Dit artikel legt uit:
Hoe je een factuur uploadt naar Moss.
Hoe facturen worden gelinkt en gematcht met inkooporders.
Wat gebeurt er als het matchen mislukt en hoe je dit handmatig oplost.
Een factuur uploaden
Zodra goederen of diensten zijn geleverd, kun je de factuur van de leverancier uploaden naar Moss zodat deze kan worden betaald. Je kunt een factuur op twee manieren uploaden:
Optie 1: Handmatig uploaden
Log in op Moss.
Ga naar ‘Facturen’ > ‘Factuur indienen’.
Upload het factuurbestand.
Klik op ‘Indienen’.
Optie 2: Doorsturen via e-mail
Je kunt de factuur ook rechtstreeks doorsturen naar je Moss facturen-inbox.
Lees hier meer over de facturen-inbox.
Linken vs. matchen
Moss koppelt facturen aan inkooporders in twee stappen:
1. Linken: de juiste PO vinden
Als er een factuur binnenkomt in Moss, probeert het systeem die eerst te linken aan de juiste inkooporder aan de hand van het PO-nummer dat op de factuur staat.
Als de factuur een inkoopordernummer bevat...
→ wordt deze automatisch gekoppeld.
Als er geen PO-nummer wordt gevonden, probeert Moss de factuur te linken aan de hand van:
Leverancier (moet exact overeenkomen)
Datum (de factuurdatum moet binnen ±7 dagen na de datum van de inkooporder vallen)
2. Matchen: het factuurbedrag controleren
Zodra een factuur aan een inkooporder is gekoppeld, controleert Moss of het factuurbedrag overeenkomt met het bedrag op de inkooporder.
Factuurbedrag ≤ inkooporderbedrag...
→ geen goedkeuring nodig.
Als het totaalbedrag van alle facturen is ook maar 1 cent hoger is dan het bedrag op de inkooporder...
→ er wordt een goedkeuringsverzoek geactiveerd.
⚠️ Belangrijk: In tegenstelling tot sommige systemen staat Moss geen goedkeuringstoleranties toe (bijvoorbeeld 5% boven de inkooporder). De goedkeuringsdrempel is strikt 0%.
2-weg matching
Wanneer een factuur succesvol met een PO is gematcht:
De factuur hoeft niet meer te worden goedgekeurd, omdat deze al tijdens de aanvraagfase is goedgekeurd.
De factuur komt echter opnieuw in de budgetgoedkeuringsprocedure terecht als:
Het factuurbedrag is hoger dan het goedgekeurde bedrag op de PO, of
de leverancier op de factuur niet overeenkomt met de leverancier op de PO.
3-weg matching (alleen goederen)
Voor de aankoop van goederen ondersteunt Moss 3-weg matching:
De controleur noteert de ontvangen hoeveelheden en maakt een goederenontvangstbewijs (GOB) aan.
Zodra de inkooporder aan een factuur is gekoppeld, kan de boekhouder:
De leveringsstatus bekijken.
Het GOB aan de factuur matchen.
Dit bevestigt dat deze drie dingen allemaal kloppen:
Wat er besteld is.
Wat er geleverd is.
Wat er gefactureerd is.
Handmatig matchen
Als Moss een factuur niet automatisch met een inkooporder kan matchen, kan een boekhouder deze handmatig matchen tijdens de factuurcontrole.
Een factuur handmatig met een PO matchen
Log in op Moss.
Ga naar ‘Facturen’ > ‘Controleren’.
Open de betreffende factuur.
Scroll omlaag in de rechterzijbalk.
Klik onder ‘Aankoopverzoek’ op ‘Inkooporder linken’.
Kies een van de voorgestelde inkooporders of zoek de juiste op.
Klik op ‘Linken’ om te bevestigen.
Eenmaal gelinkt:
De factuurstatus van de PO verandert in ‘Niet gefactureerd’, ‘Gedeeltelijk gefactureerd’ of ‘Volledig gefactureerd’.
Als er geen verdere facturen meer worden verwacht, kan het aankoopverzoek worden gesloten.