Deze functie is momenteel in bèta en mogelijk nog niet voor jou beschikbaar.
Wat zijn representatiekosten?
Representatiekosten zijn kosten voor maaltijden, drankjes of evenementen die een bedrijf betaalt om deelnemers in een professionele context te ontvangen. Dit omvat:
Zakelijke gastvrijheid met externe partijen – Bijvoorbeeld klanten, leveranciers of zakenpartners meenemen voor een lunch, diner of evenement.
Interne teamgastvrijheid – Bijvoorbeeld gezamenlijke teamlunches, -diners of maaltijden buiten het bedrijf die een zakelijk doel dienen, zoals teambuilding en het vieren van mijlpalen in projecten of bedrijfsevenementen.
In beide gevallen moet de uitgave een duidelijk zakelijk doel hebben. Ook moet altijd worden gedocumenteerd wie eraan heeft deelgenomen (namen van externe gasten en/of interne collega's) en wat het doel van de gelegenheid was.
Representatiekosten met Moss
Voor representatiekosten zijn vaak aanvullende gegevens nodig voor compliance en rapportage. Met Moss is dit proces heel eenvoudig: bij het indienen van een betaalbewijs worden werknemers gevraagd om het doel, de deelnemers en de fooi te vermelden.
De AI-agent van Moss detecteert automatisch representatiekosten en koppelt deelnemers aan het betaalbewijs, waardoor de nauwkeurigheid vanaf het begin gewaarborgd is. Finance teams kunnen deze uitgaven vervolgens eenvoudig filteren via ‘Kaarttransacties’ of ‘Declaraties’, en gestructureerde CSV-exports leveren gegevens op deelnemersniveau – klaar voor rapportage, audits of salarisadministratie.
Of een uitgave nu gekoppeld is aan een kaartbetaling of wordt ingediend als declaratie, Moss legt op het moment van indiening de juiste informatie vast, zodat finance teams precies krijgen wat ze nodig hebben.
Zo werkt het
Wanneer je een betaalbewijs indient dat door Moss wordt geïdentificeerd als representatiekosten, wordt je gevraagd om het volgende door te geven:
Doel – Een korte beschrijving van het hospitality-evenement (bijv. zakenlunch, teamdiner, klantbijeenkomst).
Interne deelnemers (verplicht) – Wie van je bedrijf was erbij. Je kunt een bestaande Moss-gebruiker kiezen of de naam van een collega handmatig invoeren als die geen Moss-account heeft. Als er namen op de bon staan, probeert Moss ze automatisch aan gebruikers te koppelen.
Externe deelnemers (optioneel) – De namen van gasten van buiten het bedrijf.
Fooi - Als er een fooi op de bon staat.
Als Moss een representatiekostenpost niet automatisch detecteert, kan je deze ook handmatig markeren.
Belangrijk: Met de Moss AI-agent kun je automatische detectie van representatiekosten en het matchen van deelnemersnamen activeren. Daardoor bespaart je team tijd en wordt handmatig werk verminderd. Als je bedrijf de agent nog niet heeft geactiveerd, kan je Customer Success Manager je informeren over de voordelen. Je kunt ook contact met ons hierover opnemen via support@getmoss.com.
Filteren van representatiekosten
Moss maakt het makkelijk om representatiekosten te herkennen in zowel kaarttransacties als declaratietabellen:
Open het menu ‘Alle filters’.
Kies 'Representatie'.
Bepaal de tijdsperiode die je wilt bekijken.
Klik op ‘Opslaan’ om het filter toe te passen.
Deze weergave toont alleen uitgaven die zijn gemarkeerd als representatiekosten, waardoor ze gemakkelijk te herkennen zijn zonder elke transactie afzonderlijk te hoeven openen.
Representatiekosten exporteren
Finance teams kunnen representatiekosten exporteren in CSV-formaat voor rapportage, audits of salarisadministratie:
Ga naar de tabel ‘Kaarttransacties’ of ‘Declaraties'.
Open het menu ‘Alle filters’, selecteer ‘Representatie’ en stel de gewenste periode in.
Kies het formaat ‘Representatiekosten CSV’ (NL) of ‘Bewirtungskosten CSV’ (DE).
Klik op 'Download starten' om het bestand te genereren.
CSV-bestandsstructuur
Elke regel in de export vertegenwoordigt één deelnemer aan een uitgave. Als een uitgave bijvoorbeeld vijf deelnemers heeft, bevat de export vijf regels voor die uitgave.
Kolom | Beschrijving |
Uitgaven-ID | Unieke Moss-ID voor de uitgave (unieke identificatiecode van een uitgave, te vinden in de URL) |
Uitgaventype | Kaarttransactie of declaratie |
Leverancier/Naam uitgave | Leveranciersnaam of omschrijving van de uitgave |
Indiener | Persoon die de uitgave heeft ingediend |
Datum | Datum van de uitgave |
Valuta | Valuta van de uitgave |
Totaalbedrag | Volledig uitgavenbedrag inclusief fooi |
Fooi | Bedrag van de fooi (indien opgegeven) |
Totaal deelnemers | Aantal vermelde deelnemers |
Deelnemers | Naam van de deelnemer op deze regel |
Bedrag per deelnemer (excl. fooi) | De kosten worden gelijk verdeeld over de deelnemers, exclusief fooi |
Intern/Extern | Of de deelnemer intern (werknemer) of extern (gast) is |
Aandeel internen | Aandeel van interne deelnemers in deze uitgave |
Aandeel externen | Aandeel van externe deelnemers in deze uitgave |
Doel | Opgegeven doel van het hospitality-evenement |
Uitgavenlink | Directe link naar de uitgave in Moss |
Met deze structuur kunnen finance teams:
Met tabellen de kosten per deelnemer, fooien en totale uitgaven samenvatten.
Interne versus externe participatie vergelijken om de aard van gebeurtenissen te beoordelen.
Representatiekosten consistent controleren en rapporteren binnen de hele organisatie.
Let op: De aftrekbaarheid van representatiekosten is afhankelijk van lokale belastingregels. Moss biedt gestructureerde gegevens, maar finance teams moeten zelf de juiste behandeling bevestigen bij hun belastingadviseur.
Hoe dit finance teams helpt
Moss biedt end-to-end ondersteuning voor representatiekosten in elke fase:
Indiening – Uitgevers worden door gestructureerde inputflows geleid, waardoor volledige en conforme gegevensinvoer wordt gegarandeerd.
Zichtbaarheid – Representatiekosten zijn eenvoudig te vinden met behulp van filters.
Controleerbaarheid – Alle wijzigingen in representatiekosten worden geregistreerd, waardoor een duidelijke audittrail ontstaat.
Rapportage – Gestructureerde gegevens kunnen worden geëxporteerd via CSV, waardoor nauwkeurige rapportage en analyse mogelijk is.
Met Moss kunnen werknemers hun representatiekosten eenvoudig indienen en kunnen finance teams ze gemakkelijk controleren, auditen en rapporteren. Zo wordt compliance gewaarborgd en de hoeveelheid handmatig werk verminderd.