Wie kan een budget aanmaken?
Om een budget aan te maken, moet je admin zijn in Moss.
Zo maak je een budget aan
1. Log in op Moss.
2. Ga naar 'Budgets'.
3. Klik op '+ Budget toevoegen'.
4. Kies 'Budgets handmatig aanmaken'.
Stel de budgetparameters in
5. Eerst kies je het budgettype. Het budgettype is de periode waarin er daadwerkelijk geld uit het budget wordt uitgegeven:
Terugkerende budgets beginnen automatisch opnieuw aan het begin van elke periode: om de vier weken, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks.
Eenmalige budgets hebben een zelfgekozen begin- en einddatum en beginnen niet automatisch opnieuw aan het einde van die periode.
6. Stel de data in.
Als je ervoor kiest om een terugkerend budget aan te maken, moet je een startdatum en het aantal periodes waarvoor het budget automatisch opnieuw begint opgeven.
Als je een eenmalig budget aanmaakt, moet je een startdatum en een einddatum opgeven. Deze hoeven niet overeen te komen met kalendermaanden of kwartalen.
7. Kies of de budgetberekeningen inclusief btw (brutobedragen) of exclusief btw (nettobedragen) worden uitgevoerd
8. Geef aan of de budgetwaarden voor alle medewerkers zichtbaar moeten zijn of alleen voor de budgethouders.
9. Klik op ‘Doorgaan’.
Voer de budgetgegevens in
10. Budgetnaam: geef je budget een naam, zodat je het later makkelijk terug kunt vinden.
11. Budgethouders (optioneel): je kunt een of meerdere gebruikers selecteren die het budget kunnen monitoren (naast alle admins en boekhouders, die standaard elk budget kunnen inzien). Budgethouders kunnen elke rol binnen het Moss-platform hebben en kunnen de budgetstatus bekijken, meldingen ontvangen en de transacties zien die aan het budget zijn toegewezen.
12. Regels voor automatische toewijzing (optioneel): uitgaven en aankopen die voldoen aan de regels voor automatische toewijzing worden automatisch aan dit budget toegewezen. Je kunt kiezen uit:
Gebruikers
Teams
Kaarten
Kostendragers
Kostenplaatsen
Grootboekrekeningen
Leveranciers
13. Beschrijving: je kunt een opmerking toevoegen om het doel van het budget te beschrijven.
14. Budgetbedrag: vul je budget voor elke periode in.
Als je een terugkerend budget aanmaakt, moet je voor elke periode een bedrag invoeren. Je kunt hetzelfde bedrag ook naar alle periodes kopiëren door op ‘Plakken’ te klikken wanneer de tooltip bij een bedragveld verschijnt.
Als je een eenmalig budget hebt geselecteerd, hoef je slechts één bedrag in te voeren voor de ingestelde periode.
15. Klik op 'Budget aanmaken'.
Tips:
Je kunt al je budgetgegevens aanpassen nadat het budget is aangemaakt.
Je kunt ook budgets voor het verleden aanmaken, waarbij alle transacties van geselecteerde gebruikers automatisch aan die budgets worden toegewezen.