Wie kan aangepaste kilometervergoedingen inschakelen en definiëren in Moss?
De nieuwe pagina voor kilometervergoedingen is alleen beschikbaar in de webapp en kan alleen worden gebruikt door admins en accountants. Zij hebben de mogelijkheid om aangepaste kilometervergoedingen in te schakelen en te definiëren.
Aangepaste kilometervergoedingen inschakelen en definiëren
Aangepaste kilometervergoedingen inschakelen
Ga naar 'Instellingen' > 'Declaraties'.
Open het tabblad 'Kilometervergoeding'.
Standaard zijn aangepaste kilometervergoedingen uitgeschakeld, dus je ziet alleen de wettelijke kilometervergoedingen. Klik op 'Schakel aangepaste vergoedingen in' en bevestig dat je de waarschuwing hebt gelezen (over de mogelijke impact van het afwijken van de door lokale regelgeving vastgestelde belastingvrije kilometervergoeding) om te beginnen met het definiëren van aangepaste vergoedingen.
Een aangepaste kilometervergoeding definiëren
Ga naar 'Instellingen' > 'Declaraties'.
Open het tabblad 'Kilometervergoeding'.
Klik op 'Voeg kilometervergoeding toe'.
Om te voldoen aan verschillende regelgevingen (DE, NL, UK), bieden we klanten de mogelijkheid om afstandsgrenzen per kilometervergoeding te definiëren.
Bijvoorbeeld, in Duitsland gelden er andere vergoedingen voor de eerste 20 kilometer per enkele reis per motorfiets in vergelijking met elke kilometer boven de 20 per enkele reis. In het Verenigd Koninkrijk, daarentegen, worden de eerste 10.000 zakelijke kilometers per belastingjaar anders vergoed dan de zakelijke kilometers boven de 10.000 per belastingjaar.
Bij het instellen van grenzen is het ook mogelijk om de berekeningsperiode te definiëren. Hiermee kun je bepalen of deze grenzen van toepassing zijn op een enkele declaratie of dat ze geldig zijn voor alle afstanden van de gebruiker gedurende het betreffende belastingjaar.
Voorbeeld van een vaste vergoeding:
Vergoeding met afstandsgrens:
De standaard vergoeding vervangen door een aangepaste vergoeding
Hoewel het niet mogelijk is om de wettelijke kilometervergoedingen te verwijderen of aan te passen, kun je ze wel vervangen door aangepaste vergoedingen.
Eerst moet je de wettelijke vergoedingen archiveren door naar 'Instellingen' > 'Declaraties' > en het tabblad 'Kilometervergoeding' te gaan.
Selecteer de vergoeding die je wilt verbergen en klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek > 'Archiveren'.
Na deze actie kunnen er geen declaraties meer worden ingediend met deze kilometervergoeding en is deze niet zichtbaar voor gebruikers. Goed om te weten: De archiefstatus is niet permanent en je kunt de vergoeding op elk gewenst moment herstellen door deze te dearchiveren.
Definieer nu een vervangende, aangepaste kilometervergoeding.
Zodra de nieuwe kilometervergoeding is ingesteld, is deze van toepassing op alle gebruikers op je platform
Veelgestelde vragen: aangepaste kilometervergoedingen
Q: Wat zijn aangepaste kilometervergoedingen?
Bij het beheren van reiskostendeclaraties van je medewerkers via Moss, kan het voorkomen dat je de standaard kilometervergoeding (bepaald door lokale voorschriften) wilt aanpassen of een nieuwe vergoeding wilt creëren bovenop de bestaande. Om dit te kunnen doen, biedt Moss je de mogelijkheid om gebruik te maken van aangepaste kilometervergoedingen.
Q: Hoe werken aangepaste kilometervergoedingen?
Admins/accountants hebben de mogelijkheid om aangepaste kilometervergoedingen te definiëren en daarmee de wettelijke kilometervergoeding te vervangen. Zodra dit is gebeurd, kunnen gebruikers van het platform op de gebruikelijke manier hun reiskostendeclaraties indienen met de aangepaste vergoeding.
Voorbeeld 1:
Ik maak gebruik van Moss om de reiskosten voor het woon-werkverkeer van mijn medewerkers in Duitsland te vergoeden. Volgens de geldende Duitse regelgeving bedraagt de wettelijke kilometervergoeding voor auto's in 2023 € 0,30. Echter, ik wil mijn werknemers graag € 0,35 per kilometer betalen. Daarom stel ik een aangepaste vergoeding in:
Auto = € 0,35
Voorbeeld 2:
Ik maak gebruik van Moss om de kosten voor het woon-werkverkeer van mijn werknemers in het Verenigd Koninkrijk te vergoeden. Op dit moment ondersteunt Moss drie verschillende reiskostenvergoedingen voor het Verenigd Koninkrijk:
Auto (£ 0,45)
Motor (£ 0,24)
Fiets (£ 0,20)
Echter, volgens de regelgeving van het Verenigd Koninkrijk kunnen werknemers die collega's in een auto of bestelwagen vervoeren op trajecten die tevens werkritten zijn, in aanmerking komen voor een extra vergoeding van £ 0,05 per passagier per zakelijke mijl. Deze vergoeding is niet standaard beschikbaar in Moss. Daarom maak ik drie nieuwe vergoedingen aan:
Auto (+1 passagier) = £ 0,50
Auto (+2 passagiers) = £ 0,55
Auto (+3 passagiers) = £ 0,60
Q: Kan ik een aangepaste kilometervergoeding bewerken als er al declaraties zijn ingediend met deze kilometervergoeding?
Ja, dat is mogelijk. Wijzigingen worden echter alleen toegepast op nieuwe declaraties. Declaraties die al zijn ingediend blijven ongewijzigd.
Q: Kan ik terugkeren naar het gebruik van alleen wettelijke kilometervergoedingen?
Ja, dat is mogelijk. Op elk moment kun je het vinkje bij 'Schakel aangepaste vergoedingen in' verwijderen, zodat gebruikers alleen nog maar de wettelijke kilometervergoeding kunnen gebruiken. Wijzigingen worden alleen toegepast op de nieuwe reiskostendeclaraties. Reeds ingediende declaraties blijven ongewijzigd.