Wie kan een declaratie indienen?

Als je organisatie declaraties gebruikt, kunnen alle gebruikers binnen die organisatie declaraties indienen. Afhankelijk van je rechten kun je declaraties indienen zonder goedkeuring.

Een declaratie aanvragen (indienen)

Moss biedt drie soorten declaraties aan.

Zakelijke uitgaven

Een regelmatige betaling die de werknemer uit eigen zak heeft gedaan en die vergoed moet worden. Om dit te claimen moet de gebruiker een betaalbewijs indienen.

Kilometervergoeding

Als een werknemer naar zijn werk pendelt of rijdt terwijl hij/zij op zakenreis is met zijn/haar eigen voertuig, kan hij/zij in aanmerking komen voor een kilometervergoeding. Daarbij wordt rekening gehouden met de afstand van het woon-werkverkeer en het type voertuig.

Bij het aanmaken van kilometervergoedingen kan de gebruiker:

Het type reis kiezen: zakenreis of woon-werkverkeer
Het gebruikte voertuig selecteren
In een keer alle dagen van een reis selecteren
Thuis-/kantooradres selecteren in de routebeschrijving
Recent afgelegde afstanden selecteren in het reisschema
De door Google berekende afstand handmatig overschrijven
De reis markeren als terugreis

Dagvergoedingen (alleen DE)

Als een werknemer voor zijn werk reist, overnacht of een enkele dag, kan hij in aanmerking komen voor een dagvergoeding. De dagvergoeding wordt vastgesteld door de overheid en is afhankelijk van waar hij/zij naartoe reisde, hoe lang hij/zij reisde en welke maaltijden de werknemer zelf betaalde tijdens de reis.

Bij het aanmaken van dagvergoedingen kan de gebruiker:

Het reisschema invoeren
De dagvergoeding per dag en per voorziene maaltijd/overnachting aanpassen

De medewerker kan een declaratie indienen in Moss met één of meerdere uitgaven in dezelfde declaratie (onkostenrapport). Hij/zij kan ook de relevante boekhoudgegevens toewijzen aan zijn/haar uitgaven, bijvoorbeeld als hij/zij weet welke onkostenrekening of kostenplaats gebruikt moet worden. Als de medewerker dit niet weet of het verkeerd doet, kan dit altijd worden gecontroleerd en aangepast door de boekhouder.

Een declaratie indienen op de website

Volg deze stappen om een declaratie in te dienen op het Moss-platform.

Zorg dat je je bankgegevens hebt toegevoegd, zodat je gemakkelijk geld terug kunt krijgen.

Klik op 'Declaraties' > 'Declaratie indienen' of '*Nieuwe toevoegen' als dit niet je eerste declaratie is.
Geef je declaratie een naam.
Klik op 'Uitgave toevoegen' en selecteer de uitgavensoort uit de lijst.
Voeg indien nodig meer uitgaven toe door opnieuw op 'Uitgave toevoegen' te klikken.
Tip: je kunt aan je declaratie zo veel uitgaven toevoegen als nodig is (bijvoorbeeld één declaratie voor één reis met meerdere uitgaven).
Klik op 'Indienen' om je declaratie in te dienen.

Als een werknemer een fout of vergissing opmerkt in een reeds ingediende declaratie, kan hij of zij de status wijzigen naar 'Ontwerp' en de declaratie opnieuw indienen zodra de nodige wijzigingen zijn aangebracht.

Een declaratie indienen met de Moss-app

Volg deze stappen als je een declaratie wilt indienen via de Moss-app. Zorg dat je je bankgegevens hebt opgeslagen, zodat de terugbetaling gemakkelijk kan worden overgemaakt.

Open de Moss-app en log in.
Ga naar 'Home' > 'Declaraties'.
Tik op '+ Declaratie indienen'.
Geef je declaratie een naam.
Voeg uitgaven toe aan je declaratie door op '+ 'Uitgave toevoegen' te klikken.
Bekijk de onderstaande voorbeelden als je niet zeker weet welk type uitgave je het beste kunt kiezen.
1. Zakelijke uitgave - vergoedingen voor algemene, werkgerelateerde uitgaven.
2. Kilometervergoeding - vergoeding van reis- en transportkosten met je auto of motor.
3. Dagvergoeding - Duitse reisvergoedingen.
Voeg alle details toe die nodig zijn voor de uitgave.
Nadat je al je uitgaven hebt toegevoegd, klik je op 'Indienen' om je aanvraag in te dienen.

Ook in de app kun je boekhoudkundige gegevens toevoegen aan je declaraties, zodat je ze nog makkelijker onderweg kunt beheren.

Als je een fout hebt gemaakt in je declaratie, kun je die nog aanpassen zolang de declaratie niet is goedgekeurd. Daarvoor moet je inloggen op de webapp, want dit kan niet op je telefoon.

Voorbeelden

Activiteit	Soort uitgave
Rit naar Berlijn	Kilometervergoeding*
5 dagen hotel	Zakelijke uitgave/Dagvergoeding**
Zakendiner	Zakelijke uitgave
Lunch	Zakelijke uitgave
Rit terug van zakenreis	Kilometervergoeding*
Treinreis naar locatie en terug	Zakelijke uitgave
3 dagen hotel met ontbijt	Zakelijke uitgave/Dagvergoeding**
Relatiegeschenken voor collega's	Zakelijke uitgave

*Houd er rekening mee dat kilometervergoedingen alleen beschikbaar zijn in Duitsland, het VK en Nederland. Voor andere landen kun je aangepaste kilometertarieven aanmaken.

**Dagvergoedingen zijn alleen beschikbaar in Duitsland. In alle andere landen kun je je kosten vergoed krijgen als zakelijke uitgave.