Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase voor kaarttransacties en zal in de komende weken worden uitgebreid naar zakelijke uitgaven (declaraties).
Wat is een eigen betaalbewijs?
Een eigen betaalbewijs is een document dat een ontbrekend origineel bewijs vervangt. Het dient als formeel betaalbewijs wanneer het origineel niet beschikbaar is. Met Moss kunnen werknemers dit document zelf op het platform aanmaken, zodat uitgaven compliant blijven en correct worden gedocumenteerd voor boekhoudkundige en auditdoeleinden.
Waarom het belangrijk is
Ontbrekende bonnen zijn een veelvoorkomend probleem voor finance teams. Met Moss kunnen werknemers automatisch een conform, zelf uitgegeven betaalbewijs in pdf-formaat genereren. Op die manier wordt het volgende gegarandeerd:
Naleving van boekhoudkundige en fiscale documentatieverplichtingen.
Minder handmatige follow-up tussen medewerkers en finance.
Volledige en auditklare onkostenoverzichten rechtstreeks in Moss.
Zo maak je een eigen betaalbewijs in Moss
Je kunt op twee plaatsen in Moss zelf een betaalbewijs aanmaken:
Kaarttransacties – wanneer er geen bon is bijgevoegd
Zakelijke uitgaven – in het zijpaneel 'Zakelijke uitgave toevoegen'
Zo creëer je een eigen betaalbewijs:
Klik op 'Betaalbewijs niet beschikbaar'.
Vul de velden in.
Vink beide bevestigingsvakjes aan om de juistheid te bevestigen en dat redelijke inspanningen zijn geleverd om het originele betaalbewijs te verkrijgen.
Klik op ‘Ondertekenen en betaalbewijs aanmaken’.
Moss zal automatisch:
Een conforme pdf met alle ingevoerde gegevens, een bonnummer, tijdstempel en de naam van de medewerker als digitale handtekening genereren.
De pdf aan de uitgave toevoegen en de status van de bon bijwerken naar 'Eigen betaalbewijs'.
Het bestand opnemen in de export naar je boekhoudsysteem.
Het betaalbewijs vergrendelen om verdere bewerkingen te voorkomen en de auditintegriteit te behouden.
Hoe eigen betaalbewijzen verschijnen in Moss
Eenmaal aangemaakt, zie je:
Status: 'Eigen betaalbewijs' (groen label)
Het gegenereerde pdf-bestand bijgevoegd onder 'Betaalbewijs'.
Een corresponderende vermelding onder 'Opmerkingen & activiteit' waarin staat wie het betaalbewijs heeft gegenereerd en de reden.
Eigen betaalbewijzen filteren in Moss
Finance teams kunnen alle zelf uitgegeven bonnen identificeren en controleren met behulp van Moss-filters:
Kaarttransacties → Filter op status: 'Eigen betaalbewijs'
Declaraties → Filter op 'Eigen betaalbewijs: Ja/Nee'