Let op: Deze functie is alleen beschikbaar voor klanten die in het Verenigd Koninkrijk zijn geregistreerd.
Upload tankbonnen naar een Britse kilometervergoeding, zodat je finance team de declaratie kan splitsen en de btw op de brandstofkosten kan terugvorderen.
Wie kan dit doen?
Admins kunnen deze functie per organisatie inschakelen.
Gebruikers kunnen voertuiggegevens invoeren en hun tankbonnen uploaden.
Zo werkt het
Admin-instellingen
Voordat iemand in je organisatie deze functie kan gebruiken, moet een admin het uploaden van tankbonnen inschakelen. Deze functie staat standaard uitgeschakeld.
Ga naar ‘Instellingen’ en klik op ‘Declaraties’.
Open het tabblad ‘Kilometervergoeding’.
Zet de schakelaar ‘Upload van tankbonnen activeren’ op ‘aan’.
Zodra dit is gebeurd, kunnen medewerkers tankbonnen bij hun declaraties voegen.
Let op: als je meerdere entiteiten hebt, kun je per geval bepalen voor welke entiteiten je deze functie wilt activeren. Dit kan in de individuele instellingen.
Tankbonnen en voertuiggegevens uploaden
Voordat medewerkers tankbonnen kunnen uploaden, moeten ze eerst hun voertuiggegevens invoeren. Als die nog niet zijn ingevoerd, kunnen er geen tankbonnen worden geüpload.
Voertuiggegevens
De voertuiggegevens moeten worden ingevuld, zodat Moss het vergoedingsbedrag correct kan berekenen. Er kan slechts 1 voertuig per medewerker worden ingevoerd.
Gegevens uploaden op de website
Beweeg je muis over je naam in de hoek linksonder > klik op ‘Profiel’.
Er zijn twee velden die je moet invullen: ‘Brandstoftype’ en ‘Cilinderinhoudsklasse’.
Gegevens uploaden in de app
Open de app en ga naar ‘Profiel’ > ‘Declaratiegegevens’.
Vul de velden in voor het brandstoftype en de cilinderinhoud.
Zodra die gegevens zijn ingevuld, kun je tankbonnen uploaden.
Tankbonnen uploaden
Het uploaden van een tankbon hoort bij de gebruikelijke procedure voor het aanvragen van een kilometervergoeding. Een tankbon is niet verplicht als je een kilometervergoeding indient.
Lees hier hoe je een vergoeding kunt aanvragen.
Uploaden op het web:
Als je een kilometervergoeding aanmaakt, is er een gedeelte met de naam ‘Tankbon’.
Klik daar op ‘Tankbon uploaden’.
Uploaden via je mobiel:
Als je een kilometervergoeding aanmaakt in de app, is er een aparte stap waarbij wordt gevraagd of je een tankbon wilt bijvoegen.
Je kunt de bon uploaden door er een foto van te maken, een foto uit je galerij te kiezen of een bestand te uploaden.
Je kunt meerdere tankbonnen uploaden als je meerdere keren hebt getankt.
Tankbonnen moeten gedateerd zijn vóór of op de datum van de rit om als geldig te worden beschouwd. Meer informatie vind je door op ‘Meer informatie’ te klikken onder de knop ‘Tankbon uploaden’.
Eén bon kan voor meer dan één rit gelden, zolang het bedrag hoog genoeg is.
Let op: betaalbewijzen die twee keer zijn geüpload, worden gemarkeerd als duplicaten.
Btw-teruggave voor tankbonnen
Moss berekent de terugvorderbare btw op het brandstofgedeelte van de kilometervergoeding op basis van de door de indieners verstrekte voertuiggegevens, volgens de regels van HMRC.
Tankbonnen exporteren en downloaden
Tankbonnen worden samen met de kilometervergoedingen geëxporteerd, op dezelfde manier als je andere zakelijke uitgaven exporteert.