Voor alle soorten uitgaven is er een scheiding tussen de ‘dagelijkse' taken zoals het controleren van uitgaven (het toewijzen van kenmerken of het bijhouden van de goedkeuringsstatus) en de ‘maandelijkse' taken zoals het uitvoeren van betalingen en exporteren. Daarom vind je alle Kaarttransacties, Declaraties en Facturen die wachten op goedkeuring en controle in hun respectievelijke onderdelen in de zijnavigatie. Elk type uitgave kan worden geëxporteerd vanaf de pagina Exporteren en betalingsruns worden beheerd op de pagina Betalingen.

Aanpasbare tabellen: afhankelijk van je behoeften kun je gegevens (kolommen) toevoegen aan de tabellen, de volgorde bepalen en de kolombreedte instellen. We onthouden je instellingen in de browser, dus je hoeft ze maar één keer aan te passen.

Aanpasbare filters: in elke tabel vind je onze krachtige filteropties. Je kunt ook een standaard filterweergave opslaan door te klikken op 'Opslaan als standaard' onder 'Alle filters'.

Bekijk deze korte video om de workflow beter te begrijpen!

De Moss lay-out stroomlijnt boekhoudworkflows aanzienlijk en biedt finance teams een duidelijke en efficiënte manier om transacties te overzien en de maand af te sluiten.

De dagelijkse taken zoals het controleren en toewijzen van transacties of het verzamelen van bonnen en goedkeuringen worden uitgevoerd in de workflow Kaarttransacties. De maandelijkse export is handig ondergebracht op een aparte Exporteren-pagina.

Bekijk alle kaarttransacties op tabblad 'Alle'

Onder 'Alle' zie je alle geaccepteerde, geweigerde en uitstaande transacties. De samenvatting pas je aan met de filters. Je kunt snel het totaalbedrag van de kaarttransacties van jezelf of je team zien en transacties met de status 'In behandeling' en 'Geaccepteerd' bekijken door te klikken op 'Transacties bekijken' onder de bedragen.

Houd alles bij wat openstaat bij de kaarthouders op tabblad 'Verzamelen'

Onder 'Verzamelen' vind je alle transacties met ontbrekende, ongeldige of aankomende betaalbewijzen. Zodra een betaalbewijs is bijgevoegd, wordt de transactie automatisch naar de volgende stap verplaatst.

Je kunt reminders per e-mail en in de app versturen. Klik op 'Reminders sturen' in het overzicht bovenaan de pagina om dit collectief te doen of in het zijpaneel van een transactie om dit per losse transactie te doen.

Bekijk alle transacties die nog goedgekeurd moeten worden op tabblad 'Goedkeuren'

Je ziet deze stap alleen als je een goedkeuringsbeleid voor kaarttransacties hebt ingesteld in Moss. Onder 'Goedkeuren' vind je alle transacties die goedkeuring nodig hebben op basis van je beleid. Als een transactie onder de goedkeuringsdrempel valt, wordt deze stap volledig overgeslagen.

Als je deze transacties moet controleren en exporteren, kun je ze handmatig naar de stap 'Goedkeuren' verplaatsen. De goedkeurders zullen ze nog steeds zien en kunnen goedkeuren onder 'Goedkeuringen' op de pagina Mijn Moss.

Bekijk en wijs boekhoudkundige gegevens toe op tabblad 'Controleren'

Onder 'Controleren' tonen we alle transacties met pre-accounting status en kun je snel transacties identificeren waarbij grootboekrekeningen en/of btw-informatie ontbreken.

Na controle moet je elke transactie markeren als 'Klaar voor export' (individueel of in bulk). De transacties verlaten dan de workflow en verschijnen op de pagina Exporteren.

Ga naar de samenvatting van de exportworkflow.

Bekijk deze korte video om de workflow beter te begrijpen!

Wanneer een nieuwe factuur wordt geüpload of doorgestuurd naar Moss, verschijnt deze op de pagina Facturen, waar je de controles en goedkeuringen beheert. Het betalen en exporteren van facturen wordt beheerd op de respectievelijke pagina's Betalingen en Exporteren.

Workflow-instellingen voor facturen

Op de pagina Facturenworkflows in de Instellingen kun je bepalen wie wanneer factuurgegevens mag wijzigen.

Bekijk alle facturen van je organisatie op tabblad 'Alle'

Als je een duidelijk overzicht wilt hebben van alle facturen in je organisatie, kun je dit vinden onder het tabblad 'Alle' in de workflow Facturen. De afgewezen facturen vind je ook op dit tabblad. Schuif de schuifregelaar naar ‘Mijne' om de facturen te zien die je zelf hebt ingediend. Met de filters bovenaan de pagina vind je snel wat je nodig hebt.

Bevestig factuurgegevens en wijs goedkeurders toe op tabblad 'Controleren'

Alle facturen die bij Moss worden ingediend, verschijnen op het tabblad Controleren. Daar kunnen factuurgegevensw worden bevestigd en elke factuur worden toegewezen aan het juiste team ter goedkeuring. Zodra dat is gebeurd, kun je de factuurgegevens bevestigen en de factuur naar Goedkeuren verplaatsen. Pas de tabellen en filters naar wens aan – je keuzes worden onthouden voor de volgende keer.

Bekijk alle facturen die nog goedgekeurd moeten worden op tabblad 'Goedkeuren'

Op het tabblad Goedkeuren vind je een overzicht van alle facturen die moeten worden goedgekeurd en de gegevens van de respectievelijke goedkeurders. Zij kunnen een factuur goedkeuren óf betwisten en terugsturen naar de stap Controleren. Als een factuur definitief moet worden afgekeurd, vind je die optie in het vervolgkeuzemenu nadat je op 'Betwisten' hebt geklikt.

Zodra de factuur is gecontroleerd en goedgekeurd, verlaat deze de factuurenworkflow en verschijnt hij op de pagina's Betalingen en Exporteren.

Bekijk deze korte video om de workflow beter te begrijpen!

Alle declaraties die gecontroleerd of goedgekeurd moeten worden, verschijnen op de pagina Declaraties. Het uitbetalen en exporteren van declaraties gebeurt op de pagina's Betalingen en Exporteren.

Workflow-instellingen voor declaraties

Op de pagina Declaratieworkflows in de Instellingen kun je instellen wie wanneer in je organisatie declaratiegegevens kan wijzigen. Ook kun je de volgorde van de workflowstappen aanpassen.

Bekijk alle declaraties op tabblad 'Alle'

Voor een uitgebreid overzicht van alle declaraties in je organisatie ga je naar het tabblad 'Alle'. Hier worden ook afgewezen declaraties weergegeven. Schakel over naar 'Mijne' om je eigen declaraties te zien, inclusief ontwerpen en afgewezen declaraties.

Bevestig details en wijs boekhoudkundige gegevens toe op tabblad 'Controleren'

Alle ingediende declaraties verschijnen op het tabblad Controleren, dat ontworpen is om eenvoudig de boekhoudkundige gegevens van elke uitgave te controleren, toe te wijzen en te bevestigen. Je kunt de tabellen naar eigen inzicht herschikken of je filterinstellingen als standaard opslaan, zodat ze worden onthouden. Na controle kun je een declaratie ter goedkeuring doorsturen óf betwisten door hem als ontwerp terug te sturen naar de indiener.

Bekijk alle declaraties die nog moeten worden goedgekeurd op tabblad 'Goedkeuren'

De stap Goedkeuren geeft een overzicht van alle declaraties die moeten worden goedgekeurd. Als je goedkeuringsbeleid geen goedkeuring voorschrijft voor een declaratie, wordt deze stap overgeslagen. Als een declaratie niet klopt kunnen de goedkeurders deze betwisten (terugsturen naar de indiener als ontwerp) of volledig afwijzen.

Zodra een declaratie is goedgekeurd, verdwijnt hij van de pagina 'Alle' en verschijnt hij onmiddellijk op zowel de pagina Betalingen als de pagina Exporteren. Zo kun je de betaling en export van elke declaratie flexibel en los van elkaar beheren.

Bekijk deze korte video om de workflow beter te begrijpen!

Alle facturen en declaraties die gecontroleerd en goedgekeurd zijn, verschijnen automatisch op het tabblad 'Betalen' op de pagina Betalingen. Het doel van de nieuwe lay-out is om de bruikbaarheid, efficiëntie en veiligheid van het betalingsproces aanzienlijk te verbeteren.

Je kunt belangrijke details controleren om er zeker van te zijn dat alles correct is (inclusief de leveranciersnamen, bedragen, betaalstatussen en vervaldata).

Zodra je een item als betaald markeert, wordt het automatisch verplaatst naar het tabblad 'Betaald' en wordt de betaalstatus bijgewerkt op de Exporteren-pagina.

Voor klanten in het Verenigd Koninkrijk bieden we de mogelijkheid om facturen rechtstreeks vanuit Moss te betalen. Bekijk hier een korte video.

Bekijk deze korte video om de workflow beter te begrijpen!

De pagina Exporteren is de enige plek waar je de maandelijkse export voor alle uitgaven kunt beheren, zodat je eenvoudig controle houdt over je maandafsluiting.

De pagina Exporteren bevat alleen gecontroleerde en goedgekeurde uitgaven en is geoptimaliseerd voor een naadloze exportervaring. Hier kun je al je Moss-uitgaven exporteren, inclusief kaarttransacties, facturen, declaraties, balansbewegingen (zoals opwaarderingen of aflossingen) en uitgestelde kosten.

Elk tabblad wordt automatisch gefilterd op de 'Klaar voor export'-items. Je kunt ze allemaal tegelijk exporteren door te klikken op 'Export voorbereiden' bovenaan de pagina.

Als er items uit vorige maanden tussen zitten die niet zijn geëxporteerd, worden die gemarkeerd met een klein uitroepteken.

Als je de uitgaven nog een keer wilt bekijken en het item wilt exporteren, kun je de boekhoudkundige gegevens bewerken in het zijpaneel of terugplaatsen naar de stap Controleren.

Zodra elke regel is opgenomen in je boekhoudsoftware, verandert de status van 'Klaar voor export' in 'Geëxporteerd'. Wanneer de tabel wordt gefilterd op de exportmaand, laat de voltooiingsstatus bovenaan de pagina zien hoeveel transacties op deze pagina zijn geëxporteerd.

Balansbewegingen omvatten opwaarderingen en geldopnames of aflossingen, afhankelijk van je Moss-product.

Uitgestelde kosten worden weergegeven op het tabblad Uitgestelde kosten. Bekijk een deep-dive in Uitgestelde kosten hier.

We wensen je veel plezier met werken met Moss!