Een nieuwe manier om uitgavengegevens te bekijken en te beheren
We hebben het overzicht van de uitgavendetails in een nieuw jasje gestoken. Daarmee krijg je een duidelijker en consistenter beeld van alle uitgaventypes, en leggen we de basis voor nieuwe functies die binnenkort beschikbaar komen.
Je organisatie schakelt half oktober automatisch over naar de nieuwe versie. We raden je aan om het nu alvast uit te proberen, zodat je team de tijd heeft om eraan te wennen voordat het de standaardinstelling wordt. Het is het beste om dit ruim voor je volgende maandafsluiting te doen.
Jij hebt de touwtjes in handen: als admin kun je je hele organisatie overzetten naar de nieuwe versie. Maar als het nog niet het juiste moment is, kun je iedereen ook weer terugzetten.
Let op: nieuwe functies die vóór half oktober worden gelanceerd, zijn alleen beschikbaar in de nieuwe weergave.
Wat is er veranderd?
Voorheen had elk uitgaventype een andere lay-out en bestond elk uit één lange pagina waar je doorheen moest scrollen. Nu is de informatie voor alle uitgaventypes op een uniforme manier gegroepeerd in secties die je kunt in- en uitklappen. Klik op het pijltje van een sectie om deze uit te vouwen of in te klappen:
Leverancier: een dropdownmenu met de naam en code van de leverancier.
Documenten: het betaalbewijs, de factuur of het kilometer-/dagvergoedingsoverzicht.
Boekhouding: btw, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, boekingstekst.
Betaling:
Voor crediteuren: vervaldata, betalingsvoorwaarden en betaalstatus
Voor kaarten: transactiegegevens
Voor declaraties: bankgegevens van medewerkers
Goedkeuring: wie is verantwoordelijk voor het goedkeuren van items, inkooporders en budgets.
Kilometervergoeding/dagvergoeding/representatiekosten (alleen voor de declaratiemodule): documenttype dat wordt weergegeven in het gedeelte ‘Documenten’ van een uitgave.
Opmerkingen: stonden vroeger in een apart tabblad, zijn nu verborgen achter het chat-icoontje rechtsonder in het document.
Opmerkingen & activiteit
Opmerkingen stonden eerder in een apart tabblad. Je kunt ze nu bekijken in een nieuwe interactieve component die rechtsonder in het voorbeeldvenster van het document zweeft. Dit betekent dat de nieuwste opmerkingen en gebeurtenissen altijd makkelijk te vinden en toegankelijk zijn.
Kaarttransacties
Waar alles nu te vinden is
Element | Waar je het kunt vinden |
Kaarthouder, kaart, transactie-/boekingsdatum | In de koptekst en in de kolommen ‘Leverancier’ en ‘Kaart’ van het gedeelte ‘Betaling’. |
Bon uploaden, ontbrekende bonnen beheren | Het gedeelte ‘Documenten’. |
Btw-splitsing, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, boekingstekst | Het gedeelte ‘Boekhouding’. |
Uitgestelde kosten | ‘Maak uitgesteld’-optie in ‘Boekhouding’. |
Budgets | In ‘Goedkeuring’. |
Horeca-schakelaar | Het is geen schakelaar meer, maar een knop ‘Horeca’ bovenaan het gedeelte ‘Documenten’. Als een uitgave al is gemarkeerd als ‘Horeca’, verschijnt een bijbehorend gedeelte dat je later zo nodig kunt verwijderen. |
Was
Het uitgavenoverzicht was één enkele pagina om doorheen te scrollen:
Koptekst – leverancier, bedrag, ‘Kaarttransactie · [datum, tijd]’, status van het betaalbewijs.
Kaarttransactie – kaarthouder, kaart, leveranciersnaam, transactiedatum, boekingsdatum.
Betaalbewijs – bijgevoegd bestand, uploadoptie, datum, nummer, servicedatum.
Schakelaar voor representatiekosten (bèta).
Boekhoudgegevens – btw-/regeltabel, gedetecteerd totaal vs. verschil, grootboekrekening, kostendrager, kostenplaats, notities, boekingstekst, uitgestelde kosten, budgets.
Goedkeuring (indien de regel voor goedkeuring achteraf is geactiveerd).
Voettekst – ‘Verplaatsen naar Verzamelen’ / ‘Verplaatsen naar Exporteren’.
Is nu
Koptekst – bedrag, naam van de medewerker, kaartnaam, tijdstempel van de transactie, status.
Documenten – het betaalbewijs met de opties ‘Betaalbewijs als niet nodig markeren’ en ‘Herinnering versturen’.
Horeca – Als een uitgave al is gemarkeerd als ‘Horeca’, verschijnt een bijbehorend gedeelte dat je later zo nodig kunt verwijderen.
Boekhouding – herkenning en boeking (documentdatum, servicedatum, optie ‘Uitgesteld maken’), splitsing btw-tarief, grootboekrekening, kosten kostenplaats, kostendrager, boekingstekst.
Goedkeuring (indien de regel voor goedkeuring achteraf is geactiveerd) – de goedkeuringsstap(pen), inkooporder, budget.
Voettekst – ‘Afwijzen’ / ‘Bevestigen’ (beoordelaar), of ‘Verzoek doorsturen’ / ‘Betwisten’ / ‘Goedkeuren’ (goedkeurder).
Betaling – een statustabel met: betaaldatum, leverancier, kaart en bedrag.
Declaraties
Waar alles nu te vinden is
Element | Waar je het kunt vinden |
Ingediend door, naam, boekingstekst | De boekingstekst op rapportniveau heet nu ‘Beschrijving’ en wordt ingevuld door degene die de declaratie indient. |
Uitgaven (enkele lijst met betaalbewijzen) | Geeft een overzicht van alle soorten uitgaven tijdens de reis (kilometervergoeding, bonnen, dagvergoeding). |
Declaratie: uitgave | Bevat het betaalbewijs, de naam van de leverancier en de beschrijving, plus eventueel details over de representatie. |
Declaratie: dagvergoeding | Bevat de naam, de beleidslocatie (bijv. Duitsland) en eventuele aanpassingen (bijv. maaltijden en/of overnachtingsvergoeding). |
Declaratie: kilometervergoeding | Bevat de uitgavenaam, het reistype, de datums, het vertrekpunt en de bestemming, inclusief automatische afstandsberekeningen. |
Boekhoudgegevens > Leverancier | Verplaatst naar het bovenste gedeelte van het paneel, naast de naam en ‘Beschrijving’. |
Betalingsgegevens (betalingsreferentie, rekeningnummer, status) | ‘Betalingsgedeelte’. |
Budgets (zelfstandig onderdeel) | Verplaatst naar ‘Goedkeuring’. |
Goedkeuringen | Verplaatst naar ‘Goedkeuring’. |
Was
Koptekst – indiener, bedrag, ‘Declaratie · [datum]’, statusbadge.
Ingediend door, naam, boekingstekst.
Uitgaven – lijst met afzonderlijke uitgavenposten met datums en bedragen.
Boekhoudgegevens – leverancier.
Betaalgegevens – betalingsreferentie, rekening, status.
Budgets – toegewezen kaarten met uitgaven ten opzichte van het budget.
Voettekst – 'Betwisten' / 'Gegevens bevestigen'.
Is nu
Declaraties worden nu gegroepeerd in een rapport (bijv. ‘Reis naar Berlijn’), waarin verschillende uitgaventypes – kilometers, facturen en dagvergoedingen – in één aanvraag kunnen worden gebundeld.
Koptekst – bedrag, indiener, datum van indiening, status.
Leverancier, naam, beschrijving (de beschrijving is geschreven door degene die de declaratie indient en kan momenteel niet door de boekhouder worden bewerkt).
Uitgaven – alle uitgaven in het rapport, vermeld met het type, de datum en het bedrag (bijv. reiskosten, factuur, kaarttransactie, dagvergoedingen).
Betaling – standaard ingeklapt, toont de ontvanger van de betaling en de rekening.
Goedkeuring – standaard ingeklapt, toont aan welk team het rapport is toegewezen.
Voettekst – 'Betwisten'/'Bevestigen'.
Als je in het overzicht op een specifieke uitgave klikt, krijg je een detailweergave van alleen die uitgave te zien:
Kilometervergoeding: ‘Documenten’ tonen het kilometeroverzicht (datum, tarief, afstand, route); ‘Boekhouding’ toont de btw-verdeling, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager en boekingstekst.
Dagvergoeding: ‘Documenten’ tonen de verdeling van de dagvergoeding per datum en bestemming; de velden in ‘Boekhouding’ zijn dezelfde als hierboven.
Uitgaven op factuurbasis: ‘Documenten’ tonen de factuur; ‘Boekhouding’ voegt velden voor opname en boeking toe; ‘Betaling’ toont de vervaldatum, betalingsvoorwaarden, korting en betalingsstatus.
Facturen
Waar alles nu te vinden is
Element | Waar je het kunt vinden |
Te betalen bedrag, factuurnummer, factuurdatum, leverdatum (bewerkbare velden) | Het bedrag en de vervaldatum staan nu in de koptekst. Het factuurnummer en de datum staan in het gedeelte ‘Documenten’. |
Naam en nummer van de leverancier | Beiden staan in de nieuwe gedeelte ‘Leveranciers’. |
Naam, soort en nummer van het document (indien van toepassing) | Dit staat allemaal in het gedeelte ‘Documenten’, samen met de mogelijkheid om extra documenten te uploaden. |
Factuurnummer, datum en uitvoeringsdatum, samen met het btw-tarief, de grootboekrekening, de kostenplaats, de kostendrager en de boekingstekst. | Allemaal te vinden in het gedeelte ‘Boekhouding’. |
Vervaldatum en betalingsvoorwaarden, evenals de status, de ontvanger en het factuurnummer. | Dit staat allemaal in het gedeelte ‘Betaling’. |
Verificateur, team ('Wie is verantwoordelijk voor deze factuur?') | In het gedeelte ‘Goedkeuring’. |
Inkooporder, budget | Gegroepeerd onder ‘Goedkeuring’ in plaats van in aparte secties. |
Leverancier e-mailen, verwijderen | Is verplaatst naar een menu rechtsboven in het overzicht. |
Was
Koptekst – bedrag, leverancier, status, plus eventuele compliance-waarschuwingen (bijv. IBAN-afwijking, waarschuwingen volgens de EN16931-norm).
Factuurgegevens – verschuldigd bedrag, leverancier, factuurnummer, factuurdatum, leverdatum, uitgestelde kosten, link naar leveranciersgegevens.
Boekhoudgegevens – btw-/regeltabel, gedetecteerd totaal vs. verschil, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, boekingstekst.
Betalingsgegevens – betalingsvoorwaarden, korting, netto vervaldatum, betalingsreferentie, betalingsgegevens bekijken.
Wie is verantwoordelijk voor deze factuur? – verificateur, team.
Inkooporder.
Budgets.
Voettekst – opmerking, ‘Afwijzen’/‘Gegevens bevestigen’.
Is nu
Koptekst – bedrag, leverancier, betaalwijze, betaald op/ingediend op/uiterste betaaldatum, status.
Leverancier.
Documenten – het factuurbestand, met een ‘...’-menu voor ontkoppelen/bewerken/downloaden, en een ‘+Document’-knop om meer toe te voegen.
Boekhouding – herkenning en boeking (documentdatum, servicedatum, ‘uitgesteld maken’), btw-tariefverdeling, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, boekingstekst.
Betaling – vervaldatum, betalingsvoorwaarden, korting en een statustabel (status, betaaldatum, referentie, ontvanger, bedrag).
Goedkeuring (standaard ingeklapt) – verificateur, team, inkooporder, budget.
Voettekst — ‘...’-menu / ‘Afwijzen’ / ‘Bevestigen’ (controleur); ‘Verzoek doorsturen’ / ‘Herinnering sturen’ (als je niet de goedkeurder bent); ‘Terug naar Controleren’ / ‘Exporteren’ (zodra klaar voor export).