Wie kan een declaratie indienen
Elke Moss-gebruiker kan een declaratie indienen. Afhankelijk van de rechten die je binnen je organisatie hebt, is het mogelijk om declaraties in te dienen zonder dat ze zijn goedgekeurd.
Zo dien je een declaratie in
Ten eerste moet je kosten hebben gemaakt die je vergoed wilt krijgen. Er zijn drie soorten uitgaven die kunnen worden vergoed bij Moss.
Zakelijke uitgaven - dit zijn uitgaven die een werknemer uit eigen zak heeft betaald en waarvan hij of zij vindt dat deze moeten worden vergoed.
Kilometervergoeding - als een werknemer met een eigen voertuig naar zijn of haar werk pendelt, kan hij of zij in aanmerking komen voor een kilometervergoeding. De hoogte van de vergoeding wordt bepaald door de afstand van het woon-werkverkeer en het type voertuig dat wordt gebruikt.
Dagvergoeding (alleen DE) - als een werknemer voor zijn of haar werk op reis is - met of zonder overnachting - kan hij of zij in aanmerking komen voor een dagvergoeding. De hoogte van dagvergoedingen wordt vastgesteld door de overheid en is afhankelijk van het reisdoel, de duur van de reis en welke maaltijden de werknemer zelf betaalt tijdens de reis.
Alle bestemmingen kunnen worden toegevoegd en aangepaste dagvergoedingen kunnen worden aangemaakt voor elke dag, afhankelijk van wat moet worden terugbetaald.
Een medewerker kan een declaratie indienen voor één of meerdere gemaakte onkosten. Hij of zij kan ook de relevante boekhoudkundige gegevens aan de uitgaven toewijzen, bijvoorbeeld als hij of zij weet welke grootboekrekening of kostenplaats moet worden gebruikt. Als de medewerker dit niet weet of dit verkeerd doet, dan kan dit tijdens de controle altijd gecontroleerd en aangepast worden door de accountant.
Een declaratie indienen op de website
Volg deze stappen om een declaratie in te dienen op het Moss-platform.
Zorg dat je je bankgegevens hebt toegevoegd, zodat je gemakkelijk geld terug kunt krijgen.
Klik op 'Declaraties' > 'Declaratie indienen' of '*Nieuwe toevoegen' als dit niet je eerste declaratie is.
Geef je declaratie een naam.
Klik op 'Uitgave toevoegen' en selecteer de uitgavensoort uit de lijst.
Voeg indien nodig meer uitgaven toe door opnieuw op 'Uitgave toevoegen' te klikken.
Tip: je kunt aan je declaratie zo veel uitgaven toevoegen als nodig is (bijvoorbeeld één declaratie voor één reis met meerdere uitgaven).
Klik op 'Indienen' om je declaratie in te dienen.
Als een werknemer een fout of vergissing opmerkt in een reeds ingediende declaratie, kan hij of zij de status wijzigen naar 'Ontwerp' en de declaratie opnieuw indienen zodra de nodige wijzigingen zijn aangebracht.
Een declaratie indienen met de Moss-app
Volg deze stappen als je een declaratie wilt indienen via de Moss-app. Zorg dat je je bankgegevens hebt opgeslagen, zodat de terugbetaling gemakkelijk kan worden overgemaakt.
Open de Moss-app en log in.
Ga naar 'Home' > 'Declaraties'.
Tik op '+ Declaratie indienen'.
Geef je declaratie een naam.
Voeg uitgaven toe aan je declaratie door op '+ 'Uitgave toevoegen' te klikken.
Bekijk de onderstaande voorbeelden als je niet zeker weet welk type uitgave je het beste kunt kiezen.
Zakelijke uitgave - vergoedingen voor algemene, werkgerelateerde uitgaven.
Kilometervergoeding - vergoeding van reis- en transportkosten met je auto of motor.
Dagvergoeding - Duitse reisvergoedingen.
Voeg alle details toe die nodig zijn voor de uitgave.
Nadat je al je uitgaven hebt toegevoegd, klik je op 'Indienen' om je aanvraag in te dienen.
Ook in de app kun je boekhoudkundige gegevens toevoegen aan je declaraties, zodat je ze nog makkelijker onderweg kunt beheren.
Als je een fout hebt gemaakt in je declaratie, kun je die nog aanpassen zolang de declaratie niet is goedgekeurd. Daarvoor moet je inloggen op de webapp, want dit kan niet op je telefoon.
Voorbeelden
Activiteit | Soort uitgave |
Rit naar Berlijn | Kilometervergoeding* |
5 dagen hotel | Zakelijke uitgave/Dagvergoeding** |
Zakendiner | Zakelijke uitgave |
Lunch | Zakelijke uitgave |
Rit terug van zakenreis | Kilometervergoeding* |
Treinreis naar locatie en terug | Zakelijke uitgave |
3 dagen hotel met ontbijt | Zakelijke uitgave/Dagvergoeding** |
Relatiegeschenken voor collega's | Zakelijke uitgave |
*Houd er rekening mee dat kilometervergoedingen alleen beschikbaar zijn in Duitsland, het VK en Nederland. Voor andere landen kun je aangepaste kilometertarieven aanmaken.
**Dagvergoedingen zijn alleen beschikbaar in Duitsland. In alle andere landen kun je je kosten vergoed krijgen als zakelijke uitgave.