Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor klanten die in het Verenigd Koninkrijk zijn geregistreerd.
Met deze functie kunnen klanten in het VK een aftrek voor woon-werkverkeer toepassen op kilometervergoedingen. Bij kilometervergoedingen waarvoor die aftrek geldt en het startpunt of de bestemming van een zakenreis het privé- of kantooradres van een medewerker is, trekt Moss de normale woon-werkafstand af die de medewerker toch al zou hebben gereden, en vergoedt alleen de extra afstand.
Wie kan het doen?
Alleen admins kunnen in de kilometerinstellingen regels voor de aftrek van woon-werkverkeer instellen.
Hoe stel je de aftrek voor woon-werkverkeer in?
De logica voor de aftrek wordt toegepast op basis van de regels die je voor je bedrijf hebt ingesteld. Je kunt de aftrek per kilometertarief instellen.
De aftrek wordt automatisch uitgeschakeld voor officiële of nieuwe aangepaste kilometertarieven.
Je kunt de kilometeraftrek voor woon-werkverkeer als volgt instellen:
Ga naar ‘Instellingen’ en klik op ‘Declaraties’.
Open het tabblad ‘Kilometervergoeding’.
Kies de kilometervergoedingsregel waarvoor een aftrek voor woon-werkverkeer moet gelden.
Vink binnen die kilometervergoedingsregel het vakje ‘Woon-werkverkeer aftrekken van zakelijke kilometers’ aan.
Let op: als je wilt dat de aftrek voor woon-werkverkeer op alle kilometervergoedingen van toepassing moet zijn, moet je het vakje in al je bestaande kilometervergoedingsregels aanvinken.Bij alle toekomstige kilometervergoedingsaanvragen waarvoor een regel geldt waarbij de aftrek van woon-werkverkeer is ingeschakeld, wordt de woon-werkafstand automatisch afgetrokken.
In het overzicht van de kilometerregels kun je zien voor welke regels de aftrek voor woon-werkverkeer is ingeschakeld.
Wanneer de aftrek voor woon-werkverkeer van toepassing is
Een aftrek geldt alleen als het opgeslagen privé- of kantooradres in het profiel van de indiener wordt gebruikt. Handmatig ingevoerde adressen leiden niet tot een aftrek. Privé- en kantooradressen zijn aan de hand van een icoontje te onderscheiden van gewone, handmatig ingevoerde adressen.
Als er een adres ontbreekt, kun je geen kilometervergoeding voor dit tarief indienen. Er wordt dan gevraagd om het ontbrekende adres aan het profiel toe te voegen.
Heen- en terugreizen
Bij heen-en-terugreizen wordt de aftrek voor woon-werkverkeer in beide richtingen toegepast.
Een kantoor- of privéadres toevoegen
De privé- en kantooradressen kunnen door elke gebruiker zelf in zijn of haar eigen profiel worden toegevoegd.
Web: ga naar je profiel door met de muis over je naam in de linkerbenedenhoek te bewegen en vervolgens op ‘Profiel’ te klikken. Daar vind je de velden ‘Privéadres’ en ‘Kantooradres’. Vul die in om de aftrek voor woon-werkverkeer toe te kunnen passen.
Mobiel: open de app en ga naar ‘Profiel’ > ‘Declaratiegegevens’. Vul de velden voor je privéadres en je kantooradres in.
Hoe herken je een aftrekpost voor woon-werkverkeer tijdens de levenscyclus van de kilometervergoeding?
Bij het indienen:
Als de aftrek voor woon-werkverkeer van toepassing is op een nieuw verzoek, wordt de afgetrokken afstand al tijdens het indieningsproces weergegeven.
Bij het controleren en goedkeuren:
Controleurs en goedkeurders kunnen zien of de rit vanaf het privéadres is begonnen, en krijgen een overzicht van hoe de afstand is berekend en hoeveel er is afgetrokken.
Als de kilometers tijdens het controleproces worden aangepast, wordt de vergoedbare afstand ook opnieuw berekend en automatisch bijgewerkt.
Kilometervergoedingen met aftrek voor woon-werkverkeer exporteren
In de gegenereerde documenten worden de voor woon-werkverkeer geldende aftrekposten weergegeven als een aparte regel, waarbij de afgelegde afstand (de daadwerkelijk gereden afstand) wordt verrekend met de aftrek voor woon-werkverkeer om zo de vergoedbare afstand te berekenen. En die wordt dan gebruikt om de hoogte van de vergoeding te bepalen.
Kilometervergoedingen met aftrek voor woon-werkverkeer downloaden
Bij aangepaste exportformaten kun je deze waarden gebruiken:
Rijafstand in eenheid: daadwerkelijk afgelegde afstand.
Aftrek woon-werkverkeer in eenheid: afstand die van de daadwerkelijk afgelegde afstand wordt afgetrokken.
Vergoedbare afstand in eenheid: de daadwerkelijk afgelegde afstand min de gebruikelijke woon-werkafstand van de medewerker; dit is de basis voor de uitbetaalde kilometervergoeding.