Wat zijn goedkeuringen voor kaarttransacties?
Met goedkeuringen voor kaarttransacties kun je kaarttransacties controleren, goedkeuren of markeren voordat ze naar de boekhouders gaan. Het finance team kan elke goedkeuringsstatus van een transactie bekijken en zien wie de goedkeurder is tijdens de pre-accounting in Moss. Bespaar tijd door een gestructureerd goedkeuringsproces op te zetten en beperk het misbruik van zakelijke kaarten.
Goedkeuringen voor kaarttransacties instellen
Niet alle kaarttransacties hoeven te worden goedgekeurd. Admins kunnen kiezen welke door de goedkeuring achteraf moeten gaan.
Volg deze stappen om goedkeuringen voor kaarttransacties in te stellen:
Een kaarttransactiebeleid instellen
Om te bepalen op welke kaarttransacties de goedkeuringen betrekking moet hebben, moet je een goedkeuringsbeleid instellen.
Log in op de webapp.
Ga naar 'Instellingen' > 'Goedkeuringsbeleid'.
Klik rechtsboven op 'Nieuw beleid toevoegen'.
Geef het beleid een naam en maak er regels voor aan. Je kunt ervoor kiezen om het een standaardbeleid voor iedereen te maken, of om het toe te wijzen aan specifieke teams.
Klik op 'Beleid opslaan' als je tevreden bent met de goedkeuringslagen.
Als je een standaardbeleid hebt gemaakt, wordt dit automatisch toegepast zodra je het beleid hebt opgeslagen. Nu moeten alle kaarttransacties die binnen het beleid vallen worden goedgekeurd.
In behandeling zijnde kaarttransacties controleren & goedkeuren
Kaarttransacties die de goedkeuringsstap moeten doorlopen, worden weergegeven onder 'Kaarttransacties' > 'Goedkeuren'.
Klik op een transactie die je wilt bewerken en er wordt een zijpaneel geopend.
Goedkeuren: als de transacties die je controleert voldoen aan de voorschriften van je bedrijf, kun je ze goedkeuren door op de button rechts onderin te klikken.
Markeren: als je de transacties hebt gecontroleerd en hebt vastgesteld dat er iets niet klopt (bijv. verkeerde bon, privéaankoop), kun je op 'Markeren' klikken om er zeker van te zijn dat de transactie correct is gemarkeerd voordat je verdergaat. Voeg een opmerking toe voor extra duidelijkheid.
De kaarthouder ontvangt een e-mail waarin wordt uitgelegd dat een van zijn transacties is gemarkeerd. Deze e-mail bevat:
De transactiegegevens
De naam van de persoon die het heeft gemarkeerd
De schriftelijke opmerking (indien van toepassing)
Een link om de transactie in Moss te openen (waar het betaalbewijs kan worden bekeken en opmerkingen kunnen worden gelezen en toegevoegd).
Gemarkeerde transacties bekijken
Als een kaarttransactie door de goedkeuring is gegaan maar is gemarkeerd, zal de transactie altijd zichtbaar zijn voor iedereen die ermee werkt tijdens de volgende stappen. Klik op een gemarkeerde transactie om de ingevoerde reden voor de markering te bekijken.
Transacties filteren op specifieke goedkeuringsstatussen
Om transacties met een specifieke status te vinden, kun je ze filteren. Je vindt de filteroptie boven de tabel met alle transacties.
Statussen:
Niet nodig - er is geen goedkeuringsbeleid toegepast. De transactie vond bijvoorbeeld plaats voordat een goedkeuringsbeleid was geactiveerd, het bedrag ligt onder de drempel, of het beleid is niet van toepassing op het team van de kaarthouder.
Geen betaalbewijs - de transactie valt onder een goedkeuringsbeleid, maar er is geen betaalbewijs bijgevoegd waardoor de transactie nog niet ter controle en goedkeuring is verzonden.
Wacht op goedkeuring - de transactie is ter goedkeuring verzonden maar nog niet goedgekeurd.
Goedgekeurd - de transactie is goedgekeurd door de goedkeurder.
Gemarkeerd - de transactie is gemarkeerd door de controleur.
Het is niet mogelijk om de status van een transactie te wijzigen nadat hij is gemarkeerd of goedgekeurd. Transacties kunnen echter met elke status worden geëxporteerd en de opmerkingen kunnen worden gebruikt voor verdere verduidelijking.
Zodra je de filters hebt gekozen, zie je alleen de transacties die onder die filters vallen.
