynamisch worden gewijzigd op basis van specifieke boekhoudeigenschappen. Er zijn twee hoofdtypes:

Veldgebaseerde voorwaarden. Deze voorwaarden laten de hele goedkeuringsworkflow veranderen afhankelijk van de details van het verzoek of de uitgave bij indiening. Veel voorkomende veldgebaseerde voorwaarden zijn:

Veldgebaseerde slimme rollen. Slimme rollen passen de selectie van goedkeurders binnen een goedkeuringsstap aan op basis van de financiële context van het verzoek. De juiste manager wordt bijvoorbeeld gekozen op basis van de kostenplaats die aan het verzoek is gekoppeld. Veldgebaseerde slimme rollen zijn onder andere:

Wanneer een factuur of uitgave wordt gesplitst in meerdere kostenposten met verschillende boekhoudvelden, verwerkt het goedkeuringssysteem de hele transactie als één geheel. In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe het systeem in deze gevallen de goedkeuringsregels evalueert en worden de belangrijkste gedragingen en beperkingen uitgelegd.
​

Regels zijn van toepassing op de hele factuur, maar er wordt rekening gehouden met specifieke details van regelitems voor het triggeren.

Hoofdfactuurbedrag gebruikt voor goedkeuringsbeslissingen:

De volgorde van regels bepaalt de prioriteit:

Slimme rollen voor kostenplaatsmanagers:

Scenario 1: Prioriteit van regels

Scenario 2: Slimme rollen gebruiken voor kostenplaatsmanagers

Samenvatting: