Het toewijzen van boekhoudkundige gegevens zoals leveranciers, grootboekrekeningen, btw-tarieven, kostenplaatsen, kostendragers en andere dimensies aan transacties, facturen en declaraties verloopt in elke organisatie volgens verschillende regels, patronen en werkwijzen.
AI Pre-Accounting voert automatisch de voorcodering uit voor het merendeel van je transacties en facturen – en voor zakelijke uitgaven in de module Declaraties.
Dit is hoe het werkt:
Leren van je gegevens
AI Pre-Accounting controleert de boekhoudkundige kenmerken die je toewijst bij het exporteren van uitgaven. Die eerdere toewijzingen vormen de basis voor het leren van de codes die jouw organisatie gebruikt voor uitgaven.
Een AI-model bouwen voor je organisatie 🤖
Zodra je je eerste 150 transacties, 25 facturen of 25 zakelijke uitgaven (Declaraties) hebt geëxporteerd, trainen we automatisch een AI-model dat specifiek is voor je organisatie en het uitgaventype, op basis van je gegevens. Het model analyseert hoe grootboekrekeningen, btw-tarieven en andere dimensies eerder zijn toegewezen en gebruikt die patronen om de juiste boekhoudkundige gegevens voor toekomstige items te voorspellen.
Voorspelling met AI 🤖
Voor alle toekomstige transacties, facturen en declaraties probeert het model de btw, de grootboekrekening en andere gegevens te voorspellen. De voorspellingen zijn gebaseerd op waarschijnlijkheid: als de betrouwbaarheid van een bepaalde waarde onder de minimumdrempel zakt, wordt het veld leeg gelaten. Zo wordt het risico op verkeerde toewijzingen verkleind.
Als er meerdere opties met een hogere waarschijnlijkheid zijn, toont AI Pre-Accounting maximaal vijf suggesties in de dropdownmenu's. Deze worden bovenaan vastgezet, zodat boekhouders snel de juiste waarde kunnen kiezen zonder de volledige lijst te hoeven doorlopen. Als geen enkele suggestie aan de minimale betrouwbaarheidsdrempel voldoet, worden er geen suggesties in het dropdownmenu getoond en blijven de velden leeg voor handmatige invoer.
Uit onze interne gegevens blijkt dat AI Pre-Accounting vaker de juiste boekhoudkundige kenmerken toekent dan statische regelsets. Daarom raden we je aan om in de instellingen de optie ‘AI Pre-Accounting overschrijft regels’ in te schakelen, zodat de beste voorspelling(en) voorrang krijgen. Standaard geldt ‘regels eerst’, dus de regels blijven de norm totdat je dat instelt.
Zelfstandig leren met AI 🤖:
De agent verbetert zich voortdurend via een feedbackloop. Als hij een onjuiste voorspelling doet, kan je die corrigeren en zal de Agent daarvan leren. Telkens wanneer je transacties, facturen of declaraties exporteert, wordt een bijgewerkt model (her)opgebouwd dat je eerdere correcties en de nieuwste geëxporteerde gegevens bevat.
Als je een specifieke grootboekrekening, btw-tarief of andere waarde verwijdert, bouwen we het model opnieuw, zodat die waarden niet meer worden voorspeld.
Welke uitgaventypes worden ondersteund en welke velden kunnen worden voorspeld?
Kaarttransacties
Velden die voorspeld kunnen worden: grootboekrekening, btw-tarief, kostenplaats, kostendrager, aangepaste dimensies (indien geconfigureerd), leverancier.
Facturen
Velden die voorspeld kunnen worden: grootboekrekening, btw-tarief, kostenplaats, kostendrager, aangepaste dimensies (indien geconfigureerd), boekingstekst.
Declaraties (alleen zakelijke uitgaven)
Velden die voorspeld kunnen worden: grootboekrekening, btw-tarief, kostenplaats, kostendrager, aangepaste dimensies (indien geconfigureerd).
Voorspellingen met een lage betrouwbaarheid
Als AI Pre-Accounting minder zeker is over een voorspelling, wordt het veld geel gemarkeerd. Dit betekent dat de waarde al is ingevuld, maar onder de drempel voor hoge betrouwbaarheid ligt. Kijk dit nog even na voordat je bevestigt.
Gele suggesties werken net als elke andere vooraf ingevulde waarde: je kunt ze zo overnemen, aanpassen of wissen. Als je een gele suggestie corrigeert, leert AI Pre-Accounting van die correctie en wordt het systeem in de loop van de tijd steeds beter.
Als het betrouwbaarheidsniveau zelfs voor een gele voorspelling te laag is, blijft het veld leeg en worden er in plaats daarvan suggesties in het dropdownmenu getoond.
Wanneer de agent je ingevoerde gegevens niet kan voorspellen (en wat je moet doen)
Nieuwe of zelden gebruikte grootboekrekeningen of btw-tarieven
AI Pre-Accounting heeft voorbeelden nodig om te leren. Als een waarde maar heel zelden in je gegevens voorkomt (bijvoorbeeld bij minder dan ~10 transacties), is het onwaarschijnlijk dat deze betrouwbaar kan worden voorspeld – en kan hij worden genegeerd.
Identieke items die aan verschillende rekeningen zijn gekoppeld
Als identieke transacties of facturen stelselmatig op verschillende rekeningen worden geboekt (bijvoorbeeld wanneer dezelfde leverancier soms op verschillende kostenplaatsen wordt geboekt), zal AI Pre-Accounting moeite hebben om een duidelijk patroon te herkennen. Het zal de neiging hebben om de meest voorkomende waarde te kiezen.
Let op: AI Pre-Accounting-modellen worden (opnieuw) getraind met gegevens die naar je boekhoudsysteem zijn geëxporteerd. Het toekennen van boekhoudkundige kenmerken zonder de transactie, factuur of declaratie te exporteren, zal toekomstige voorspellingen niet verbeteren. Voor de beste resultaten moet je consequent exporteren en ervoor zorgen dat je geëxporteerde gegevens correct zijn.
Regelitems laten uitlezen door AI (vroege toegang)
Let op: Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en is nog niet voor alle klanten beschikbaar. Als je er gebruik van wilt maken, neem dan contact op met je Customer Success Manager.
Wat het doet
Voor bètaklanten werkt er naast de hierboven beschreven voorspellingen een nieuw AI-systeem mee. In plaats van boekhoudkundige kenmerken voor de hele uitgave te voorspellen, leest het systeem de factuur direct in, haalt het afzonderlijke regelitems eruit, groepeert deze waar mogelijk op btw en vult de splitsingstabel vooraf in met boekhoudgegevens. Klaar om te worden gecontroleerd zodra je de uitgave opent.
Dit gebeurt automatisch op de achtergrond zodra een factuur is geüpload. Terwijl de verwerking bezig is, zie je een laadindicator bij de boekhoudvelden.
Zo werkt het
De AI verwerkt facturen in twee stappen:
Uitlezen – de AI leest de factuur en identificeert de afzonderlijke regelitems: beschrijvingen, bedragen, btw-tarieven en andere gegevens, rechtstreeks in het document.
Boekhouding – in een tweede AI-stap worden de uitgelezen regelitems gekoppeld aan het rekeningschema van je organisatie. Op basis van je boekhoudgeschiedenis worden de juiste grootboekrekeningen en btw-tarieven toegewezen.
Automatisch toepassen
Standaard worden de gesplitste regelitems automatisch toegepast zodra de factuur wordt geüpload. Als je de factuur liever eerst wilt controleren voordat er splitsingen worden toegepast, kun je deze functie deactiveren:
Ga naar ‘Instellingen’ → ‘Automatisering’ → ‘AI Pre-accounting’.
Schakel de functie voor automatisch toepassen uit met de schakelaar.
Als deze functie is gedeactiveerd, leest de AI nog steeds regelitems op de achtergrond uit, maar de resultaten worden pas toegepast als je op ‘Splitsen’ klikt.
Wat de nieuwe AI allemaal kan
De volgende velden worden per regel automatisch ingevuld:
Bedragen (bruto, netto, btw)
Btw-tarief
Grootboekrekening
Boekingstekst
Wat nog steeds wordt afgehandeld door bestaande voorspellingen en regels
Kostenplaatsen, kostendragers en aangepaste dimensies worden nog niet door de nieuwe AI verwerkt. Deze velden worden nog steeds ingevuld op basis van ML-voorspellingen en leveranciersregels, zoals beschreven in de bovenstaande paragrafen.
Als je organisatie vooraf gedefinieerde leverancierssplitsingen heeft (aangepaste splitsingsregels voor specifieke leveranciers), hebben die voorrang op de door AI gegenereerde splitsingen.
Tips
Controleer de eerste paar facturen van elke leverancier om te controleren of de AI de juiste grootboekrekeningen selecteert. De nauwkeurigheid neemt toe naarmate het systeem leert van correcties.
Gebruik de functies voor samenvoegen en bulkbewerking als de AI meer regels uitleest dan je nodig hebt – selecteer de regels en voeg ze samen tot minder boekingsregels. Lees meer over bulkacties
Feedback is welkom – vertel je Customer Success Manager wat wel en niet werkt.